مبادئ الامتثال والرقابة الداخلية
مبادئ المراجعة الداخلية للبنوك المحلية العاملة في المملكة العربية السعودية
الرقم: 43037826 التاريخ (م): 2021/12/1 | التاريخ (هـ): 1443/4/26 الحالة:نافذ انطلاقاً من دور البنك المركزي الإشرافي والرقابي. وحرصاً منه على تعزيز قيام وحدات المراجعة الداخلية بشكل منهجي بعملية تقييم مستقلة وموضوعية لتأكيد كفاية وفاعلية عمليات الحوكمة وإدارة المخاطر والضوابط الرقابية والسياسات والإجراءات المنفذة. واستناداً إلى الصلاحيات المنوطة به بموجب نظامه، الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/36) وتاريخ 1442/04/11هـ، والأنظمة الأخرى ذات العلاقة.
مرافق الإصدار الأول لمبادئ المراجعة الداخلية للبنوك المحلية العاملة في المملكة.
للإحاطة والعمل بموجبه اعتباراً من تاريخ2022/01/01م.
الفصل الأول مقدمة وتعريفات وأحكام عامة
1- المقدمة
1-1 أصدر البنك المركزي هذه المبادئ استناداً إلى الصلاحيات الإشرافية والرقابية المنوطة به بموجب الأنظمة الآتية:
أ- نظام البنك المركزي السعودي، الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/36) وتاريخ 1442/04/11هـ.
ب- نظام مراقبة البنوك، الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/5) وتاريخ 1386/02/22هـ.
2-1 تتكون هذه المبادئ في محتواها وسياقها من ثلاثة فصول: الفصل الأول: يوضح المصطلحات المستخدمة والأحكام العامة. والفصل الثاني: يتضمن الإشارة إلى اختصاصات وأدوار ومسؤوليات كل من المجلس ولجنة المراجعة والإدارة التنفيذية تجاه المراجعة الداخلية - وفقاً لما ورد في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة- ومتطلبات تفعيلها بشكل مختصر، والفصل الثالث: يتضمن متطلبات تفصيلية شاملةً وموسعةً عن نشاط وأعمال وأدوار ومهام ومسؤوليات الوحدة وعلاقتها كخط دفاع ثالث بخطَّي الدفاع الأول والثاني، كأداة للرقابة والإشراف لإدارة البنك وليس بديلاً عنها. وبشكل يلبي ويساعد على التماشي والالتزام بأحكام الأنظمة واللوائح والتعليمات وأفضل الممارسات، وعلى نحو يراعي الطبيعة الخاصة للبنوك وأسلوب التطبيق فيها.
2- التعريفات
يقصد بالمصطلحات الآتية -أينما وردت في هذه المبادئ- المعاني المبيّنة أمام كلٍ منها، مالم يقتضِ السياق خلاف ذلك:
المصطلح التعريف البنك المركزي البنك المركزي السعودي.
البنك البنوك والمصارف التجارية المحلية المرخص لها بمزاولة الأعمال المصرفية في المملكة.
المجلس مجلس إدارة البنك.
لجنة المراجعة أحد اللجان المنبثقة عن المجلس التي تُشكل بقرار من الجمعية العامة العادية.
الإدارة التنفيذية الإدارة العليا للبنك، وهم الأشخاص المنوط بهم إدارة أعمال البنك اليومية، واقتراح القرارات الاستراتيجية وتنفيذها.
الوحدة وحدة المراجعة الداخلية في البنك، والتي يتولى فيها رئيسها والعاملون بها مهام ومسؤوليات المراجعة الداخلية.
رئيس الوحدة المسؤول عن إدارة الوحدة.
المراجعون الداخليون العاملون في الوحدة المسؤولون عن أداء مهام ومسؤوليات المراجعة الداخلية.
المبادئ مبادئ المراجعة الداخلية للبنوك المحلية العاملة في المملكة العربية السعودية.
وظيفة المراجعة الداخلية نشاط تقييمي مستقل يقدم تأكيدات وخدمات استشارية موضوعية ومستقلة عن جودة وكفاية وفاعلية نظام الرقابة الداخلية في البنك، من خلال اتباع تنظيم وأسلوب منهجي منظم لمراجعة العمليات المحاسبية والمالية والتشغيلية وغيرها، وتقييم وتحسين فاعلية عمليات الحوكمة وإدارة المخاطر والرقابة.
سياسة المراجعة الداخلية المستند الرسمي المعتمد من المجلس، والذي يحدد ويوضح الغرض من الوحدة ونطاق نشاطها وموقعها في الهيكل التنظيمي. ومرجعيتها الوظيفية والإدارية، ومسؤولياتها وصلاحياتها الشاملة والسمات والعلاقة مع وحدات العمل الأخرى، والركائز والمنهجية التي يتبعها البنك في شأن الرقابة الداخلية، وكذلك تخويلها حق الاطلاع على السجلات والاتصال بالعاملين، والوصول إلى الممتلكات المادية بما يمكّن من أداء مهامها.
الانظمة واللوائح الأنظمة واللوائح التي تسري على القطاع المصرفي ومنسوبيه.
التعليمات جميع ما يصدر عن البنك المركزي بما له من صلاحيات رقابية وإشرافية على القطاع المصرفي، وكذلك ما تصدره الجهات ذات الاختصاص من لوائح وقواعد ومبادئ وأطر وأدلة وتعاميم ملزمة.
الاستقلالية الخلو من الظروف والعوارض التي تؤثر في قدرة الوحدة على أداء مهام ومسؤوليات المراجعة الداخلية بطريقة مهنية وموضوعية وغير متحيزة.
تعارض المصالح الحالة أو الحالات التي يكون أو يبدو أن يكون لرئيس الوحدة والعاملين بها مصلحة أو علاقة مباشرة أو غير مباشرة في موضوع يكون محل نظر هذا الشخص/ الأشخاص: لغرض اتخاذ قرار بشأنه، بحيث تمنع هذه المصلحة أو العلاقة، أو تؤدي إلى الاعتقاد بأنها حالت بينه وبين إبداء رأيه أو اتخاذ قراره باستقلالية وحياد وموضوعية، ودون مراعاة لهذه المصلحة أو العلاقة.
الموضوعية السلوك المهني الحيادي المستند إلى الحقائق الذي يتيح للمراجعين الداخليين أداء مهامهم، بطريقة تجعلهم على يقين بجودة أعمالهم ونتائجها المنشودة، وعدم وجود أي تدخل أو تأثير جوهري من خارج الوحدة في جودتها أو التأثر بالمعتقدات والمشاعر الشخصية.
الخدمات الاستشارية هي الاستشارات التي تُنفذ بناءً على طلب محدد من أحد الوحدات في البنك.
خط الدفاع الأول وحدات الأعمال المسؤولة عن تحديد، وتقييم، مخاطر أنشطتها وإدارتها في مراحل مبكرة وباستمرار، وتتحمل تلك المخاطر في الحدود المسموحة.
خط الدفاع الثاني الوحدات الرقابية ووحدات الدعم مثل: إدارة المخاطر، والالتزام، القانونية، والشرعية (إن وجد)، والمالية، والتقنية ذات العلاقة بوحدات الأعمال، المسؤولة عن التحقق من خلال نظرة شاملة ومنهجية بأن وحدات الأعمال في خط الدفاع الأول حددت مخاطر أعمالها وتديرها بشكل ملائم.
خط الدفاع الثالث وحدة المراجعة الداخلية - الوحدة- المسؤولة عن القيام بشكل مستقل وموضوعي بتقييم وتأكيد كفاية وفاعلية الحوكمة وإدارة المخاطر والرقابة والضوابط والسياسات والإجراءات المنفذة من خطي الدفاع الأول والثاني، وزيادة الثقة بها، وتزويد الإدارة التنفيذية بتأكيد معقول بأن السياسات والإجراءات تتماشى مع التوقعات المحددة.
أصحاب المصلحة كل من له مصلحة مباشرة مع الوحدة، وبصفة خاصة: المجلس، ولجنة المراجعة، والإدارة التنفيذية، ووحدات العمل في البنك، والمراجعون الخارجيون، والمستشارون الخارجيون وغيرهم. وغير مباشرة، ومن ذلك: المساهمون، والمستثمرون، والعملاء. 3- الأحكام العامة
1-3 الغرض العام لهذه المبادئ وضع الحد الأدنى من المتطلبات التي من شأنها قيام الوحدة بأداء نشاطها بكفاءة وبالشكل الأمثل بموجب إطار موحد وواسع ومتين كأداة تعزيز للرقابة الذاتية، ولإرساء الأسس لأداء المراجعة الداخلية، وتحسين عمليات وأعمال البنك. مع الأخذ بعين الاعتبار أن الأساليب التي يتم بها تنفيذ هذه المبادئ تعتمد على العديد من العوامل، مثل: حجم البنك، وطبيعة تعقيد ما يقوم به من أعمال، ومداه الجغرافي، والنطاق النظامي، والتعليمات التي يعمل في سياقها.
2-3 الغرض الأساس من هذه المبادئ تحقيق الأهداف الرئيسة الآتية:
1) حماية أصول البنك، والتأكد باستمرار من سلامة وكفاية وفاعلية العمليات، ودقة وموثوقية التقارير عموماً والمالية خصوصاً، التي تُعد لمختلف الأغراض والجهات، وإضفاء الثقة فيها، وتعزيز البيانات الواردة فيها، وبما يمكن من حماية مصالح أصحاب المصلحة.
2) تعزيز الالتزام بمتطلبات الجهات الرقابية والإشرافية، والتزام البنك والعاملين به بالأنظمة واللوائح والتعليمات.
3-3 تمثل الوحدة خط الدفاع الثالث والأخير في إطار خطوط الدفاع الثلاثة، والمسؤول المباشر أمام المجلس ولجنة المراجعة بصفة دائمة ومستمرة عن تقييم وتأكيد كفاية وفاعلية عمليات الحوكمة وإدارة المخاطر والضوابط الرقابية والسياسات والإجراءات المنفذة من خطي الدفاع الأول والثاني، وزيادة الثقة بها والإسهام في تحسينها وفق أسلوب منهجي منظم قائم على أساس المخاطر، الذي من خلاله يتم الاستخدام الأمثل للموارد، بتوجيه أعمال المراجعة المالية والإدارية والتشغيلية نحو الأنشطة والأعمال الأكثر خطورة وأهمية للبنك، وتنفيذها بطريقة موضوعية تأخذ في الاعتبار الاستراتيجيات والأهداف المحددة. وتتعزز أهمية هذا الخط الدفاعي بالاستقلالية، مما يعزز من موضوعيته ومصداقيته، ويحقق الفاعلية الاستباقية، وإيضاح الرؤى الجديدة وتحديد الآثار المستقبلية، وتعزيز الأخلاقيات والقيم المناسبة، وبما يزود به الإدارة التنفيذية من تأكيد معقول بأن السياسات والإجراءات تتماشى مع التوقعات المحددة.
4-3 لا تخل هذه المبادئ بالمتطلبات المفروضة على البنوك بموجب الأنظمة واللوائح والتعليمات الأخرى ذات الصلة.
5-3 أصدر البنك المركزي تعليمات عدة تتصل بعض متطلباتها بالمراجعة الداخلية، ويجب أن تُقرأ هذه المبادئ بجانبها -حسب الأحوال- على سبيل المثال لا الحصر كالآتي:
1) المبادئ الرئيسة للحوكمة في المؤسسات المالية الخاضعة لرقابة وإشراف البنك المركزي.
2) مبادئ السلوك وأخلاقيات العمل في المؤسسات المالية.
3) مبادئ الالتزام للبنوك والمصارف التجارية العاملة في المملكة العربية السعودية.
4) دليل مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
5) قواعد الحسابات البنكية.
6) القواعد التنظيمية لعمل وحدات ولجان الإشراف الذاتي.
7) مبادئ مكافحة الاحتيال المالي في البنوك والمصارف العاملة في المملكة.
8) إطار الحوكمة الشرعية للبنوك والمصارف المحلية العاملة في المملكة.
9) سياسة الإبلاغ عن المخالفات الداخلية لدى المؤسسات المالية.
10) التعليمات الصادرة في شأن إدارة المخاطر.
11) تعليمات إسناد المهام إلى طرف ثالث.
12) الدليل التنظيمي لأمن المعلومات.
13) الدليل التنظيمي لادارة استمرارية الاعمال.
14) الدليل التنظيمي لحوكمة تقنية المعلومات.
6-3 تحظى وظيفة المراجعة الداخلية باهتمام دوليّ؛ حيث أصدرت عدد من الهيئات والمنظمات الدولية تعليمات إرشادية لها، وينبغي الرجوع لها والاسترشاد بها. ومن هذه الهيئات والمنظمات الآتي:
1) لجنة بازل للرقابة المصرفية(BCBS).
2) معهد المراجعين الداخليين (IIA).
3) لجنة المؤسسات الراعية (COSO) للجنة الوطنية للتقارير المالية المحرفة (تريدواي).
4- نطاق التطبيق
تسري هذه المبادئ على البنوك المحلية العاملة في المملكة.
الفصل الثاني اختصاصات ومسؤوليات المجلس والإدارة التنفيذية تجاه المراجعة الداخلية
المبدأ (1): مهام ومسؤوليات المجلس تجاه المراجعة الداخلية
5- لضمان أداء الجمعية العامة العادية لاختصاصاتها تجاه لجنة المراجعة والمراجعة الداخلية المحددة، وفقاً لأحكام نظام الشركات ولوائحه التنفيذية، ولائحة حوكمة الشركات المدرجة الصادرة عن هيئة السوق المالية، والمبادئ الرئيسة للحوكمة في المؤسسات المالية الصادرة عن البنك المركزي؛ يجب على المجلس الآتي:
1-5 تقديم المقترحات والتوصيات الفاعلة التي تمكن الجمعية العامة العادية من القيام باختصاصاتها.
2-5 متابعة أي تطورات تحدث في الأنظمة واللوائح والتعليمات ذات العلاقة بالمراجعة الداخلية من الجهات المختصة من وقت لآخر.
6- بالرغم أن لجنة المراجعة مستقلة في أداء عملها عن عمل المجلس وعن الإدارة التنفيذية، إلا أن ذلك لا يعفي المجلس- وفقاً للمبادئ الرئيسة للحوكمة في المؤسسات المالية- من مسؤولية الإشراف الفعال على لجنة المراجعة ومتابعة أعمالها وواجباتها المنوطة بها.
7- يقع على عاتق المجلس فيما يتعلق بأدوار ومسؤوليات الإدارة التنفيذية تجاه المراجعة الداخلية المسؤوليات الأتية:
1-7 المسؤولية النهائية عن التأكد من قيام الإدارة التنفيذية بوضع إطار رقابي داخلي ملائم ذي كفاءة وفاعلية والحفاظ عليه، ويعمل على تحديد جميع المخاطر التي يتعرض لها البنك، وقياسها، ومتابعتها، وإدارتها.
2-7 التأكد من مراجعة فاعلية وكفاءة نظام الرقابة الداخلية بناء على المعلومات المقدمة من وحدة المراجعة، ولكن دون الاقتصار عليها وحدها.
8- مع عدم الإخلال باختصاصات ومهام ومسؤوليات المجلس، وفقاً لتعليمات البنك المركزي ذات العلاقة والجهات التنظيمية الأخرى؛ يقع عليه تجاه وحدة المراجعة مسؤولية التأكد بصفة مستمرة من الآتي:
1-8 اتخاذ جميع الإجراءات اللازمة؛ لضمان وجود واستمرار وحدة مراجعة داخلية دائمة ومستقلة وفاعلة في البنك، وتحديث تنظيمها وسياسة عملها بشكل دوري.
2-8 التأكد من تناسب حجم الوحدة وكفاءة ومؤهلات رئيسها والعاملين بها مع حجم البنك، وطبيعة أعماله، والأنظمة الآلية قيد الاستخدام، ومع مستوى تعقيد هيكله التنظيمي.
3-8 التأكد من قيام لجنة المراجعة بإجراء تقييم خارجي مستقل لجودة أداء الوحدة مرة واحدة كل خمس سنوات على الأقل.
