ينبغي على المؤسسة المالية أن تجعل سجلاتها متاحة للجهات المختصة وإدارات المؤسسة المالية ذات العلاقة؛ للسماح بتحليل البيانات وتتبع التعاملات المالية وهيكلتها وتتبع مصدر العمليات ومنفذها والمفوضين بتنفيذ العمليات أو بالتوقيع.
|
وقد تضمنت المادة (الثانية عشرة) من نظام مكافحة غسل الأموال والمادة (الخامسة والستون) من نظام مكافحة جرائم الإرهاب وتمويله الالتزامات التي تقع على المؤسسة المالية لحفظ السجلات من حيث طبيعتها والحد الأدنى لحفظها، وإمكانية تمديد مدة حفظها بحسب المتطلبات النظامية.
|
| 1-6 | على المؤسسة المالية حفظ السجلات لمدة لا تقل عن عشر سنوات من تاريخ انتهاء علاقة العمل أو تاريخ انتهاء العملية أو قفل الحساب أو العقد أو تاريخ إتمام عملية لعميل لا تربطه بالمؤسسة المالية علاقة عمل - عميل عارض (عابر) -. والالتزام بأي تعليمات قد تصدر من السلطة المختصة بتمديد مدة الاحتفاظ بالسجلات.
|
| 2-6 | على المؤسسة المالية وضع إجراءات وضوابط داخلية معتمدة لحفظ السجلات وتوثيقها، وأن تراجعها وتعززها بشكل مستمر، وأن تتأكد من فاعلية تطبيقها، وأن تتضمن الإجراءات والضوابط الداخلية بحد أدنى ما يلي:
|
| | (أ) | كيفية الاحتفاظ بالسجلات سواءً كانت ورقية أو الكترونية، وآلية وصلاحية الوصول للسجلات واسترجاعها؛
|
| | (ب) | التدابير المتخذة للوفاء بالمتطلبات النظامية ذات العلاقة بحفظ السجلات في حالة حفظها خارج المملكة لضمان عدم وجود عوائق للوصول إلى تلك السجلات؛
|
| | (ج) | ترتيبات إدارة حفظ السجلات لضمان الوفاء بالمتطلبات النظامية لمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
|
| 3-6 | ينبغي على المؤسسة المالية أن تقوم بدعم الإدارة المختصة بحفظ السجلات بالموارد الكافية، وأن تتخذ التدابير اللازمة لصيانة وحماية الأنظمة التقنية للأرشفة لديها وإجراء الاختبارات الدورية (بحد أقصى بشكل سنوي) لتتحقق من فاعلية عملية تنظيم حفظ السجلات.
|
| 4-6 | ينبغي على المؤسسة المالية أن تقوم بحفظ السجلات بطريقة قابلة للاسترجاع والتدقيق، وأن تكون حالة السجلات مكتملة وملائمة لتسمح بتحليل البيانات وتتبع التعاملات وهيكلتها، على أن توفر المؤسسة المالية للبنك المركزي السجلات اللازمة على النحو الوارد في الطلب.
|
| 5-6 | ينبغي على المؤسسة المالية في حال اسناد حفظ السجلات إلى طرف ثالث أن تأخذ في عين الاعتبار التدابير التالية:
|
| | (أ) | أن تورد وبوضوح في العقد ما يُلزم الطرف الثالث من تمكين المؤسسة المالية من الحصول على السجلات، إضافة إلى ضمان حصول المؤسسة على حق الاطلاع بشكل مباشر على البيانات المتعلقة بإسناد مهام لطرف ثالث بالإضافة إلى حق الدخول إلى مقر مقدم الخدمة؛
|
| | (ب) | أن تورد وبوضوح في العقد ما يُلزم الطرف الثالث بعدم تزويد أي جهة بالبيانات أو السجلات أو السماح بالدخول إلى الأماكن المستخدمة في حفظ المستندات أو الدخول إلى الأنظمة التقنية المستخدمة لحفظ البيانات أو السجلات، إلا من خلال المؤسسة المالية بعد التنسيق مع البنك المركزي؛
|
| | (ج) | أن تجري المؤسسة المالية اختبارات دورية للطرف الثالث عن طريق طلب عينات مختلفة للسجلات للتأكد من التزام الطرف الثالث بما ورد في العقد من التزامات ومتطلبات تفي بالمتطلبات النظامية؛
|
| | (د) | الأخذ بالمتطلبات الواردة في الفقرة (3-21) والفقرة (3-22) في قسم تدابير العناية الواجبة.
|
| 6-6 | ينبغي على المؤسسة المالية عند اتخاذها لتدابير وقائية غير ناجحة أن تحتفظ بمستند يوضح التدابير المتخذة لمدة لا تقل عن عشر سنوات من تاريخ اتخاذ التدابير، على أن يتضمن المستند التاريخ الذي اتخذت فيه التدابير، أسباب عدم نجاح التدابير الوقائية، وعلى المؤسسة المالية في جميع الأحوال الالتزام بما تضمنته المبادئ الواردة في الفقرة (3-11) من قسم تدابير العناية الواجبة.
|
| 7-6 | ينبغي على المؤسسة المالية حفظ المستندات المتعلقة بالتحقيقات الداخلية والفحص وتقارير النشاط المشتبه به لمدة لا تقل عن عشر سنوات من تاريخ رفع البلاغ للجهات المختصة أو اتخاذ القرار بعدم رفع البلاغ، وأن تراعي المؤسسة المالية في ذلك:
|
| | (أ) | سرية البلاغات والتحقيقات الداخلية؛
|
| | (ب) | (ب) تحديد الموظفين المخولين والمصرح لهم بالاطلاع على المستندات.
|
| 8-6 | على المؤسسة المالية عند إجراء تحويلات برقية الاحتفاظ بكافة المعلومات الخاصة بمنشئ التحويل والمستفيد حسب ما تضمنه قسم حفظ السجلات.
|
| 9-6 | في حالات التحويل البرقي إلى خارج المملكة، فيجب على المؤسسة المالية الوسيطة في سلسة الدفع أن تتأكد من بقاء كافة المعلومات الخاصة بمنشئ التحويل والمستفيد مع التحويل البرقي، كما عليها الاحتفاظ بكل المعلومات المتعلقة بمنشئ التحويل والمستفيد في سجلاتها حسب ما تضمنه قسم حفظ السجلات.
|
| 10-6 | في الحالات التي تحول فيها القيود التقنية دون الاحتفاظ بالمعلومات المرُفقة بالتحويل البرقي إلى خارج المملكة المتعلقة بمنشئ التحويل أو المستفيد مع بيانات التحويل البرقي المحلي ذي الصلة، فيجب أن تحتفظ المؤسسة المالية الوسيطة بسجل يحتوي على كافة المعلومات التي تم تلقيها من المؤسسة المالية منشئة التحويل أو من مؤسسة وسيطة، وذلك لمدة (عشر) سنوات من تاريخ انتهاء العملية أو قفل الحساب.
|