المبدأ (2): مهام ومسؤوليات لجنة المراجعة تجاه الوحدة
9- مع عدم الإخلال باختصاصات ومهام ومسؤوليات لجنة المراجعة المحددة، وفقا للأنظمة والتعليمات ذات العلاقة الصادرة عن البنك المركزي والجهات التنظيمية الأخرى: يقع على عاتقها في متطلبات الإشراف الفعال الآتي:
1-9 التوصية للمجلس بالموافقة على الهيكل التنظيمي للوحدة، ومراجعته بشكل دوري كلما دعت الحاجة إلى ذلك.
2-9 التوصية للمجلس بتعيين أو إعادة تعيين أو إقالة رئيس الوحدة أو قبول استقالته.
3-9 التأكد من وجود الموارد البشرية المناسبة في الوحدة من ناحية العدد والمؤهلات والمهارات، وخاصة في المواضيع المتخصصة، ومنها على سبيل المثال وحدات: الخزينة، المالية، ومعايير التقارير المالية الدولية، ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، ومخاطر التقنية/ الأمن السيبراني، والحوكمة. ومعايير بازل، والسيولة. والائتمان ووضع المخصصات، وغيرها.
4-9 دراسة واعتماد خطة المراجعة التي أعدها رئيس الوحدة المبنية على نتائج تقييم المخاطر السنوي، ويشمل ذلك نطاق الخطة والميزانية المخصصة لها.
5-9 اعتماد استراتيجية الوحدة المعدة من رئيسها ومراقبة أدائها جنباً إلى جنب مع أداء خطة المراجعة السنوية،وبما يتوافق مع الاستراتيجية والأهداف العامة للبنك، وبعد التنسيق في شأنها مع الجهة المختصة في البنك.
6-9 دراسة ومناقشة تقارير المراجعة الداخلية.
7-9 مراجعة أداء الوحدة للتأكد من قدرتها على أداء مسؤولياتها باستقلالية وموضوعية.
8-9 اعتماد مؤشرات قياس أداء رئيس الوحدة، وتقييم أدائه.
9-9 التأكد من تحلّي رئيس الوحدة بالنزاهة، والقدرة على أداء مهام عمله بصدق وحرص ومسؤولية. والتأكد من تقيده بالأنظمة والتعليمات، وأنه لم يسبق تورطه في أي أنشطة مخالفة.
10-9 التأكد من اتخاذ الإدارة التنفيذية الإجراءات التصحيحية اللازمة في التوقيت وبالشكل المناسبين؛ لمعالجة نقاط الضعف في الرقابة، ومسائل الالتزام بالسياسات والأنظمة والتعليمات، وغيرها من المخالفات والملاحظات، وجوانب القصور التي تحددها وحدة المراجعة وتبلغ عنها وتوصي بشأنها
11-9 إجراء التقييم الخارجي المستقل المطلوب- وفقاً لسياسة المراجعة المعتمدة- للتحقق من جودة أعمال الوحدة مرة واحدة كل خمس سنوات على الأقل.
المبدأ (3): مهام ومسؤوليات الإدارة التنفيذية تجاه المراجعة الداخلية
10- يقع على عاتق الإدارة التنفيذية المسؤوليات الآتية:
1-10 وضع وتطبيق نظام وإجراءات رقابة داخلية ملائمين وفاعلين والحفاظ علهما.
2-10 تمكين الوحدة بشكل تام وغير مقيد من الاطلاع على السجلات كافة، والوصول إلى الأشخاص والأنظمة والمباني، وتزويدهم بالمعلومات والبيانات والإيضاحات اللازمة لأداء مهامهم في التوقيت وبالشكل المناسبين.
3-10 موافاة الوحدة بأي مستجدات، ومبادرات، ومشاريع، ومنتجات، وتغييرات تشغيلية جديدة، أو أي تعديلات على السياسات والإجراءات في وحدات البنك.
4-10 التأكد من تحديد جميع المخاطر ذات العلاقة (المعروفة أو متوقعة الحدوث)، والإبلاغ عنها إلى الوحدة في مرحلة مبكرة.
5-10 مشاركة تقييمها لمختلف المخاطر مع الوحدة؛ لتمكينها من تخطيط المراجعة وفق المنهج القائم على المخاطر.
6-10 اتخاذ التدابير الملائمة والإجراءات التصحيحية في التوقيت وبالشكل المناسبين في شأن جميع النتائج والتوصيات التي ترد إليها من الوحدة.
7-10 تشجيع دعوة ممثلين للوحدة لحضور اجتماعات اللجان الإدارية المختلفة بصفة مدعو دائم، دون إعطائهم الحق في التصويت على قراراتها.
8-10 تضمين مؤشرات الأداء الرئيسة للإدارة التنفيذية مؤشرا عن فاعلية تعاملها مع الملاحظات التي تراقبها الوحدة بالشكل وفي التوقيت المناسبين.
الفصل الثالث اختصاصات ومهام ومسؤوليات الوحدة
المبدأ (4): السمات الرئيسة للوحدة
الاستقلالية والموضوعية
11- يجب أن تكون الوحدة مستقلة إدارياً عن جميع وحدات العمل الأخرى ذات الأنشطة الخاضعة للمراجعة، وعن خطي الدفاع الأول والثاني استقلالاً تكاملياً معهما، حيث يمكن للوحدة استخدام تقييمهما للمخاطر، ويتطلب ذلك أن تحظى بوضع تنظيمي وصلاحيات كافيين ضمن وحدات البنك بما يمكنها من تأدية مهامها بموضوعية. ويجب عدم تولي أو تكليف رئيس الوحدة والعاملين بها أي مهام وأعمال أخرى في البنك قد تلغي أدوارهم سوى أنشطة المراجعة الداخلية، ومراجعة وتقييم فاعلية وكفاءة تطبيق نظام الرقابة الداخلية.
12- يجب أن تتمتع الوحدة بصلاحية تأدية مهامها في جميع مجالات عمل البنك ووحدات العمل فيه، دون أي قيد من الإدارة التنفيذية، أو أي مصدر كان خلاف مرجعها الوظيفي.
13- يجب أن يكون للوحدة الحرية في مناقشة المرئيات، والنتائج، والتقييمات، والاستنتاجات التي تتوصل إليها مع لجنة المراجعة والمجلس مباشرة وموافاتهما بتقاريرها مباشرة عبر هيكل تنظيمي -ارتباط وظيفي- واضح بلجنة المراجعة.
14- يجب عدم إشراك الوحدة في عملية إعداد (تصميم) إجراءات رقابة داخلية محددة، أو اختيارها، أو تطبيقها، أو إدارتها. ومع ذلك، لا يمنع استقلالها أن تطلب الإدارة التنفيذية منها مدخلات المراجعة الداخلية على مسائل تخص المخاطر والرقابة الداخلية في حال كان دورها الاستشاري للإدارة التنفيذية موثقاً بشكل مفصل في إجراءات وأدلة المراجعة، ولن يؤدي أو يفسر بأنه متعارض مع استقلاليتها.
15- يجب أن يخضع التدوير الوظيفي للعاملين في الوحدة لدى وحدات العمل الأخرى لسياسة تدوير وظيفي مكتوبة سليمة داخل إطار عملها؛ تفاديا لتعارض المصالح. ويدخل في ذلك مراعاة وضع فترة فاصلة لا تقل عن اثني عشر شهراً بين ممارسة الموظف لعمله في الوحدة، وتمكينه من مراجعة الأنشطة في مجال عمل البنك الذي تم التدوير الوظيفي فيه.
16- يجب تنظيم مكافآت أداء رئيس الوحدة والعاملين بها - إن وجدت - على نحو يضمن عدم نشوء تعارض في المصالح أو المساس باستقلالية الوحدة، وقدرتها على العمل بموضوعية، وبما يتوافق مع التعليمات ذات العلاقة الصادرة عن البنك المركزي، ومع سياسات وممارسات المكافآت المتبعة لدى البنك. ويجب ألا تربط مكافآتهم بالأداء المالي لأنشطة الأعمال التي يتم إجراء مراجعة داخلية عليها، وأن يوصى بمكافآت رئيس الوحدة من قبل لجنة المراجعة وفقا لسياسات وممارسات المكافآت المتبعة لدى البنك.
17- يجب أن يؤكد رئيس الوحدة للجنة المراجعة بشكل سنوي -على الأقل- الاستقلال التنظيمي والوظيفي لنشاط الوحدة، إما في بند مخصص في التقرير السنوي أو بموجب مكتوب رسمي مستقل.
18- يجب أن يكون للوحدة الحق في طلب اجتماع مع لجنة المراجعة في أي وقت متى ما دعت الحاجة إلى مناقشة أي موضوع ترغب في طرحه.
الجدارة المهنية والعناية الواجبة لها
19- يجب أن يتحلى رئيس الوحدة بمهارات القيادة والمهارات اللازمة للحفاظ على فاعلية الوحدة.
20- يجب أن يكون رئيس الوحدة حاصلا على شهادة أكاديمية حسب الآتي:
1-20 إما في المحاسبة أو المراجعة أو إدارة الأعمال أو غيرها من الشهادات ذات الصلة بالمراجعة الداخلية، ويفضل أن يكون حاصلا معها على إحدى الشهادات المهنية المتخصصة في مجال المراجعة الداخلية أو المحاسبة مثل:(QIAI) أو (CIA) أو (SOCPA)أو (CPA) أو إحدى الشهادات العليا المتخصصة في المحاسبة أو المراجعة أو إدارة الأعمال.
2-20 وإما في مجال الأعمال التقنية المتخصصة مثل: (مدقق نظم معلومات معتمد (CISA) أو مدير أمن المعلومات المعتمد (CISM) على أن يكون في هذه الحالة حاصلاً بالإضافة إليها على إحدى الشهادات المهنية أو الشهادات العليا المحددة في (1) أعلاه.
وفي كلا الخيارين يكون لديه خبرة عملية كافية في مجال المراجعة الداخلية، ويتمتع بالمهارات القيادية المناسبة للوفاء بمسؤولياته، والحفاظ على استقلالية الوحدة وموضوعيتها.
21- يجب على رئيس الوحدة - وبما لا يتعارض مع سياسة وإجراءات واشتراطات التوظيف العامة للبنك- وضع معايير تضمن استقطاب كفاءات للوحدة تتحلى بالجدارة المهنية، والمعارف العلمية، والخبرات، والمؤهلات، والمهارات الكافية، والقدرة على جمع المعلومات وفهمها، وفحص وتقييم المؤيدات / الأدلة اللازمة خلال عملية المراجعة، والتواصل مع أصحاب المصلحة. ويجب في هذا المطلب دعم وتمكين الكوادر الوطنية وتأهيلها.
22- يجب على رئيس الوحدة تقييم مهارات العاملين في الوحدة ومتابعة تطويرهم، والتأكد من حصولهم على التدريب المستمر الملائم واللازم لتلبية المتطلبات الفنية للأنشطة المصرفية والتنوع المتزايد في المهام التي يلزم أداؤها نتيجة تقديم منتجات وخدمات وإجراءات جديدة، وبغية مواكبة المستجدات الأخرى في القطاع المالي.
الأخلاقيات المهنية لرئيس الوحدة والعاملين بها
23- مع مراعاة مبادئ السلوك وأخلاقيات العمل في المؤسسات المالية الصادرة عن البنك المركزي، وبهدف ضمان المحافظة على معايير مهنية للوحدة في جميع الأوقات؛ يجب أن تشتمل -بحد أدنى- سياسة السلوك وأخلاقيات العمل الخاصة بالبنك على مبادئ الموضوعية، والسلوك، والكفاءة، والسرية، والنزاهة، وبأن تنص على الآتي:
1-23 وجوب التحلي بالمهنية والنزاهة والصدق والأمانة.
2-23 التأكيد على الحفاظ على سرية المعلومات التي يتم الحصول علها أثناء أداء المهام، وعدم استغلال تلك المعلومات للحصول على مكاسب شخصية أو للقيام بأنشطة مضرة، وتوخي الحرص في حماية المعلومات التي يتم الحصول عليها.
3-23 تجنب التعارض في المصالح، وفي سبيل ذلك يجب على رئيس الوحدة اتخاذ الإجراءات الكافية للتأكد باستمرار من تحلي العاملين بها بالنزاهة، والالتزام بمبادئ المراجعة الداخلية، ومبادئ السلوك وأخلاقيات العمل في المؤسسات المالية الصادرة عن البنك المركزي.
المبدأ (5): سياسة المراجعة الداخلية
24- يجب على رئيس الوحدة إعداد سياسة للمراجعة الداخلية وتحديثها بشكل دوري، واعتمادها من المجلس بتوصية من لجنة المراجعة.
25- يجب أن تشتمل البنود الرئيسة للسياسة -كحد أدنى- على الآتي:
1-25 الغرض من إنشاء الوحدة ونطاق ومنهجية عملها.
2-25 موقعها التنظيمي في البنك، وصلاحياتها، ومسؤولياتها، وعلاقاتها مع وحدات الرقابة الأخرى.
3-25 السمات الرئيسة للوحدة المبينة في هذه المبادئ كحد أدنى.
4-25 ضمان ما يعزز دورها وأداؤها لمهامها ومسؤولياتها.
5-25 الحق في التواصل مباشرة مع أي من العاملين في البنك، وفحص نشاط أي وحدة في البنك أو كيان تابع له، وذلك في حال لم يكن للكيانات التابعة للبنك وحدات ولجان مراجعة مستقلتان، وبما لا يخل بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
6-25 الحق في الاطلاع على أي سجلات، أو ملفات، أو بيانات، أو ممتلكات مادية للبنك، وبما لا يتعارض مع تعليمات البنك المركزي ذات العلاقة.
7-25 الحق في الحصول على نسخ من السجلات والوثائق المؤيدة لأعمال وأنشطة المراجعة، ويتضمن ذلك حق الدخول على أنظمة المعلومات الإدارية والسجلات والمحاضر الخاصة بجميع الجهات الاستشارية في البنك والجهات المعنية باتخاذ القرار.
8-25 الحق في تمكين الوحدة من أداء دورها وتحقيق مسؤولياتها تجاه مراجعة جميع أنشطة وحدات البنك والكيانات التابعة له داخليا وخارجيا، في حال لم يكن للكيانات التابعة له وحدات ولجان مراجعة مستقلتان، وبما لا يخل بالأنظمة والتعليمات الصادرة ذات العلاقة.
9-25 الحق في التصعيد إلى لجنة المراجعة دون أي قيود متى ما دعت الحاجة لذلك.
10-25 الالتزام بإيصال نتائج المراجعين الداخليين المستخلصة من أعمالهم، وتوضيح أسلوب القيام بذلك، وتحديد الجهات المستقبلة- التبعية الإدارية- لتلك الأعمال.
11-25 مسؤولية الوحدة أمام لجنة المراجعة عن جميع الأمور المتعلقة بأدائها لمهامها ومسؤولياتها.
12-25 مسؤولية رئيس الوحدة.
13-25 الشروط والأحكام للتنسيق والمتابعة للعمل بين الوحدة والمراجعين الخارجيين.
14-25 الشروط والأحكام التي يتم بموجبها طلب خدمات استشارية أو إرشادية من الوحدة أو تكليفها بمهام خاصة أخرى، ولا تخالف التعليمات ذات العلاقة.
15-25 الالتزام بالقيام بتقييم خارجي مستقل لجودة أعمال الوحدة وتقيدها بسلوك وأخلاقيات العمل والتزامها بمتطلبات مبادئ المراجعة الداخلية للبنوك المحلية في المملكة، مرة واحدة كل خمس سنوات على الأقل.
16-25 مع مراعاة لتعليمات إسناد المهام إلى طرف ثالث الصادرة عن البنك المركزي؛ الشروط والأحكام التي تحدد طريقة ووقت وأحوال إسناد إحدى مهام الوحدة المتخصصة المحدودة إلى مقدمي خدمات خارجيين، بحيث يكون الأساس فيها والحد الأدنى لها عدم توافر خبرات وكفاءات متخصصة لدى الوحدة في المهمة المتخصصة مثل أمن المعلومات وغيرها من الأعمال المتخصصة، ومسؤولية المجلس عنها في المقام الأول والوحدة عن الرقابة الملائمة على تنفيذها، وأدائها بموجب اتفاقية عدم إفصاح، وتحقيقها لنقل المعرفة واكتساب الخبرة إلى العاملين في الوحدة، وعدم تأثيرها على قدرة الوحدة على العمل باستقلالية وموضوعية، وعدم التعاقد مع جهة سبق لها التعاقد على المهمة نفسها إلا بعد مضي فترة لا تقل عن ثلاث سنوات، وألا يكون مقدم الخدمة من مراجعي الحسابات الخارجيين الحاليين للبنك، ولا يعيق الإسناد فاعلية رقابة البنك المركزي، والحصول على عدم ممانعته المسبقة على إسنادها.
17-25 المتطلبات والآليات لمراجعة الكيانات التابعة للبنك التي ليس لديها وحدات مراجعة ولجان مراجعة مستقلتان.
18-25 الالتزام بالمعايير الدولية للمراجعة الداخلية المعتمدة ذات الصلة.
19-25 نطاق ومضامين التقرير الدوري للوحدة المقدم للمجلس.
20-25 صلاحية الرجوع إلى ميثاق المراجعة الداخلية الموحد لمعهد المراجعين الداخليين، واستخدام المعايير المنصوص عليها في ذلك الميثاق كدليل إرشادي عند إعداد سياسة المراجعة الداخلية. وللبنوك إضافة ما تراه مهمّاً، حسب الاقتضاء، دون إخلال بالأنظمة واللوائح والسياسات ذات العلاقة.
26- يجب التركيز في السياسة على المبادئ التوجيهية لمجالات المراجعة الداخلية والرقابة، بما في ذلك التوجيه رفيع المستوى لكل نشاط من أنشطة وحدة المراجعة، إضافة إلى آلية موثقة بشكل رسمي لحل أي تباينات في وجهات النظر التي قد تنشأ مع الوحدة، على سبيل المثال: ما يخص تصنيف الملاحظات، والتصنيف العام للتقرير، والمحتويات، والمخاطر البارزة، ... إلخ.
27- يجب إتاحة تلك السياسة لجميع أصحاب المصلحة للبنك للاطلاع عليها وفق الآلية الملائمة المتبعة في البنك.
المبدأ (6): تنظيم الوحدة ومهامها ومسؤولياتها
الهيكل التنظيمي ورفع التقارير
28- يجب أن يكون للوحدة هيكل تنظيمي محدد بوضوح معتمد من المجلس يتبع لجنة المراجعة وظيفياً والرئيس التنفيذي إدارياً، ويعكس الأدوار المتخصصة داخل الوحدة، ويتناسب مع حجم وطبيعة وتعقيد أعمال البنك.
29- يفضل أن تشكل الوحدات فريقاً متخصصاً من كبار المراجعين-أصحاب الخبرة و الكفاءة-لإدارة و التأكد من تنفيذ كافة طلبات إجراء المراجعة التي يطلبها البنك المركزي،و تلبيتها بمخرجات ذات جودة عالية بصورة مستمرة.
30- يجب أن ترفع الوحدة تقارير المراجعة التي تنفذها إلى لجنة المراجعة وإلى الرئيس التنفيذي، مع عدم تأثير نتائج تلك التقارير على تقييم أداء رئيس الوحدة والعاملين بها وتحديد أجورهم.
31- يجب أن تبلغ الوحدة الإدارة التنفيذية بجميع النتائج المهمة التي تتوصل إليها بشأن تطبيق نظام وإجراءات رقابة داخلية ملائمة وفعالة والحفاظ علها؛ لكي تتمكن الإدارة التنفيذية من اتخاذ الإجراءات التصحيحية في التوقيت وبالشكل المناسبين. ويجب على الوحدة متابعة نتائج تلك الإجراءات التصحيحية مع الإدارة التنفيذية.
متطلبات ومسؤوليات رئيس الوحدة
32- يجب أن يتمتع رئيس الوحدة بالاستقلالية والموضوعية والجدارات والأخلاقيات اللازمة لممارسة دوره ومهامه.
33- يجب تحديد مسؤولياته بشكل واضح، على أن تتضمن -كحد أدنى- الآتي:
1-33 العمل على استقطاب موارد بشرية تتمتع بمؤهلات ومهارات مناسبة، بناءً على تحليل رسمي للاحتياجات الفعلية للوحدة اللازمة لتأدية نشاطها بالكفاءة المطلوبة، ومقارنة تلك الاحتياجات مع الموارد البشرية المتوافرة بشكل فعلي لدى الوحدة ومستوى كفاءتها. ووضع خطة لتوفير تلك الاحتياجات والكفاءات اللازمة، ومشاركتها مع لجنة المراجعة بشكل رسمي؛ لتتولى متابعة تنفيذ عملية الاستقطاب وتقييم مناسبتها. ويجب أن يراعى في تحليل الاحتياجات المعايير الدولية ومجالات المخاطر الناشئة وخبرة المراجعة.
2-33 العمل على سعودة وظائف الوحدة بحسب ما تقضي به التعليمات ذات العلاقة.
3-33 تطوير الفرق والمهارات المتعلقة بتقنيات المراجعة بمساعدة النظم (الوسائل) التقنية، وبرامج تحليل الأداء الوظيفي؛ من أجل توسيع نطاق تغطية مراجعاتهم وإدارة المخاطر المتعلقة بالأنظمة بصورة أكثر شمولا.
4-33 متابعة وتقييم وتطوير العاملين في الوحدة بشكل مستمر.
5-33 التأكد من تحلي والتزام الوحدة بالنزاهة والعمل وفقاً لمعايير مراجعة داخلية سليمة.
6-33 وضع خطة المراجعة الداخلية والعمل على اعتمادها من لجنة المراجعة، ومراجعتها وتحديثها بشكل دوري.
7-33 وضع وإعداد سياسة المراجعة الداخلية ومراجعتها بشكل دوري كلما دعت الحاجة إلى ذلك ومع كل دورة للجنة المراجعة، والرفع بها وأي تحديثات عليها لاعتمادها من المجلس بتوصية من لجنة المراجعة.
8-33 إعداد إستراتيجية للمراجعة الداخلية بما يتماشى مع إستراتيجية البنك واعتمادها من لجنة المراجعة، والرفع إلى اللجنة دورياً بنتائجها ومدى الالتزام بها.
9-33 المشاركة في اللجان ذات العلاقة، ومنها على سبيل المثال لا الحصر: المخاطر، والالتزام، مع مراعاة المبادئ الرئيسة للحوكمة في المؤسسات المالية.
10-33 الاجتماع مع لجنة المراجعة بشكل منفرد كلما دعت الحاجة والضرورة إلى ذلك.
11-33 متابعة أعمال مقدمي الخدمات الخارجيين في حال إسناد بعض أو جزء من مهام المراجعة الداخلية لهم، والتحقق من التزامهم بسياسة المراجعة الداخلية، والتأكد من عدم تأثيرهم على استقلالية وموضوعية الوحدة، ومن نقلهم المعرفة والخبرة ذات العلاقة إلى العاملين في الوحدة.
12-33 وضع قائمة (مصفوفة) تفصيلية تحتوي على حصر وتصنيف للمخاطر المحتملة نتيجة لتعليق أو تأجيل إحدى عمليات المراجعة أو جزء منها بما يتجاوز عام الخطة، وتحتوي أيضا على تقييم ودرجة تصنيف لتلك الاحتمالات، سواء كان التعليق أو التأجيل رغبة من الوحدة نفسها أو طلبا واردا لها من الوحدات الأخرى، والرفع إلى لجنة المراجعة لأخذ موافقتها عن كل حالة من حالات التعليق/ التأجيل المصنفة عالية ومتوسطة المخاطر، موضحاً في الطلب الأسباب والمرئيات مع التأكيد على استمرار المخاطر.
13-33 تحديد قائمة بالعوامل التي يجب أخذها بعين الاعتبار أثناء اختيار عينات الفروع للمنطقة الجغرافية المراد مراجعتها ميدانيا.
14-33 تشجيع العاملين في وحدة المراجعة على الحصول على شهادة مراجع داخلي معتمد وشهادات مهنية أخرى (أو إحداهما) لرفع كفاءة المراجعين الداخليين العاملين في القطاع المصرفي.
15-33 تمكين ودعم إجراء التقييم الخارجي المستقل لجودة أعمال وحدة المراجعة المطلوب تنفيذه مرة واحدة كل خمس سنوات على الأقل؛ للتأكد من جودة مخرجات المراجعة -تنفيذاً للسياسة المعتمدة من المجلس- المبني على توجيه وموافقة لجنة المراجعة واختيارها للجهة المستقلة. بحيث تقدم نتائجه إلى اللجنة، ويتم العرض به للمجلس.
عدم ممانعة البنك المركزي على تعيين رئيس الوحدة وتغييره
34- مع مراعاة ما ورد في متطلبات التعيين في المناصب القيادية في المؤسسات المالية الخاضعة لإشراف البنك المركزي، والمبادئ الرئيسية للحوكمة في المؤسسات المالية الصادرة عن البنك المركزي؛ يجب على البنك الحصول على عدم ممانعة البنك المركزي المسبقة على تعيين أو تكليف أو تمديد تكليف مسؤول الوحدة، كما يجب على البنك أن يحصل على عدم ممانعة البنك المركزي المسبقة في حال ترك رئيس الوحدة لمنصبه (استقالة -تغيير لوظيفة أخرى- إنهاء خدمة-...إلخ)، مع توثيق وذكر السبب للتغيير. إجراءات العمل الداخلية للوحدة
35- يجب وضع أدلة إجراءات عمل للوحدة (مستقلة أو كقسم ضمن دليل المراجعة)؛ لتوجيه العاملين بها عند قيامهم بأداء الأنشطة اليومية، بحيث يغطى فها جميع أنشطة الوحدة بشكل مفصل وكافٍ لتوفير الإرشادات للعاملين بها خطوة بخطوة، وأن يحتوي كل نشاط من أنشطة الوحدة على مهام سير عمل تسلسلية تظهر الدورة الكاملة لكل عملية من عمليات ذلك النشاط جنبا إلى جنب مع توجيه وصفي له، ويجب أن تتماشى الأدلة مع إرشادات مفصلة لتنفيذ سياسة المراجعة.
36- يجب أيضا وضع (توفير) أدلة عمل مفصلة لاستخدام أنظمة المراجعة التقنية، تسهل على العاملين الحاليين في الوحدة والمنضمين حديثاً إليها من سهولة استخدامها ومعرفة إمكاناتها.
37- يجب عند وضع إجراءات العمل للوحدة الرجوع إلى معايير وإرشادات معهد المراجعين الداخليين "المعايير الدولية للممارسة المهنية للمراجعة الداخلية" ومستجداته، وإلى أفضل الممارسات والاسترشاد بها في الإجراءات.
الوحدات والكيانات التابعة للبنك الخاضعة للمراجعة الداخلية ودورة المراجعة
38- يجب أن توثق الوحدة قائمة شاملة بالوحدات في البنك والكيانات التابعة له الخاضعة للمراجعة؛ لتكون إطاراً شاملاً لعمليات المراجعة.
39- يجب أن يغطى في تلك القائمة جميع وحدات العمل والمنتجات والخدمات والأنظمة والمخاطر والعمليات الخاصة بالبنك.
40- يجب أن تشتمل تلك القائمة على جميع متطلبات البنك المركزي على الوحدة، وتكون جزءاً من إطار المراجعة الشامل.
41- يجب التأكد أن برامج المراجعة الشاملة لتلك القائمة تغطي تعليمات البنك المركزي ذات الصلة والسياسات الداخلية، وأنه تم تطويرها على مستوى كل وحدة في البنك وكيان تابع له في إطار المراجعة الشامل.
42- يجب أن تطور الوحدة إطاراً رسميا لتقييم مخاطر كل وحدة في البنك وكيان تابع له -تم حصر في القائمة- على حدة، ويجب أن يحدد هذا الإطار أيضا عوامل المخاطر، على سبيل المثال: آخر تقييم للمراجعة، والوقت المنقضي منذ آخر عملية مراجعة، وحجم المخاطر القابلة للتطبيق والمتحققة، ومدى تعقيدها. وما إلى ذلك كأساس لتقييم المخاطر. وقد يعتمد معدل تكرار المراجعة لكل وحدة في البنك وكيان تابع له على نتائج تقييم المخاطر هذا (أي أنه يزيد معدل التكرار للوحدات والكيانات التابعة ذات المخاطر العالية).
43- يجب أن تراجع الوحدة بشكل سنوي -على الأقل- جميع الوحدات في البنك والكيانات التابعة له الموثقة رسمياً في القائمة؛ للتأكد بأنها مكتملة وتشمل جميع الوحدات والمنتجات والأنظمة والإجراءات الخاصة بالبنك.
44- يجب أن توثق الوحدة دورة رسمية لعملية المراجعة يُغطى فيها جميع الوحدات في البنك والكيانات التابعة له التي جرى توثيقها في القائمة، وتنفيذ تلك الدورة خلال فترة زمنية محددة قد تمتد من ثلاث إلى أربع سنوات حسب درجة تصنيف درجة مخاطر كل ما تم حصره، وبما يتفق مع المنهج القائم على المخاطر.
منهجية تقييم المخاطر
45- يجب أن تشتمل منهجية تقييم المخاطر على الآتي:
1-45 إرشادات موثقة ومفصلة توضح وتساعد المراجعين الداخليين في تصنيف المخاطر عند إعداد كل ملاحظة.
2-45 إرشادات موثقة ومفصلة لتقييم المخاطر في تقرير المراجعة الإجمالي.
3-45 تحديد العوامل الكمية والنوعية اللازمة لتسهيل الفهم والتطبيق المتسق للعاملين في المراجعة.
4-45 تصنيف مواضيع بلاغات المخالفات الداخلية للبنك -التي يجب أن تُزود وحدة المراجعة بنسخ منها- حسب مستوى مخاطرها ومدى الالتزام بوصولها إلى جهة الاختصاص في البنك ومن توثيقها.
5-45 تصنيف جميع حالات عدم الالتزام بتعليمات البنك المركزي على أنها عالية المخاطر، ما لم يستند عدم التصنيف إلى مبررات محددة موافق عليها من وحدة الالتزام بعدم التصنيف على المخاطر، وتكون المبررات مستندة إلى آلية تصنيف مخاطر تتضمن حجم وتأثير عدم الالتزام.
خطة المراجعة الداخلية القائمة على المخاطر
46- يقع على رئيس الوحدة مسؤولية وضع خطة المراجعة الداخلية السنوية والجداول الزمنية لتنفيذها، والعمل على اعتمادها من لجنة المراجعة، ويجب الاستناد عند وضع الخطة على تقييم وثيق للمخاطر (أخذاً في الاعتبار مدخلات الإدارة التنفيذية)، ويمكن أن تكون تلك الخطة ضمن خطة متعددة السنوات، وفي هذه الحالة يجب مراجعتها وتحديثها سنوياً؛ بهدف الاستجابة للتغييرات الحاصلة في القطاع وفي سجل مخاطر البنك، أو لمرات أكثر في السنة؛ للتمكن من إجراء تقييم بصورة مستمرة وآنية للمواطن التي تكمن فيها المخاطر المؤثرة.
47- يجب أن تشتمل خطة المراجعة السنوية على قائمة بوحدات العمل والأنشطة الخاضعة لعملية المراجعة وتقييم المخاطر، مع الأخذ في الاعتبار أن إعدادها بشكل جيد يسهم في تقديم أسلوب مراجعة منهجي.
48- يجب في تنفيذ خطة المراجعة السنوية أن تتضمن برامج عمل المراجعة إجراءات مراجعة تفصيلية لكل وحدة عمل تخضع للمراجعة، وتوضيحات كافية بشأن نطاق ارتباطها. واستبانات. وتحقق تغطية كافة المخاطر الأساسية أو الجوهرية المحتملة، وعناصر التحكم والتعليمات التنظيمية الإشرافية. والأخذ في الاعتبار أن التقييم والمهارات التحليلية للمراجعين الداخليين؛ تُعد أساسية لضمان جودة عالية للمراجعة الداخلية.
49- يجب حصر قائمة بجميع توقعات الجهات الإشرافية من وحدات المراجعة، ويكون منصوص على هذا المتطلب في سياستها أو إجراءاتها. ويجب أن تشكل كلّ من تلك القائمة والمجالات المطلوبة في إطار المراجعة الشامل مصدرين من بين مصادر أخرى، على سبيل المثال: بناءً على دورة المراجعة، وأكبر المخاطر التي يواجهها البنك، ومجالات المخاطر الجديدة أو الناشئة، وما إلى ذلك؛ لتطوير خطة المراجعة الداخلية السنوية. ويجب أن يتجاوز معدل تكرار المراجعات -أينما هو محدد من البنك المركزي- تقييم المخاطر الداخلية الذي تجريه وحدة المراجعة.
50- يجب توافر الموارد الملائمة لدعم الوحدة في تأدية مهامها، بما يتناسب مع خطة المراجعة الداخلية السنوية.
51- يجب أن تقوم الوحدة بشكل دوري بإجراء تقييم ذاتي لمواضيع محددة في متطلبات البنك المركزي وأي جهات تنظيمية أخرى، ويجب تطوير الإمكانيات وتخصيص الموارد الكافية اللازمة لتلك المواضيع، ووضع مساحة كافية لها في خطة المراجعة الداخلية. تقنية المعلومات للوحدة
52- ينبغي أن تؤدي الوحدة أنشطتها بواسطة أنظمة تقنية مناسبة، وبما يمكن من جعل وظيفة المراجعة الداخلية أكثر كفاءة.
53- ينبغي أن تجري الوحدة تحليل رسمي للثغرات باستخدام أدوات الأتمتة الحالية، والعمل على إغلاقها، وتسليط الضوء على الأنشطة التي يتم إجراؤها حالياً بشكل يدوي، وتطوير خطط عمل لأتمتة جميع تلك الأنشطة -حيثما أمكن ذلك- وتصعيدها إلى لجنة المراجعة لأغراض المراقبة.
برنامج تأكيد الجودة وتحسين الأداء
54- يجب أن تنشئ الوحدة وحدة عمل داخلية لديها تتبع رئيس الوحدة إدارياً بشكل مباشر، تكون مخصصة للتأكد من الجودة وحسن الأداء، وبحيث يتم تزويدها بموارد مؤهلة وذات خبرة جيدة ومناسبة.
55- يجب أن تضع وحدة المراجعة برنامجاً للتأكد من الجودة وتحسين الأداء. بحيث يغطي جميع جوانب نشاط المراجعة الداخلية. ويجب أن يحتوي على كلٍ من التقييمات الداخلية (التقييمات المستمرة والمراجعة السنوية الشاملة) والتقييمات الخارجية (التي تنفذ مرة واحدة كل خمس سنوات على الأقل)، وأن ترفع نتائجه إلى لجنة المراجعة.
56- يجب أن تراجع وتقيّم وحدة تأكيد الجودة وتحسين الأداء جميع أنشطة وتقارير وحدة المراجعة على أساس مستمر. ويجب على رئيس وحدة المراجعة رفع تقارير منتظمة عن نتائج مراجعة وتقييمات تلك الوحدة (الجارية والسنوية) إلى لجنة المراجعة.
57- يجب أن يكون من ضمن اختصاص وحدة تأكيد الجودة وتحسين الأداء مراجعة وتحديث سياسة وإجراءات العمل الداخلية لوحدة المراجعة، وتدريب العاملين بها وتحفيزهم، والعمل على الارتقاء بجودة العمل فيها وغيرها من مهمات تحسين الأداء،
التقارير الدورية إلى لجنة المراجعة
58- يجب أن تُعد وحدة المراجعة تقارير دورية عن مراجعتها وترفعها إلى لجنة المراجعة، وتقوم اللجنة بدورها برفعها إلى المجلس بشكل مباشر ومستقل دون أي تنقيح من الإدارة التنفيذية أو من أي مصدر كان. وتكون في حدها الأدنى ونطاقها حسب الآتي:
1-58 تقرير ربع سنوي: يتضمن تقييماً لنظام الرقابة الداخلية للوحدات التي جرى مراجعتها. والنتائج والتوصيات المتعلقة بوحدات العمل التي خضعت للمراجعة ضمن نطاق عمل الوحدة، والإجراءات التي اتخذتها كل وحدة في شأن النتائج والتوصيات التي وردت في عملية المراجعة السابقة، وتوضيح حالة النتائج التي لم تعالجها الإدارة التنفيذية، وحالات الإخفاق في الاستجابة بسرعة لتلك النتائج والتوصيات، وأسباب الإخفاق.
2-58 تقرير سنوي عام (شامل): يتضمن تقييماً لنظام الرقابة الداخلية للبنك وأنشطة المراجعة المنفذة خلال السنة المالية بالمقارنة مع الخطة المعتمدة، وبيان أسباب أي قصور أو انحراف عن الخطة - إن وجد- في موعد لا يتعدى نهاية الربع التالي لنهاية السنة المالية المعنية، أو حسب تواريخ الخطة السنوية المعتمدة.
قاعدة البيانات وحفظ المستندات والتقارير
59- يجب على وحدة المراجعة إنشاء قاعدة بيانات لأعمالها، وتحديثها بصفة مستمرة.
60- مع مراعاة ما ورد في تعليمات البنك المركزي ذات العلاقة والجهات التنظيمية الأخرى؛ يجب حفظ جميع تقارير المراجعة الداخلية والنتائج والتوصيات وخطط التصحيح والمستندات الداعمة ذات الصلة في سجلات إلكترونية في قاعدة البيانات، إضافة إلى جميع ما قد يتوصل إليه المراجعون المستقلون من نتائج سبق أن توصل إليها موظفو المراجعة، وحفظ جميع المستندات الخاصة بالعمل، وما يتعلق بالمراجعة الداخلية من إنجازات، ونتائج وتوصيات، وجميع التدابير المتخذة في ذلك الشأن وفقاً لتعليمات البنك المركزي ذات العلاقة.
61- يجب إعداد واعتماد دليل رسمي (بشكل مستقل أو كقسم ضمن دليل المراجعة) للاحتفاظ بالسجلات للمراجعة الداخلية وآلية الاحتفاظ. ويجب أن يصف هذا الدليل طرق الحفظ وتفاصيل أوراق العمل والمعلومات جميعاً التي يجب الاحتفاظ بها، والحد الأدنى للفترة الزمنية للاحتفاظ بها، وتوصية وحدة المراجعة. أخذاً في الاعتبار الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة بحفظ البيانات والمعلومات المبلغة من الجهات التنظيمية (الإشرافية) المختصة.
المبدأ (7): نطاق عمل الوحدة
62- يقع ضمن النطاق العام للوحدة كل وحدة في البنك وكيان تابع له (التي ليس لديها وحدات ولجان مراجعة مستقلة)، ويشمل ذلك جميع أنشطة وعمليات ومنتجات وخدمات البنك، والمهام المتخصصة المحدودة التي قد يتم إسنادها إلى مقدم خدمات خارجي بما في ذلك مراجعة وتقييم فاعلية تطبيق نظام الرقابة الداخلية، وأعمال وإجراءات المخاطر والحوكمة والالتزام والمتطلبات الإشرافية واللجان، وخدمات الاستشارات، وتقييمها للبنك بأكمله، بما في ذلك الفروع والكيانات التابعة.
63- تتولى الوحدة مستقلة-ضمن نطاق اختصاصها وخطة عملها-تقييم الآتي:
1-63 فاعلية وكفاية أعمال الرقابة الداخلية، وإدارة المخاطر، والحوكمة في إطار المخاطر الحالية والمخاطر المستقبلية المحتملة، بما في ذلك اللجان.
2-63 الإجراءات التي وضعتها وحدات الأعمال ووحدات الدعم.
3-63 درجة موثوقية سياسات وإجراءات نظم المعلومات الإدارية، وفاعليتها، وسلامتها (يشمل ذلك: مدى ارتباط البيانات، ودقتها، واكتمالها، وتوافرها، وسريتها، وشموليتها).
4-63 مستوى الالتزام بالأنظمة واللوائح والتعليمات، والسياسات والإجراءات الداخلية للبنك.
5-63 كفاية وفاعلية إجراءات حماية الأصول.
6-63 كفاية وفاعلية التقارير كافة وآلية إعدادها.
64- المشاركة -عند الطلب- في التحقيقات التي تتم داخل البنك التي لا تتعارض مع اختصاص ومهام ومسؤوليات الوحدة -متى ما دعت الحاجة- وفق تقدير رئيس الوحدة؛ على أن تُزود لجنة المراجعة بالتقارير التي أُعدت عن تلك التحقيقات.
65- مع مراعاة التعليمات ذات العلاقة، ومتطلبات تطبيق النهج القائم على المخاطر وأساليبه: يجب على الوحدة في تطبيقها لنطاق أنشطتها أن تغطي بشكل صحيح في خطة المراجعة متطلبات المواضيع ذات الأهمية رقابياً وإشرافياً حسب المدد المحددة في كل متطلب أو بشكل سنوي (على الأقل) إذا لم تحدد المدد ما لم يتطلب تقييم المخاطر للوحدات فترة أقل من ذلك للأنشطة الآتية:
وحدة إدارة المخاطر
66- يجب على الوحدة أن تضع في خطتها تجاه وحدة إدارة المخاطر بصفة أساسية الآتي:
1-66 تنظيمها وصلاحياتها، ويشمل ذلك مخاطر: السوق، والائتمان، والسيولة، وأسعار الفائدة، والمخاطر التشغيلية والمخاطر القانونية. وأي مخاطر أخرى.
2-66 تقييم القدرة على تحمل المخاطر، وتصعيد القضايا والقرارات التي اتخذتها ورفع التقارير في شأنها.
3-66 مدى كفاية سياسات وإجراءات العمل للكشف عن المخاطر الناشئة من أنشطة البنك، وقياسها، وتقييمها، ومتابعتها، ومعالجتها، ورفع التقارير في شأنها.
4-66 سلامة أنظمة معلوماتها، ويشمل ذلك مدى دقة البيانات المستخدمة وموثوقيتها واكتمالها.
5-66 اعتماد نماذج المخاطر والحفاظ على استمراريتها، ويدخل في ذلك عملية التحقق من درجة اتساق مصادر المعلومات المستخدمة في تلك النماذج، ومناسبة توقيتها، واستقلاليتها، وموثوقيتها.
6-66 مدى وجود تباين كبير بين وجهات نظرها والإدارة التنفيذية بشأن مستوى المخاطر التي يواجهها البنك.
7-66 مدى التزام جميع وحدات العمل والعاملين بها بمصفوفة الصلاحيات داخل البنك، وعدم تجاوز أي صلاحيات ممنوحة.
رأس المال والسيولة
67- يجب على الوحدة وضع كافة متطلبات الإطار التنظيمي الخاص برأس المال والسيولة ضمن نطاق أنشطتها، وبالأخص الآتي:
1-67 وثيقة التقييم الداخلي لكفاية رأس المال، ووثيقة التقييم الداخلي لكفاية السيولة.
2-67 تعليمات تحديد رأس مال البنك التنظيمي (المتطلب) وقياسه، وقياس مدى كفاية موارده الرأسمالية إلى تعرضاته للمخاطر، والحد الأدنى من المؤشرات التي تم إقرارها.
3-67 دراسة الإجراء المتبع في تنفيذ اختبارات التحمل لمستويات رأس المال والسيولة، أخذاً في الاعتبار تكرار تلك الاختبارات، وغرضها، ومعقولية السيناريوهات المفترضة، والافتراضات المستخدمة، وموثوقية الإجراءات المتبعة.
4-67 تعليمات البنك وإجراءاته في قياس أوضاع سيولته ومتابعتها بالنسبة إلى سجل مخاطره، والبيئة الخارجية المحيطة بأعماله، والحد الأدنى من المتطلبات التنظيمية (الإشرافية).
رفع التقارير التنظيمية (الإشرافية) والداخلية
68- يجب تقييم فاعلية العملية التي تتواصل من خلالها وحدة المخاطر ووحدة العمل المختصة برفع التقارير لغرض إصدار تقارير ذات علاقة بحيث تكون دقيقة، وذات توقيت مناسب ويعتمد عليها، سواء داخليا أو لأغراض تنظيمية (إشرافية). وحدة الالتزام
69- يجب دراسة نطاق أنشطة وحدة الالتزام، وتقييم مدى فاعلية تنفيذها لمسؤولياتها فيما يتعلق بمخاطر عدم الالتزام.
70- التعاون مع وحدة الالتزام عند قيامها بمتابعة المهام والمسؤوليات والأعمال التي يطلبها البنك المركزي من وحدة المراجعة بالشكل والتوقيت المحددين.
الحوكمة
71- يجب دراسة نطاق أنشطة الحوكمة لدى البنك، وبصفة أساسية القيام بالآتي:
1-71 تقييم مدى فاعلية تنفيذ تلك الوحدة المختصة لمسؤولياتها.
2-71 مراجعة جميع السياسات والإجراءات المتعلقة بالحوكمة داخل البنك، والتأكد من مواءمتها للأنظمة واللوائح والتعليمات وتحديثاتها ومن تطبيقها وفعاليتها
3-71 التأكد من التزام البنك بجميع الأنظمة من الجهات الرقابية داخل المملكة المتعلقة بالحوكمة.
4-71 التأكد من وجود نظام رقابي فعال للحد من عمليات الاحتيال داخل البنك.
5-71 طريقة ترشيح ممثلي البنك في الشركات التابعة له. والتأكد من وجود سياسات وإجراءات تحكم ذلك.
وحدة المالية
72- يجب أن تضع وحدة المراجعة ضمن نطاق عملها -كحد أدنى- الجوانب الآتية:
1-72 تنظيم وصلاحيات وحدة المالية.
2-72 كفاية وسلامة البيانات المالية وأنظمة وتعليمات وإجراءات الشؤون المالية، وآلياتها لتحديد البيانات الرئيسة (مثل: الربح أو الخسارة، وتقديرات الأدوات المالية، والمخصصات)، ورصدها، وقياسها، ورفع التقارير في شأنها، بحيث يشمل ذلك التغيرات اللازمة وفقاً لمعايير المحاسبة الدولية، والمعايير الدولية للتقارير المالية.
3-72 اعتماد نماذج التسعير والحفاظ على استمراريتها، ويدخل في ذلك عملية التحقق من اتساق مصادر المعلومات المستخدمة في تلك النماذج، ومناسبة توقيتها، واستقلاليتها، وموثوقيتها.
4-72 الضوابط المعتمدة لمنع حصول المخالفات والكشف عنها.
5-72 الضوابط على الميزانية العمومية، شاملةً عمليات التسويات والإجراءات المتخذة (مثل: التعديلات)، والمهام والأنشطة التنظيمية ذات العلاقة، وتعليمات أنشطة أخرى عديدة ومتتالية - من وقت لآخر- يتوجب على وحدات المراجعة مراجعتها خلال الفترات الزمنية يتم تحديدها، وينبغي توثيقها في إجراءات وإطار المراجعة الشامل، إلى جانب الوتيرة الزمنية المطلوبة للالتزام الدقيق، ومنها على سبيل المثال لا الحصر: وحدة أمن المعلومات (الأمن السيبراني)، واستمراريات الأعمال، ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، والحسابات الراكدة، وغيرها في الوقت الحالي وما يستجد مستقبلاً.
المبدأ :(8) علاقة الوحدة بوحدات خط الدفاع الثاني وبالمراجعين الخارجيين
(أ) علاقتها بوحدات خط الدفاع الثاني
73- تخضع وحدات خط الدفاع الثاني لمراجعة مستقلة من وحدة المراجعة، ولكل وحدة من تلك الوحدات مجالات مرتبطة بشكل وثيق بالوحدات الأخرى عموماً وبوحدة المراجعة خصوصاً. ولكنها منفصلة جميعاً عن بعضها البعض تنظيمياً، وبناء على شمولية التغطية الرقابية يوفر العمل الرقابي الذي يؤديه خط الدفاع الثاني عموماً ووحدة إدارة المخاطر ووحدة الالتزام خصوصاً معلومات قيمة لوحدة المراجعة يعتمد عليها، إلا أن إمكانية الاعتماد على تلك المعلومات يخضع لتقييم رئيس وحدة المراجعة. (ب) علاقتها بالمراجعين الخارجيين
74- يقوم المراجعون الخارجيون المعينون من البنك بدور مهم في التحسين المستمر لأنظمة الرقابة الداخلية للبنك المتصلة بنطاق عملهم؛ لذا يجب أن يكون عملهم تكاملياً مع وحدة المراجعة. بموجب تنسيق من خلال آلية محددة واجتماعات دورية (استناداً إلى ما ورد في سياسة المراجعة الداخلية المعتمدة) تمكن كلا الجهتين من الاطلاع باستمرار على المخاوف ذات الأهمية الكبيرة. ويجب على لجنة المراجعة التأكد من ذلك التنسيق وفاعلية تطبيقه. المبدأ (9): المراجعة الداخلية لأنشطة الكيانات التابعة للبنك
75- في الأحوال التي يكون للبنك كيان تابع له ولديه وحدة مراجعة ولجنة مراجعة مستقلتان – مع مراعاة عدم الإخلال بالأنظمة والتعليمات ذات الصلة- يفضل اتخاذ أي من الآتي:
1-75 الحصول على مقعد لرئيس الوحدة في البنك أو من ينوبه في لجان المراجعة في الكيانات التابعة للبنك؛ بهدف متابعة التطورات والاطمئنان على وضع الرقابة الداخلية فيها.
2-75 إجراء اختبارات محدودة للتأكد من جودة عمليات وحدة المراجعة للكيان التابع للبنك؛ للتحقق من سلامة سير أعمالها.
76- في الأحوال التي يكون للبنك كيان تابع له ولا يوجد لديه وحدة للمراجعة ولجنة للمراجعة مستقلتان - مع مراعاة عدم الإخلال بالأنظمة والتعليمات الصادرة ذات العلاقة- يجب القيام بالآتي:
1-76 أن تحدد سياسة المراجعة المعتمدة كيفية عمل مراجعتها.
2-76 أن تبلغ الوحدة لجنة المراجعة بنتائج أنشطة مراجعة تلك الكيانات.
مبادئ الالتزام للبنوك والمصارف التجارية العاملة في المملكة العربية السعودية
الرقم: 42005223 التاريخ (م): 2020/9/15 | التاريخ (هـ): 1442/1/28 الحالة:نافذ استناداً إلى الصلاحيات المنوطة بالبنك المركزي بموجب نظامه الصادر بالمرسوم الملكي رقم (23) وتاريخ 1377/5/23هـ. ونظام مراقبة البنوك الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/5) وتاريخ 1386/2/22هـ وإشارةً إلى دليل الالتزام بالأنظمة للبنوك العاملة في المملكة العربية السعودية الصادر في عام (1429هـ / 2008م). وانطلاقاً من دور البنك المركزي لإشرافي والرقابي. وجهوده الرامية إلى استمرار تحسين ومعالجة المسائل الرقابية المصرفية وتعزيز الممارسات السليمة في المؤسسات المصرفية.
مرافق مبادئ الالتزام للبنوك والمصارف التجارية العاملة في المملكة العربية السعودية التي تهدف إلى تفعيل الأدوار الرقابية. وتعزيز الممارسات السليمة في المؤسسات المصرفية، لتحل محل الدليل المشار إليه أعلاه.
لإحاطة, والعمل بموجبه استرشادياً حتى نهاية عام 2020م, وإلزامياً اعتباراً من 2021/01/01م.
التعريفات
يقصد بالألفاظ والعبارات الآتية - أينما وردت في هذه المبادئ - المعاني المبينة أمامها، ما لم يقتضِ السياق خلاف ذلك.
1- البنك المركزي: البنك المركزي السعودي*.
2- البنك: البنوك والمصارف التجارية المحلية وفروع البنوك الأجنبية المرخص لها بمزاولة الأعمال المصرفية في المملكة وفقا لأحكام نظام مراقبة البنوك.
3- المجلس: مجلس إدارة البنك المحلي. ويتولى المسئول الأول في فرع البنك الأجنبي المهام والمسؤوليات المنوطة بمجالس الإدارة في البنوك المحلية أينما وردت في هذه المبادئ.
4- الإدارة العليا: الإدارة التنفيذية للبنك المحلي (الرئيس التنفيذي، العضو المنتدب، المدير العام) وكبار التنفيذيين المنوط بهم إدارة أعمال البنك، واقتراح القرارات الاستراتيجية وتنفيذها، ورئيس الفرع بالنسبة لفروع البنوك الأجنبية، المرخصة لمزاولة الأعمال المصرفية في المملكة.
5- وظيفة الالتزام: وظيفة مستقلة في المستوى الإداري الأول من الإدارة العليا، تحدد، وتقيم، وتقدم النصح، والمشورة، وتراقب، وتعد التقارير حول مخاطر عدم الالتزام في البنك، المتعلقة بتعرضه لعقوبات نظامية، أو إدارية، أو خسائر مالية، أو بما يؤدي للإضرار بسمعة البنك وفقدها نتيجة لإخفاقه في الالتزام بالأنظمة والتعليمات ومتطلبات مكافحة الجرائم المالية، أو بمعايير السلوك والممارسة المهنية السليمة. ويتم تطبيق مهام ومسئوليات هذه الوظيفة من قبل وحدة مستقلة للالتزام في البنوك.
6- سياسة الالتزام: السياسة المعتمدة من مجلس إدارة البنك ورئيس فرع البنك الأجنبي التي تحدد وتوضح المسئوليات الشاملة للالتزام وصلاحيات وحدة الالتزام والمبادئ الرئيسة والركائز والمنهجية التي يتبعها البنك لإدارة مخاطر عدم الالتزام المشتملة على العناصر الموضحة في المبدأ (1).
7- وحدة الالتزام: وحدة عمل على مستوى مجموعة أو قطاع أو إدارة بحسب مسعى وحدات العمل في المستوى الإداري الأول في البنوك المحلية أو إدارة أو شعبة أو قسم...الخ في المستوى الإداري الأول التابع للمسئول الأول في فروع البنوك الأجنبية، يتولى فيها رئيس وموظفي الالتزام مهام ومسؤوليات الالتزام فقط.
8- رئيس الالتزام: الرئيس التنفيذي لوحدة الالتزام في البنوك المحلية والمسؤول في المستوى الإداري الأول التابع لرئيس الفرع مباشرة في فروع البنوك الأجنبية، المتضمنة مسؤولياتهم العامة تنسيق عملية تحديد مخاطر عدم الالتزام وتقديم المشورة للإدارة العليا لإدارتها، والإشراف على أنشطة مسئولي وموظفي الالتزام.
9- موظفو الالتزام: جميع من يقوم بأداء مهام ومسؤوليات الالتزام من منسوبي وحدة الالتزام.
10- مسؤول الالتزام: الموظف من منسوبي وحدات عمل أخرى خلاف موظفي وحدة الالتزام، المفوض من رئيس الالتزام لتولي مسؤوليات ومهام معينة خاصة بوظيفة الالتزام في وحدته العملية.
11- مخاطر عدم الالتزام: المخاطر التي ينجم عنها أو تؤدي إلى تطبيق عقوبات وإجراءات نظامية ضد البنك أو تكبده خسائر مالية جسيمة أو إساءة وضرر بسمعته نتيجة عدم التزامه بالأنظمة والتعليمات والمعايير التنظيمية ذات الصلة الخاصة بالبنك، والقواعد السلوكية والأخلاقية السارية على الأنشطة المصرفية المشار إلها جميعاً بأنظمة الالتزام وقواعده ومعاييره (تمثل في مجموعها "المخاطر الناجمة عن عدم الالتزام").
12- دور الالتزام: وصف كل من تقع على عاتقه مسؤوليات الالتزام من موظفي البنك.
13- الأنظمة: الأنظمة واللوائح التي تسري على القطاع المصرفي ومنسوبيه.
14- التعليمات: جميع ما يصدر عن البنك المركزي في سبيل القيام بدورها كجهة رقابية وإشرافيه وغيرها من الجهات ذات الاختصاص من لوائح وقواعد ومبادئ وأطر وأدلة وتعاميم ملزمة.
15- أنظمة وقواعد ومعايير الالتزام: الأنظمة والتعليمات التي تسري على القطاع المصرفي ومنسوبيه.
16- تعارض المصالح: الحالة أو الحالات التي يكون أو يمكن أن يكون لرئيس وموظفي الالتزام ومسئولي الالتزام في وحدات أخرى مصلحة أو علاقة مباشرة أو غير مباشرة في موضوع يكون محل نظر هذا الشخص لغرض اتخاذ قرار بشأنه؛ بحيث تمنع هذه المصلحة أو العلاقة، أو تؤدي إلى الاعتقاد بأنها حالت بينه وبين إبداء رأيه أو اتخاذ قراره باستقلالية وحياد ودون مراعاة لهذه المصلحة أو العلاقة. * حل اسم "البنك المركزي السعودي" محل اسم "مؤسسة النقد العربي السعودي" بموجب نظام البنك المركزي السعودي رقم(م/36) بتاريخ 1442/4/11هـ
المقدمة
17- أصدر البنك المركزي هذه المبادئ بموجب الصلاحيات الممنوحة لها ومسؤوليتها الإشرافية والرقابية بموجب الآتي:
أ. نظام مؤسسة النقد العربي السعودي، الصادر بالمرسوم الملكي رقم (23) وتاريخ 1377/05/23هـ.
ب. نظام مراقبة البنوك، الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/5) وتاريخ 1386/2/22هـ.
ج. نظام مكافحة غسل الأموال الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/20 بتاريخ 1439/2/5هـ ولائحته التنفيذية الصادرة بموجب قرار رئاسة أمن الدولة رقم (14525) وتاريخ 1439/02/19هـ.
د. نظام مكافحة جرائم الإرهاب وتمويله الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م21) بتاريخ 1439/2/12هـ ولائحته التنفيذية الصادرة بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (228) وتاريخ 1440/05/02هـ.
18- أصدر البنك المركزي هذه المبادئ كتحديث أول لدليل الالتزام بالأنظمة للبنوك العاملة في المملكة العربية السعودية الصادر بموجب التعميم رقم 56202/م أ ت/787 وتاريخ 1429/12/19هـ، ويأتي إصدارها ضمن جهود البنك المركزي الرامية إلى استمرار تحسين ومعالجة المسائل الرقابية المصرفية وتعزيز الممارسات السليمة في المؤسسات المصرفية. والتأكيد المستمر بأن يكون مسؤولو البنوك على قناعة بأن سياسات وإجراءات الالتزام فعالة ومطبقة، وأن لدى الإدارة العليا إجراءات تصحيح مناسبة لمعالجة أي حالة من حالات عدم الالتزام أو القصور عند رصدها.
19- يبدأ الالتزام بالأنظمة والتعليمات من رأس الهرم حيث يجب أن يكون رئيس وأعضاء المجلس ومسؤولي الإدارة العليا أمثلة يحتذى بها في إدارة العمل والالتزام.
20- يتطلب الالتزام الجيد من الإدارة العليا تأكيداً مستمراً على وجوب أن تسود ثقافة مبنية على معابير عالية من الأمانة والنزاهة المهنية. وأن يكون الالتزام جزءً لا يتجزأ من ثقافة البنك وإن يراعى أنه ليس مقصوراً على منسوبي وحدة الالتزام فقط، حيث تقع مسؤولية الالتزام على عاتق كل فرد من العاملين في البنك، وأن تكون هذه المسؤولية جزءاً لا يتجزأ من أعمال البنك وكافة النشاطات التشغيلية بما يحقق معايير عالية عند تنفيذ أعماله من خلال سعيه الدائم إلى مراعاة روح النظام ونصه. ويجب الأخذ في الاعتبار مراعاة نتائج ما يتخذه البنك من إجراءات ذات صلة بالمساهمين وعملائه وموظفيه ومحيطه في السوق قد تؤدي إلى حدوث ردود فعل سلبية بالغة الأثر على السمعة وتلحق به أضراراً حتى لو لم تكن مخالفة فعلية للأنظمة.
21- تعد معايير الثقة والنزاهة القيم الأساسية والمرتبة الأسمى في العلاقة بين البنك وعملائه، وأهم الركائز التي يبني عليها البنك سمعته لدى عملائه والجهات التي يتعامل معها. ويجب أن تكون حماية السمعة في كل ما يقوم به من نشاطات السمة الراسخة في ذهن المدراء والموظفين. ويتوجب عليهم التحلي بمستوى عالٍ من الثقة والنزاهة والمهنية عند قيامهم بالمهام الموكلة إليهم وأن تكون تصرفاتهم ملتزمة دوماً بنص وروح الأنظمة والتعليمات المنظمة للقطاع المصرفي ومنسوبيه.
22- تتخذ هذه المبادئ هيكلاً لحوكمة الالتزام في البنك مكون من المجلس ومسؤوليته اعتماد سياسة الالتزام والإشراف على إدارة مخاطر عدم الالتزام، وإدارة عليا ومسؤوليتها إدارة مخاطر عدم الالتزام، ووحدة الالتزام ومسؤوليتها التنسيق العام للالتزام ومساندة الإدارة العليا.
23- تحدد هذه المبادئ في بدايتها المسؤوليات الملقاة على عاتقي المجلس والادارة العليا تجاه الالتزام كأهمية أولى، يليها المبادئ التي يجب أن تدعم وحدة الالتزام لدى البنك.
24- تشمل أنظمة وقواعد ومعايير الالتزام مسائل مثل: التقيد بالمعايير المناسبة لممارسات السوق، وإدارة تعارض المصالح، ومعاملة العملاء بصورة عادلة. وضمان ملائمة المشورة المقدمة للعملاء، وتشمل مجالات محددة، مثل: مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومنع انتشار التسلح، ومبدأ اعرف عميلك، ومكافحة الاحتيال المالي، ومكافحة الفساد، ومعالجة بلاغات المخالفات.
25- تستند أنظمة وقواعد ومعايير الالتزام إلى مصادر متعددة وهي الأنظمة والتعليمات السارية على القطاع المصرفي تحت إشراف البنك المركزي، والأنظمة والتعليمات التي تشرف عليها الجهات الرسمية الأخرى ذات الاختصاص أو في البلدان الأخرى التي تمارس فيها البنوك أعمالها، والأعراف المصرفية السائدة، وقواعد ممارسة الأعمال التي تدعمها مؤسسات القطاع، والقواعد الداخلية للسلوك المطبقة على موظفي البنك، ومعايير النزاهة والسلوك الأخلاقي، والمتطلبات ذات الصلة الصادرة عن المنظمات والمجموعات الدولية المختصة برسم السياسات المنظمة للإشراف على المؤسسات المصرفية والمالية مثل. لجنة بازل للإشراف على البنوك وغيرها.
26- توجب مبادئ الالتزام أن تكون وحدة الالتزام مستقلة وأن يتم دعمها بالموارد بشكل كافٍ، وأن تحدد مسؤولياتها بشكل واضح، وأن تخضع أنشطتها لمراجعة مستقلة ودورية من وحدة المراجعة الداخلية، وفقاً لما سيرد في المبادئ من (5) إلى (8) أدناه في مزيد من التفصيل. التي تعكس جميعها فاعلية عمل وحدة الالتزام.
27- تعتبر وحدة ووظيفة الالتزام في البنوك أحد أهم أسس وعوامل نجاحها، كونها تلعب دورا أساسيا في المحافظة على سمعتها ومصداقيتها وعلى مصالح المساهمين والمودعين، وتوفير الحماية من العقوبات، وذلك من خلال قيامها ومساهمتها بما يلي:
- درء مخاطر عدم الالتزام، وبوجه خاص المخاطر النظامية ومخاطر السمعة ومخاطر العقوبات المالية.
- توطيد العلاقة مع الجهات الرقابية والإشرافية ومراعاة ملاحظاتها المبلغة لتلمس وتحديد جوانب القصور بشكل دوري ومعالجتها قبل تفاقمها.
- المساهمة في إرساء مبادئ نهج الإدارة والحوكمة السليمة في البنوك.
- التحقق من الالتزام بما يصدر من الجهات الإشرافية والرقابية خصوصاً والجهات المختصة عموما من أنظمة وتعليمات.
- إيجاد الآليات والأطر المناسبة لمكافحة جرائم غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومنع انتشار التسلح والاحتيال المالي والفساد وتقديم المرئيات والنصح والمشورة لمعالجة وتصحيح جوانب القصور والمخالفات.
- عمل الإجراءات اللازمة لمعالجة البلاغات الواردة من منسوبي البنك وأصحاب المصلحة عن المخالفات، المتسقة مع سياسة الإبلاغ عن المخالفات لدى المؤسسات المالية الصادرة عن البنك المركزي لضمان معالجة موضوعية وتصاعدية ورسم خطة إجراءات تصحيحية.
- المحافظة على القيم والممارسات المهنية في العمل المصرفي.
- رفع الوعي لدى موظفي البنك وتوضيح الإيجابيات والسلبيات بخصوص التزامهم ومخاطر عدم التزامهم بالأنظمة والتعليمات الصادرة عن الجهات الرقابية والاشرافية ذات العلاقة.
28- يجب على البنك تنظيم وحدة الالتزام لديه بحيث تكون الأولويات لإدارة مخاطر عدم الالتزام بطريقة تتماشى مع استراتيجية وحدة المخاطر لديه.
29- ينبغي إدراك أن مدى إطار الالتزام وتعدد وتشعب قواعد الالتزام ومصادرها يجعل المسؤولية عن إدارة مخاطر عدم الالتزام والتحقق من مستوى الالتزام ووضع الضوابط اللازمة لضمان الالتزام سواء على مستوى إجراءات العمل أو الأنظمة التقنية وحماية البيانات يقع على عاتق الإدارة العليا ووحدات العمل جميعاً (مجموعات وقطاعات الأعمال) من خلال القيام بما يلزم للمراجعة والتأكد من عملية التطبيق بشكل فعال ومستمر، ويقتصر دور وحدة الالتزام على حصر وإيصال وشرح الأنظمة والتعليمات إلى قطاعات الأعمال فور استلامها من الجهات الإشرافية والرقابية والجهات الأخرى ذات الاختصاص والحصول على تأكيد منها، والتأكد من تضمينها في السياسات والإجراءات والقيام بعملية المراقبة المستمرة وتحديد واكتشاف وتقييم مخاطر عدم الالتزام بشكل دوري والإبلاغ عن مخالفة أنظمة وقواعد ومعايير الالتزام ورفع التقارير في شأن مخاطر عدم الالتزام والمخالفات.
30- تسري مبادئ الالتزام على جميع البنوك التجارية العاملة في المملكة وفروعها ومكاتبها في البلدان الخارجية التي تمارس فيها أعمال مصرفية مالم تتعارض مع أنظمة وتعليمات تلك البلدان وتمثل الحد الأدنى اللازم لتحقيق فاعلية الالتزام عموما ووحدة الالتزام ووظيفته خصوصاً ويتوقع البنك المركزي إتباع ممارسات أعلى أخرى سليمة.
31- يجب قراءة هذه المبادئ والعمل بموجبها جنباً إلى جنب مع عدد من التعليمات ذات الصلة بأعمال الوحدة، على سبيل المثال لا الحصر الآتي:
- المبادئ الرئيسة للحوكمة في البنوك والمصارف العاملة في المملكة العربية السعودية.
- مبادئ السلوك وأخلاقيات العمل في المؤسسات المالية.
- دليل مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
- قواعد الحسابات البنكية.
- القواعد التنظيمية لعمل وحدات ولجان الاشراف الذاتي.
- دليل مكافحة الاحتيال المالي.
- إرشادات الرقابة الداخلية.
- إطار الحوكمة الشرعية للبنوك والمصارف المحلية العاملة في المملكة.
- سياسة الإبلاغ عن المخالفات لدى المؤسسات المالية.
- التعليمات الصادرة في شأن إدارة المخاطر.
- متطلبات التعيين في المناصب القيادية في المؤسسات المالية الخاضعة لإشراف البنك المركزي.
- تعليمات إسناد المهام إلى طرف ثالث.
- درء مخاطر عدم الالتزام، وبوجه خاص المخاطر النظامية ومخاطر السمعة ومخاطر العقوبات المالية.
المبادئ
مسؤوليات مجلس الإدارة تجاه الالتزام.
المبدأ (1) الإشراف على إدارة مخاطر عدم الالتزام
تقع مسؤولية الإشراف الفعال على إدارة مخاطر عدم الالتزام في البنوك المحلية على عاتق المجلس وفي فروع البنوك الأجنبية على عاتق الرئيس التنفيذي / مدير الفرع، وللقيام بهذه المسؤولية يجب القيام بالتي:
32- اعتماد سياسة فاعلة للالتزام والإشراف علها تتضمن بنودها كحد أدنى ما يلي:
- 1- إنشاء وحدة الالتزام دائمة وفعالة وتحديث تنظيمها من وقت لآخر.
2- تعزيز ثقافة الالتزام ومسؤوليات الموظفين والعقاب في حالة الإهمال والمستويات التي يجب الوصول إليها.
- 3- دعم وتعزيز قيم الأمانة والنزاهة في كافة أرجاء البنك.
- 4- التعهد الكلي والشامل في سياسات البنك جميعا بالالتزام بالأنظمة والتعليمات.
- 5- المتطلبات اللازمة المناسبة لإدارة الأمور المتعلقة بمخاطر عدم الالتزام.
- 6- آلية الإشراف على تنفيذ السياسة بما في ذلك التأكد من المواضيع المتعلقة بالالتزام والتوصل للحلول بشأنها من قبل الإدارة العليا بسرعة وفاعلية وذلك بمساعدة وحدة الالتزام.
- 7- التعهد بتوفير الموارد الكافية بصفة دائمة لوحدة الالتزام.
- 8- إعطاء وحدة الالتزام الاستقلالية اللازمة وفق المبدأ (5).
- 9- تحديد مسؤوليات مهام وحدة الالتزام بدقة.
- 10- مراجعة وحدة المراجعة الداخلية نشاطات وحدة الالتزام ومخاطر عدم الالتزام بصورة دورية.
- 11- الإشراف المستمر على الجهود المبذولة نحو تنفيذ سياسة الالتزام بالأنظمة والتعليمات ومستوى الأداء الذي تم تحقيقه من خلال تقارير دورية، وتقييم نشاطات وحدة الالتزام، والتعرف على نقاط الضعف، والجهود المبذولة ني مجال التدريب والتوعية.
33- أن يقوم المجلس أو لجنة منبثقة عنه ومفوضة منه على الأقل -مرة واحدة سنوياً- بتقييم مدى فاعلية إدارة مخاطر عدم الالتزام في البنك.
34- اعتماد تحديث سياسة الالتزام من وقت لآخر لزيادة فاعلية وكفاءة الالتزام، وبما يتوافق مع التعليمات الصادرة عن البنك المركزي في شأن تحديث السياسات.
35- اعتماد تقرير الالتزام السنوي وتزويد البنك المركزي بنسخة منه. - 1- إنشاء وحدة الالتزام دائمة وفعالة وتحديث تنظيمها من وقت لآخر.
مسؤوليات الإدارة العليا تجاه الالتزام.
المبدأ (2) مبدأ عام: الإدارة الفعالة لمخاطر عدم التزام
المبدأ (3) إعداد وتحديث سياسة الالتزام واعتمادها، والمسئولية والعقوبات، والرقابة والتقارير لمخاطر عدم الالتزام
يقع على عاتق الإدارة العليا في البنك مسؤولية إعداد سياسة للالتزام وتحديثها واعتمادها من المجلس ونشرها، وضمان التقيد بها، ورفع التقارير في شأن إدارة مخاطر عدم الالتزام إلى المجلس.
المسؤولية عن إعداد وتحديث وإبلاغ سياسة الالتزام
37- يقع على عاتق الإدارة العليا في البنك مسؤولية إعداد وتحديث سياسة الالتزام لإدارة أمور الالتزام واعتمادها من المجلس في البنوك المحلية والمسؤول الأول في الفرع بالنسبة لفروع البنوك الأجنبية وإبلاغها إلى قطاعات البنك جميعا على أن تشتمل على ما يلي:
- (1) مبادئ الالتزام التي يجب أن تلتزم بها وحدات العمل ومنسوبيها.
(2) شرح الإجراءات الرئيسة التي يتم من خلالها تحديد وإدارة مخاطر عدم الالتزام من خلال كافة مستويات منظومة البنك.
- (3) تعزيز الوضوح والشفافية من خلال التمييز ما بين المعايير العامة السارية على جميع الموظفين والمعايير والإجراءات الخاصة التي ينحصر تطبيقها على مجموعات معينة فقط من الموظفين.
المسؤولية عن التقيد بسياسة الالتزام واتخاذ الإجراءات التصحيحية وتطبيق العقوبات
38- يقع على الإدارة العليا واجب التأكد من التقيد بسياسة الالتزام والتأكد من اتخاذ الإجراء التصحيحي والتأديبي المناسب في حال مخالفة سياسة الالتزام.
الرقابة والتقارير
39- يقع على الإدارة العليا وبمساعدة وحدة الالتزام, مسئولية القيام بما يلي:
- تحديد مخاطر عدم الالتزام الرئيسة التي تواجه البنك ووضع الخطط لإدارتها، وتقييمها وذلك على الأقل مرة واحدة سنوياً. ويجب أن تعالج هذه الخطط أي أوجه قصور في السياسة أو الإجراءات أو التطبيق أو التنفيذ، تتعلق بمدى فاعلية إدارة مخاطر عدم الالتزام القائمة، علاوة على تحديد مدى الحاجة إلى أي سياسات أو إجراءات إضافية للتعامل مع مخاطر عدم الالتزام الجديدة التي يحددها التقييم السنوي لمخاطر عدم الالتزام.
- تقديم تقارير مكتوبة إلى المجلس أو اللجنة المنبثقة عنه والمفوضة عنه، تلقي الضوء على إدارة البنك لمخاطر عدم الالتزام لديه وذلك مرة واحدة على الأقل سنوياً، وذلك بهدف دعم أعضاء المجلس في اتخاذ قرار واعٍ مبنيا على معلومات صحيحة حول مدى فاعلية إدارة البنك لمخاطر عدم الالتزام.
- التبليغ الكتابي الى المجلس أو اللجنة المنبثقة عنه المفوضة منه على الفور عن أي حالات إخفاقات أو قصور او مخالفات جوهرية لعدم الالتزام (مثلاً: حالات عدم الالتزام التي قد تجلب مخاطر كبيرة يترتب عليها عقوبات قانونية أو تنظيمية، أو خسارة مالية جسيمة، أو الإضرار بالسمعة وفقدها).
- (1) مبادئ الالتزام التي يجب أن تلتزم بها وحدات العمل ومنسوبيها.
المبدأ (4) المسؤولية عن تأسيس وتطوير وحدة الالتزام
تقع على عاتق الإدارة العليا بموجب سياسة الالتزام المعتمدة من المجلس مسؤولية تأسيس وتطوير وحدة للالتزام دائمة وفعالة داخل البنك، وفقا لما يلي:
تأسيس ودعم وتطوير وحدة الالتزام
40- كمطلب أساسي من متطلبات الالتزام، يجب على الإدارة العليا في البنوك المحلية وبموجب سياسة الالتزام المعتمدة من المجلس أن تنشئ وتدعم وتطور وحدة التزام مستقلة ودائمة وفعالة تتولى تطبيق مهام الالتزام وتتمتع بصلاحيات ومسئوليات كافية لمتابعة الالتزام. ووحدة أو رئيس التزام مستقل وظيفياً في المستوى الإداري الأول التابع للمسئول الأول بالنسبة لفروع البنوك الأجنبية. وان يتم توضيح دور وحدة الالتزام لجميع الموظفين، وتحثهم على استشارتها حول أمور الالتزام.
الاعتماد على وحدة الالتزام
41- يجب على الإدارة العليا اتخاذ التدابير اللازمة لضمان اعتماد البنك على وحدة التزام دائمة وفعالة، تلتزم وتؤدي المهام المنوطة بها وفق "مبادئ مهام وحدة الالتزام" المذكورة لاحقاً.
التنسيق والتجانس مع وحدات العمل الأخرى
42- إن تحقيق الالتزام يتوجب من الإدارة العليا أن تقوم بإيجاد مناخ من الثقة والتجانس في العلاقة بين وحدة الالتزام وبقية وحدات العمل الأخرى والدور الذي تؤديه وأن تتخذ التدابير والتنسيق اللازمين لتسهيل ذلك.
تعيين رئيس الالتزام ومسئولي وموظفي وحدات الالتزام
43- يخضع اختيار وترشيح رئيس الالتزام ومسئولي وحدات العمل في وحدة الالتزام لمتطلبات التعيين في الوظائف القيادية الصادرة عن البنك المركزي وما قد يصدره االبنك المركزي في هذا الشأن. وتقع مسئولية اختيار موظفي وحدات العمل في وحدة الالتزام على عاتق رئيس الالتزام وفقاً لمتطلبات التوظيف والتعيين الداخلية المعتمدة في البنك. مبادئ وحدة الالتزام
تصف وتتضمن المبادئ الرئيسة من المبدأ رقم (5) إلى المبدأ رقم (8) تفصيل للممارسات والمتطلبات والتطبيقات الصحيحة اللازمة لهذه الوحدة. إلا أن الأساليب التي يتم بها تنفيذ هذه المبادئ تعتمد على العديد من العوامل مثل حجم البنك، طبيعة ودرجة تعقيد ما يقوم به البنك من أعمال ومداه الجغرافي، والنطاق النظامي والتعليمات التي يعمل في سياقها.
المبدأ (5) الاستقلالية
44- يجب أن تتمتع وحدة الالتزام في البنك بالاستقلالية.
مفهوم استقلالية وحدة الالتزام
45- يقصد بمفهوم الاستقلالية في هذا المبدأ "استقلالية وحدة الالتزام من التدخل الخارجي من وحدات عمل أخرى في أداء مهام الالتزام أو التأثير عليها". ولا يعني هذا المفهوم عدم عمل وحدة الالتزام بشكل وثيق مع وحدات الأعمال الأخرى المختلفة بما يخدم الالتزام، وإنما يجب أن تكون علاقة العمل تعاونية بين وحدة الالتزام ووحدات العمل الأخرى وداعمة لتحديد مخاطر عدم الالتزام وإدارتها في مرحلة مبكرة. ويجب أن تعد العناصر المختلفة الموضحة أدناه إجراءات وقائية تساعد على ضمان فاعلية وحدة الالتزام. وبغض النظر عن علاقة العمل الوثيقة بين وحدة الالتزام ووحدات العمل، وإلى حد ما، تعتمد الطريقة التي يتم فيها تنفيذ الإجراءات الوقائية على المسؤوليات المحددة لموظفي وحدة الالتزام كل على حده.
عناصر مفهوم الاستقلالية
46- يتضمن مفهوم الاستقلالية أربعة عناصر ترتبط ببعضها بعضا، واجبة التطبيق وفق الآتي:
- العنصر الأول: أن يكون لوحدة الالتزام صفة رسمية في البنك.
العنصر الثاني: أن يرأس وحدة الالتزام في البنوك المحلية مسئول تنفيذي في المستوى الإداري الأول وفي فروع البنوك الأجنبية مسئول في المستوى الإداري الأول التابع للمسؤول الأول في الفرع، تتضمن مسؤوليته العامة تنسيق إدارة مخاطر الالتزام لدى البنك.
- العنصر الثالث: ألا يوضع منسوبي وحدة الالتزام -وبالأخص رئيس الالتزام- في مركز وظيفي ينطوي عليه إمكانية أي تعارض في المصالح بين مسؤولياتهم المتعلقة بالالتزام وأي مسؤوليات أخرى قد يحملها المركز الوظيفي.
- العنصر الرابع: أن يتمتع منسوبي وحدة الالتزام جميعا في نطاق القيام بمهامهم الوظيفية بحق وصلاحية الاطلاع والوصول لكافة المعلومات، والسجلات، والملفات ومخاطبة موظفي البنك بالقدر الذي يلزم لتنفيذ مسؤولياتهم.
الصفة التنظيمية الرسمية لوحدة الالتزام
47- يجب أن يكون لوحدة الالتزام صفة رسمية داخل البنك يمنحها المكانة المناسبة والسلطة والاستقلالية المناسبة، على أن يكون ذلك مدرجاً في سياسة الالتزام للبنك أو في وثيقة رسمية مرتبطة بالسياسة. ويجب إطلاع موظفي البنك جميعا على مستند تحديد تلك الصفة.
البنود الرئيسة للوثيقة التنظيمية لوحدة الالتزام
48- يجب أن تتضمن بنود الوثيقة التنظيمية لوحدة الالتزام المرتبطة بسياسة الالتزام كحد أدنى المتطلبات الآتية:
- (1) دور وحدة الالتزام ومسؤولياتها.
(2) الإجراءات اللازمة لضمان استقلالية وحدة الالتزام.
- (3) علاقة وحدة الالتزام بوحدات المخاطر الأخرى داخل البنك، وعلاقتها بوحدة المراجعة الداخلية.
- (4) طريقة توزيع مسؤوليات الالتزام في الحالات الاستثنائية التي يسمح فيها - لأسباب فنية أو تخصصية أو عدم وجود علاقة بمخاطر عدم الالتزام بشكل كبير مثلا - أن تكون بعض مسؤوليات الالتزام مسندة إلى موظفين في بعض وحدات العمل الأخرى مع عملهم الأساسي في تلك الوحدات ومنها على سبيل المثال، الموارد البشرية، الشؤون الإدارية، الفروع، وما شابهها، وأن تكون وفق إجراءات محددة توضح دور وصلاحيات تلك الوحدات والمسؤولين المحددين فيها.
- (5) حق وحدة الالتزام في الوصول إلى المعلومات والسجلات والبيانات اللازمة للقيام بمسؤولياتها، وما يجب على موظفي البنك في المقابل من تعاون في تقديمها.
- (6) حق وحدة الالتزام في إجراء التحقيقات اللازمة من قبلها أو بتفويض منها لأي عمليات مخالفة محتملة أو قصور في تطبيق سياسة الالتزام وحقها في تعيين أو طلب خبراء خارجيين للقيام بذلك إذا لزم الأمر.
- (7) حق وحدة الالتزام في حرية التعبير والإفصاح عن نتائج التحقيقات إلى الإدارة العليا، وعند الضرورة للمجلس أو للجنة المنبثقة عنه المفوضة منه.
- (8) الالتزامات الرسمية لوحدة الالتزام الخاصة برفع التقارير إلى الإدارة العليا.
- (9) حق وحدة الالتزام في الوصول المباشر إلى المجلس أو لجنته المنبثقة عنه والمفوضة منه.
رئيس الالتزام
المستوى الوظيفي
49- يجب على كل بنك محلي أن يعين رئيسا تنفيذياً للالتزام، وعلى كل فرع بنك أجنبي أن يعين رئيساً بدرجة عالية في المستوى الإداري الأول التابع مباشرة للمسؤول الأول للفرع، تتضمن مسؤوليته العامة تنسيق عملية تحديد مخاطر عدم الالتزام لدى البنك والمشورة عن إدارتها، والإشراف على أنشطة مسئولي وموظفي الالتزام في وحدة الالتزام.
الارتباط الوظيفي
50- يجب أن يكون رئيس الالتزام في المستوى الإداري الأول للبنك ومرتبط مباشرة بالمسؤول الأول فقط في الإدارة العليا للبنوك المحلية (العضو المنتدب / الرئيس التنفيذي/ المدير العام) وبالمسئول الأول في الفرع بالنسبة لفروع البنوك الأجنبية (حسب مسمى الوظيفة الأعلى في الفرع)، ويجب ألّا يتولى رئيس الالتزام أي مسؤوليات وظيفية أخرى مباشرة وغير مباشرة متصلة بأحد أنشطة العمل المصرفي، وأن يكون له صلاحية رفع التقارير والإخطارات المهمة إلى المجلس أو لجنته المنبثقة عنه المفوضة منه عند اكتشاف أية نقاط ضعف أو قصور أو مخالفات جسيمة، ودون خشية من ردود الأفعال السلبية ضده من الإدارة ووحدات العمل الأخرى أو من العاملين في البنك. مع التأكيد على عدم اتخاذ أي إجراءات ضده عند رفع التقارير.
إبلاغ أعضاء المجلس بالتعيين والتغيير
51- يجب إبلاغ أعضاء المجلس كافة بالنسبة للبنوك المحلية عند تولي أو تغيير (استقالة، تغيير لوظيفة أخرى، تقاعد، إنهاء الخدمة...الخ) رئيس الالتزام لمنصبه، مع توثيق وذكر السبب بالنسبة للتغيير.
عدم ممانعة البنك المركزي على التعيين والتغيير
52- يجب حصول البنك على عدم ممانعة البنك المركزي على تولي رئيس الالتزام لمنصبه -بموجب متطلبات التعيين في الوظائف القيادية- ويجب أيضا عدم ممانعتها في حال ترك منصبه (استقالة – تغيير لوظيفة أخرى - إنهاء الخدمة.. الخ)، مع توثيق وذكر السبب للتغيير.
إبلاغ الجهات الرقابية في الدول المستضيفة
53- فيما يتعلق بالبنوك المرخصة بمزاولة أنشطة مصرفية على المستوى الدولي التي لديها مسئولو التزام من تلك الدول، يتعين إبلاغ الجهة الرقابية في الدول المستضيفة بانضمام رئيس الالتزام أو مغادرته في حال أن تعليمات الدول المستضيفة تنص على وجوب الابلاغ.
ارتباط مسؤولي وموظفي وحدة الالتزام برئيس الالتزام
54- يجب أن يكون الارتباط الوظيفي لمنسوبي وحدة الالتزام جميعا ارتباطا مؤدياً إلى رئيس الالتزام بما يمكن الوحدات في وحدة الالتزام من الوفاء بجميع المسئوليات وباستقلالية عن باقي وحدات العمل الأخرى في البنك، وبالنسبة لمسئولي الالتزام في وحدات العمل الأخرى المكلفين بمهام الالتزام في تلك الوحدات فان ارتباطهم وظيفيا يكون بوحدات العمل تلك، ويجب في الوقت نفسه الأخذ في الاعتبار أن لهم أيضاً تسلسلاً وظيفياً إلى رئيس الالتزام فيما يتعلق بمسئولياتهم وتقاريرهم تجاه الالتزام في تلك الوحدات وبما يحقق له الوفاء بمسئولياته. ومن أجل تفادي ازدواجية التسلسل الوظيفي، يتعين أن يكون مسار التسلسل الوظيفي لمسئولي الالتزام إلى رئيس الالتزام بخصوص مخاطر عدم الالتزام مساراً مسيطرا ً وملزماً.
الاجتماعات الدورية
55- أن يكون لرئيس الالتزام صلاحية عقد اجتماعات دورية مع كبار موظفي الإدارة العليا ومع رؤساء وحدات العمل المختلفة وذلك لمناقشة تطبيق الالتزام وفقاً للأنظمة والتعليمات الخاصة بالعمليات والنشاطات لكل مجموعة أو إدارة أو قطاع. وأن توثق الاجتماعات بشكل رسمي. ومن الملائم ألا يقوم أي من كبار موظفي الإدارة العليا ورؤساء وحدات العمل بإيفاد من ينوب عنهم في تلك الاجتماعات حيث أن مشاركتهم الفعالة في الاجتماعات مع رئيس الالتزام دليلٌ جدي على الآتي:
- قدوة الدور القيادي.
- فهم مسئولياتهم تجاه الالتزام.
- تأكيدهم الدائم على الالتزام.
- دعمهم لعملية الالتزام.
تفويض رئيس الالتزام بعض مسؤولياته
56- يمكن للمسؤول عن وحدة الالتزام أن يفوض بعض صلاحياته لبعض من يراه من الموظفين العاملين في البنك للقيام ببعض المهام المتعلقة بوظيفة الالتزام، مثل وحدة الخزينة، وحدة فروع ومكاتب البنك في الخارج. ويعتبر أي موظف يتم تفويضه للقيام بهذه المهام بمثابة مساعد لرئيس الالتزام وتحت سلطته فيما يتعلق بمخاطر عدم الالتزام مع تمتعه بكامل الاستقلالية عند القيام بمهام البنك الأخرى. ويجب أن يؤخذ حجم البنك وطاقته العملية في الاعتبار. وأي تفويض يقوم به رئيس الالتزام لا يعفيه من المسؤولية حيث يبقى مسؤولاً عن كافة مهام وظيفة الالتزام أمام الجهات ذات العلاقة.
تعارض المصالح
57- لكيلا تتقوض استقلالية ومهنية العمل لرئيس الالتزام وموظفي وحدة الالتزام يجب ألا يتولوا إلا مسؤوليات وحدة الالتزام فقط. وبالنسبة لمسئولي الالتزام في وحدات العمل الأخرى المكلفين بمهام رقابة عدم الالتزام في تلك الوحدات - إن وجدوا - يجب عليهم تفادي تعارض المصالح. والالتزام بالإفصاح عن أي حالة قد يترتب عليها تعارض المصالح.
58- لكيلا تتقوض استقلالية رئيس وموظفي وحدة الالتزام يجب ألا تعتمد مكافآتهم المالية على الأداء المالي لنشاط العمل الذي ينفذون في حقه مسؤوليات الالتزام، ويستثنى من ذلك ارتباط المكافآت المالية بالأداء المالي للبنك ككل. وفي جميع الأحوال يجب أن يكون الاعتماد النهائي لمكافأة رئيس وموظفي وحدة الالتزام من المجلس او اللجنة المنبثقة منه.
صلاحية الوصول المباشر إلى المعلومات والموظفين
59- لكي تدار وظيفة الالتزام وفق مسئولياتها في بنود وثيقة الالتزام التنظيمية وفي جميع الأوقات وعلى مختلف المستويات الإدارية في البنك التي قد توجد فيها مخاطر عدم الالتزام وبالفاعلية التي تساعد على إدارة المخاطر، يجب أن يكون لوحدة الالتزام - ودون انتظار الأوامر أو التوجيهات - الحق والقدرة والصلاحيات الرئيسة الآتية:
- (1) مخاطبة أي موظف والوصول إلى أي معلومات وسجلات وملفات ضرورية تمكنها من القيام بمسؤولياتها.
- (2) إنجاز مسؤولياتها من تلقاء نفسها في جميع وحدات العمل في البنك التي يوجد بها مخاطر عدم التزام، ولا بد أن يكون لها الحق في إجراء تحقيقات حول أي مخالفات محتملة لسياسة الالتزام، والحق في طلب مساعدة المختصين داخل البنك (مثلاً: الشؤون القانونية أو المراجعة الداخلية) أو توظيف أو طلب أخصائيين من خارج البنك لأداء هذه المهمة أو المساعدة فيها عند الاقتضاء.
- (3) حرية إبلاغ الإدارة العليا بأي مخالفات أو تجاوزات محتملة تظهر من خلال تحقيقاتها، دون الخشية من ردود الأفعال أو الاستياء من وحدات العمل أو موظفين آخرين.
- (4) على الرغم أن التبعية الإدارية لوحدة الالتزام واجبة أن تكون للرئيس التنفيذي / العضو المنتدب/ المدير العام، إلا أنه واجباً أيضاً أن يكون لها الحق في التخاطب والتواصل المباشر مع المجلس أو لجنته المنبثقة عنه والمفوضة منه، متجاوزة بذلك ما تقتضيه التبعية الإدارية المعتادة، عند الاقتضاء.
- (5) التقاء رئيس الالتزام بالمجلس أو لجنته المنبثقة عنه المفوضة منه مرة في العام على أقل تقدير، لأن ذلك من شأنه أن يساعد المجلس أو لجنته على تقييم مدى قدرة وفاعلية إدارة البنك لمخاطر عدم الالتزام لديه.
- (6) وجوب أن يبلغ رئيس الالتزام البنك المركزي/الإدارة العامة للرقابة على البنوك فوراً ومباشرة عند الوصول إلى مؤشرات قوية عن وجود قصور واضح ومهم أو تجاوزات ومخالفات جسيمة تتعلق بمخاطر عدم الالتزام وتضر بسمعة القطاع المصرفي ويجب علم البنك المركزي بها.
- العنصر الأول: أن يكون لوحدة الالتزام صفة رسمية في البنك.
المبدأ (6) الموارد
يجب أن يوفر البنك لوحدة الالتزام الموارد اللازمة لأداء مسؤولياتها بفاعلية.
الموارد وفاعلية تحقيق المهام60- يجب أن تكون الموارد اللازم توافرها لوحدة الالتزام كافية ومناسبة على حد سواء لضمان تنسيق إدارة مخاطر عدم الالتزام داخل البنك بشكل فعال.
كفاية الموارد ومناسبتها
61- يجب أن يتوافر لدى وحدة الالتزام موظفون يتمتعون بالمؤهلات والخبرات والصفات الشخصية والمهنية الضرورية والمناسبة للقيام بواجباتها المحددة، ولا بد أن يتمتع موظفي وحدة الالتزام بالفهم السليم للأنظمة والتعليمات وتأثيرها الفعلي على عمليات البنك. إضافة إلى ذلك، يجب المحافظة على المهارات المهنية لموظفي وحدة الالتزام وتطويرها، وخاصة فيما يتعلق بمواكبة التطورات في مجال الأنظمة والتعليمات والتقنيات، وذلك من خلال التعليم والتدريب بشكل دوري ومنتظم.
مسؤولية توفير الموارد وأثرها
62- تقع مسؤولية توفير الموارد المالية والبشرية والفنية اللازمة وتوجهها نحو عملية الالتزام على عاتق المجلس بموجب السياسة المعتمدة والإدارة العليا عند تنفيذها وإدارتها لمخاطر عدم الالتزام وتطويرها. وينبغي الأخذ في الاعتبار أن ارتفاع تكاليف الالتزام (خطط التطوير) تؤدي إلى زيادة فاعلية تحديد المخاطر وقياسها كمياً ونوعياً ومتابعتها والرقابة عليها وبالتالي زيادة أعلى في الأرباح وتنسيق الأعمال وتوافقها وجودتها، لذا يجب إجراء تقييم دوري للوقوف على كفاية الموارد البشرية والتقنية وما إذا كان هناك حاجة لدعمها وتطويرها بما يضمن توجيه عملية الالتزام، بالفاعلية والكفاءة المطلوبتين.
المبدأ (7) مسؤوليات وحدة الالتزام
مساعدة الإدارة العليا في تطبيق الالتزام
63- تقع المسئولية عن الالتزام وإدارة مخاطر عدم الالتزام في البنك على عاتق الإدارة العليا، وتتركز وتقتصر مسئولية وحدة الالتزام على مساعدة الإدارة العليا على إدارة مخاطر عدم الالتزام التي يواجهها البنك والتعامل معها بفاعلية (المشورة والنصح والمراقبة والرصد). بحيث يشرف رئيس الالتزام على تنفيذ مهام وظيفة الالتزام، وتتلخص مسؤولياته في تطبيق برنامج الالتزام المشتمل على الأهداف والمشاريع وغيرها من المهام المعتمدة التي سيتم العمل علها خلال العام اللازمة لفاعلية ودور الالتزام والمنسقة مع استراتيجية المخاطر في البنك، وفي حال تنفيذ بعض مسؤولياته بواسطة موظف في وحدات عمل مختلفة (مسئولي التزام)، يجب في هذه الحالة توضيح توزيع المسئوليات الموكلة بدقة.
64- تقع مسئولية معالجة وتصحيح أوجه القصور والمخالفات التي تتوصل إليها وحدة الالتزام على عاتق الإدارة العليا ورؤساء وحدات الأعمال المرصود لديها جوانب القصور والمخالفات. ويقتصر دور وحدة الالتزام على تقديم النصح والمشورة والمتابعة مع رؤساء وحدات الاعمال ورفع تقارير في حال وجود قصور في المعالجة والتصحيح.
إبلاغ الأنظمة والتعليمات ومراقبة الالتزام بتطبيقها
65- يجب اطلاع الإدارة العليا في البنك ووحدات الأعمال المختلفة بالشكل والوقت المناسبين على الأنظمة الصادرة والتعليمات المبلغة عن البنك المركزي وغيرها من الجهات الرسمية الداخلية ذات العلاقة، والجهات الرسمية الخارجية، (كالدول والمنظمات ذات الصلة بالتنظيم المصرفي)، وحفظها ضمن قاعدة البيانات، والمحافظة على توافرها بشكل دائم ومتاح، والتأكد من توافق أدلة السياسات والإجراءات والمنتجات والخدمات المقدمة والنماذج والعقود المستخدمة ونماذج الدعاية والتسويق والإعلان مع الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة. ومما ينبغي تأكيده أهمية فهم التعليمات المبلغة وطلب أي توضيحات أو شرح عند الحاجة من وحدة الالتزام في البنك أو من البنك المركزي (من خلال وحدة الالتزام)، ولن يعفى البنك من العقوبات النظامية ضده عند التطبيق الخاطئ للتعليمات.
66- يجب على وحدات الأعمال المختلفة جميعا في البنك استيفاء موافقة وحدة الالتزام على طرح المنتجات والخدمات التي سيقدمها البنك لعملائه، وذلك قبل التقدم لأخذ موافقة البنك المركزي، ويجب أن يكون تقديم طلب موافقة / عدم ممانعة البنك المركزي عليها مقدم للبنك المركزي من رئيس وحدة الالتزام فقط.
67- يجب مشاركة وحدة الالتزام في عملية اتخاذ القرار عند إسناد المهام إلى طرف ثالث، وذلك للتأكد من عدم تعارض ذلك مع أي تعليمات صادرة عن البنك المركزي أو جهات أخرى ذات صلاحية.
التنظيم للمسؤوليات
68- لا تنفذ مسؤوليات الالتزام كافة بواسطة وحدة الالتزام. حيث يمكن القيام ببعض مهام الالتزام عن طريق موظفين في وحدات البنك المختلفة وفروعه الخارجية (مسؤولي الالتزام) ويقوم رئيس الالتزام بالإشراف على عمل هؤلاء الموظفين عن طريق تنظيم يقره المجلس أو لجنة منبثقة عنه ومفوضة منه.
69- تتضمن الهياكل التنظيمية للبنوك وحدات رقابية متخصصة تتطلب خبرات وكفاءات متخصصة مثل وحدة مراقبة مخاطر الائتمان ووحدة أمن المعلومات ووحدة المالية، لذا يقع على تلك الوحدات الرقابية المتخصصة مسؤولية تطبيق متطلبات الالتزام ذات العلاقة بأعمالها ومهامها المتخصصة، على سبيل المثال (الضريبة، الزكاة، مخاطر الائتمان، مخاطر السوق، المخاطر التشغيلية، أمن المعلومات، ... وغيرها من الأعمال المتخصصة) ويقتصر دور وحدة الالتزام تجاه أعمال ومهام تلك الوحدات على الحصول على التأكيدات اللازمة والمستندات والوثائق من تلك الوحدات بقيامها بمسئولياتها تجاه الالتزام والدور المطلوب منها الذي يكفل الالتزام مالم يتم تعيين خبرات وكفاءات متخصصة لدى وحدة الالتزام لتطبيق متطلبات الالتزام ذات العلاقة بأعمال ومهام تلك الوحدات، ويجب أن توثق تلك المسؤوليات من خلال سياسة الالتزام بما يكفل منع أي تداخل قد ينشأ بسبب تشابه الأدوار الرقابية فيما بين تلك الوحدات ووحدة الالتزام.
70- لكي تكون الآليات كافية لضمان قدرة رئيس وموظفي وحدة الالتزام على القيام بمسؤولياتهم بفعالية، يجب أن يكون لوحدة الالتزام حق الطلب من وحدة الشؤون القانونية في البنك الآتي:
- إبداء المشورة لها حول الأنظمة وصياغة التعليمات لصالح وحدة الالتزام، وكذلك إعداد التوجهات اللازمة للموظفين، بينما تأخذ وحدة الالتزام على عاتقها التركيز على مراقبة الالتزام والتعليمات والسياسات والإجراءات واعداد ورفع تقاريرها في هذا الشأن الى الإدارة العليا.
- إجراء التحقيق في شأن أوجه القصور والمخالفات فيما يتعلق بتطبيق الأنظمة والتعليمات ذات الصلة بمهام وأعمال وحدات وحدة الالتزام جميعا.
- إبداء الرأي القانوني نحو نتائج التحقيقات الذي تقوم به وحدة الالتزام من قبلها من وقت لآخر.
المشورة
71- يجب على وحدة الالتزام تقديم المشورة للإدارة العليا فيما يتعلق بأنظمة وقواعد ومعايير الالتزام، ويشمل ذلك إفادتهم بآخر التطورات محليا ودوليا في هذا المجال. وتتضمن المهمة الاستشارية تعاون منسوبي وحدة الالتزام عن قرب مع وحدات أعمال البنك، وتقديم الدعم لها بالمشورة في عملياتها اليومية. وعلى وحدة الالتزام تقديم المشورة في مجال الالتزام والعمل كحلقة اتصال فيما يتعلق بجميع استفسارات منسوبيه ذات العلاقة بالالتزام.
الإرشاد والتوعية
72- أن تدريب وتثقيف جميع منسوبي البنك على الأنظمة والتعليمات ذات الصلة بمسؤولياتهم الفردية جزءً أساسياً من مسؤولية الإدارة العليا في مساعيها لغرس ثقافة الالتزام وتشجيعهم على إبلاغ وحدة الالتزام عن أي مخالفات للتعليمات، لذا يجب على وحدة الالتزام مساعدة الإدارة العليا بصفة مستمرة وبشكل استباقي في تحقيق الآتي:
- توعية الموظفين في شأن مسائل الالتزام والمخالفات المتوقعة استنادا الى أنهم خط الدفاع الأول، والعمل بصفتها نقطة اتصال داخل البنك للرد على التساؤلات الواردة من موظفي البنك بشأن الالتزام.
- إعداد دليل إرشادي مكتوب للموظفين يتناول التطبيق المناسب للأنظمة ذات الصلة بالالتزام وقواعده ومعاييره من خلال السياسات والإجراءات، وإعداد الوثائق الإرشادية الأخرى، مثل: أدلة الالتزام، وقواعد داخلية للسلوك، وأدلة إرشادية عملية.
- أن يشتمل برنامج التدريب والتوعية السنوي لجميع الموظفين على الالتزام على خطة تلبي احتياجات البنك بصفة مستمرة، تكون قابلة للتعديل الفوري في حال بروز مسائل جديدة أو ملاحظات أو تغييرات جوهرية أو تحديثات ينبغي تغطيتها في الأنظمة والتعليمات أو معدل دوران مرتفع للموظفين وعند الحاجة لتكرار عملية التدريب، وذلك وفق أساليب تدريب متاحة داخل البنك أو خارجه لجميع الموظفين، وعلى وجه الخصوص الجدد منهم لتعريفهم بمتطلبات الالتزام المتعلقة بالعمليات البنكية التي سيقومون بمزاولتها قبل مباشرتهم لمهام عملهم، والمتعاملين منهم مع الجمهور بشكل مباشر الذين ينبغي تذكيرهم من وقت لآخر ببعض المتطلبات ومنها على سبيل المثال لا الحصر التعليمات المتعلقة بخدمات البيع والتسويق ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب والعناية الواجبة والإبلاغ عن العمليات المشبوهة والابلاغ عن المخالفات الداخلية.
تحديد مخاطر عدم الالتزام وقياسها وتقييمها
تحديد المخاطر
73- يجب أن تكون وحدة الالتزام سباقة في تحديد وتوثيق وتقييم مخاطر عدم الالتزام ذات الصلة بنشاطات البنك (مخاطر نظامية، أو مخاطر مالية، أو مخاطر سمعة، أو مخاطر استراتيجية)، ويشمل ذلك تطوير المنتجات الجديدة وممارسات العمل والأنواع الجديدة من الأعمال أو علاقات العملاء المزمع إنشاؤها أو التغييرات الجوهرية في طبيعة هذه العلاقات. وإذا كان في البنك لجنة منتجات جديدة، فيجب أن يشارك ممثلين من منسوبي وحدة الالتزام في تلك اللجنة.
قياس المخاطر
74- يجب أن تقوم وحدة الالتزام بدراسة طرق "لقياس مخاطر عدم الالتزام" كميا ونوعيا (مثل مؤشرات الأداء فيما يتعلق بتطبيق الالتزام) واستخدام هذه المقاييس لدعم تقييم مخاطر عدم الالتزام وتخفيضها والعمل على معالجتها. ويمكن استخدام التقنية كوسيلة لوضع مؤشرات الأداء من خلال تجميع أو تصفية البيانات التي يمكن أن تكون مؤشرا على مخاطر عدم التزام محتملة (على سبيل المثال لا الحصر، تزايد عدد شكاوى العملاء، أو تزايد حالات الاحتيال، أو البلاغات، والعقوبات والجزاءات التي جرى ايقاعها، والمدفوعات وغيرها).
تقييم المخاطر
75- يجب أن تقوم وحدة الالتزام بتقييم ملاءمة سياسة الالتزام وأدلة السياسات والإجراءات في البنك، والمتابعة الفورية لأي أوجه قصور يتم تحديدها، وتضع - عند الضرورة والقدرة الفنية – مقترحات لإجراء التعديل، وحث ومتابعة الإدارات المعنية بإجراء التعديل والتصحيح.
المراقبة والاختبار ورفع التقارير
76- يجب أن تقوم وحدة الالتزام بالمراقبة المستمرة للالتزام واختباره عن طريق إجراء اختبارات كافية ونموذجية له ويجب رفع نتائج اختبارات الالتزام حسب تبعيتها الإدارية وطبقا لإجراءات البنك الداخلية الخاصة بإدارة المخاطر.
77- يجب أن يرفع رئيس الالتزام للإدارة العليا تقارير مكتوبة دورية ومنتظمة تتناول مسائل الالتزام، ولا بد أن تشير هذه التقارير إلى تقييم مخاطر عدم الالتزام الذي جرى خلال فترة إعداد التقرير، مع ذكر أي تغييرات طرأت على حجم مخاطر عدم الالتزام بناء على قياسات ذات صلة، مثل: مؤشرات الأداء؛ ويجب أن تتضمن التقارير أيضأ ملخصا لأي مخالفات وأوجه قصور تم تحديدها والإجراءات التصحيحية المقترحة لمعالجتها والتواريخ اللازمة للتصحيح مع توضيح الإجراءات التصحيحية التي تم اتخاذها فعلا. علاوة على ذلك، يجب أن تتناسب صيغة إعداد التقارير مع حجم مخاطر عدم الالتزام لدى البنك وأنشطته.
الحالات عالية المخاطر والمستجدات العاجلة
78- يجب إبلاغ المجلس أو اللجنة التابعة له المفوضة عنه بالإشراف على تطبيق سياسة الالتزام بصورة فورية بأية إخفاقات أو قصور في الالتزام، للحالات التي قد ينجم عنها خطورة على قدر عالي من الأهمية أو إجراءات قضائية أو جزاءات رقابية أو خسارة مالية أو فقد أو إساءة للسمعة. وفي حال تقدير تأثير ما تم التوصل إليه على سمعة القطاع المصرفي يجب أن يبلغ البنك المركزي/الإدارة العامة للرقابة على البنوك فوراً ومباشرة.
التقرير السنوي للالتزام
79- يجب إعداد تقرير سنوي شامل يعرض من الإدارة العليا إلى المجلس يتضمن في حده الأدنى المتطلبات المحددة من وقت لآخر من البنك المركزي.
80- يجب تزويد البنك المركزي بالنسخة المعتمدة من المجلس للتقرير السنوي للالتزام في موعد لا يتعدى نهاية شهر أبريل من كل عام يتم إرساله من رئيس مجلس إدارة البنك المحلي ورئيس فرع البنك الأجنبي، باعتباره تقييم ذاتيا سنويا للالتزام في البنك.
المسؤوليات النظامية والتواصل
81- كأساس نظامي ورئيس يجب أن تضطلع وحدة الالتزام بمسؤوليات ومهام وحدات العمل الأساسية المرتبطة بشكل مباشر وغير مباشر بمخاطر عدم الالتزام وهي: (1) المسئولية عن رقابة الالتزام (الرقابة، العلاقة مع البنك المركزي، الاستشارات(، (2) المسؤولية عن الالتزام بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومنع انتشار التسلح، (3) المسؤولية عن مكافحة الاحتيال المالي، (4) المسئولية عن مكافحة الفساد، (٥) المسؤولية عن وحدة الإشراف الذاتي، (6) المسؤولية عن معالجة البلاغات عن المخالفات. وأن تضطلع بإيجاد الآليات والتنسيق المناسبين لكيفية تحقيق متطلبات معالجة الإجراءات الأمنية المبلغة من التنفيذ في المؤسسة بفاعلية.
82- المسئولية على وحدة الالتزام في متابعة ما يصدر من الهيئات الخارجية التنظيمية والجهات المعنية بوضع المعايير والمبادئ والخبراء الخارجيين فيما يتعلق بعملها في بعض المسئوليات التنظيمية المحددة عموماً ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومنع انتشار التسلح خصوصاً.
برنامج الالتزام
83- يجب أن تُنفّذ وحدة الالتزام مسؤولياتها بموجب برنامج التزام يوضح أنشطتها المقررة، مثل: تطبيق سياسات وإجراءات معينة ومراجعتها، وتقييم مخاطر عدم الالتزام، وإجراء اختبارات الالتزام، وتوعية الموظفين بشأن مسائل الالتزام. ويجب أن يكون برنامج الالتزام معدًّا على أساس المنهج القائم على المخاطر وخاضعًا لإشراف رئيس الالتزام بهدف ضمان تغطيته الملائمة لجميع الأعمال، وضمان التنسيق بين وحدات العمل في وحدة الالتزام (مراقبة الالتزام بالأنظمة. والالتزام بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومنع انتشار التسلح، ومكافحة الاحتيال المالي، ومكافحة الفساد، ومعالجة البلاغات عن المخالفات).
قاعدة بيانات وحدة الالتزام
84- يجب على وحدة الالتزام إنشاء قاعدة للبيانات لجميع أنظمة وقواعد ومعايير الالتزام، وتحديثها بصفة مستمرة وتمكين جميع موظفي البنك من الاطلاع عليها والاستفادة منها بشكل دائم.
التوثيق
85- يجب على وحدة الالتزام العمل على توثيق السياسات والإجراءات والخطط والأحداث وأوراق العمل للإيفاء بمهامها ومسئولياتها.
العلامات التحذيرية (صفارة الإنذار)
86- يجب على وحدة الالتزام أن تضمن في برنامج الالتزام مبدأ العلامات التحذيرية للتنبيه على انتهاك الأنظمة والتعليمات الداخلية والخارجية، والحالات التي تعرض البنك لمخاطر عدم الالتزام في مواقف معينة، ومنها النمو السريع للبنك وافتتاح فروع جديدة وارتفاع معدل دوران الموظفين وتغير برامج وإدخال أنظمة آلية في دورة العمل، وأن يتضمن هذا المبدأ الحماية للمبلغين عن الانتهاكات والانحرافات والحوافز المقابلة وفقاً لسياسة الإبلاغ عن المخالفات الصادرة عن البنك المركزي. المبدأ (8) علاقة وحدة الالتزام مع وحدة المراجعة الداخلية
أعمال إدارة المراجعة الداخلية
87- يجب أن يخضع مجال ونطاق نشاطات وحدة الالتزام للمراجعة الدورية من قبل وحدة المراجعة الداخلية.
استقلالية كلا الوحدتين
88- يجب أن تكون وحدة الالتزام ووحدة المراجعة الداخلية منفصلتين داخل البنك ومستقلتين عن بعضهما. ومن أهم مسؤوليات وحدة الالتزام متابعة التزام البنك بقواعد الالتزام. أما مسؤوليات وحدة المراجعة الداخلية فهي أكثر شمولية. وعلى الرغم من أنه قد يكون هناك تداخلٌ بين مسؤوليات الوحدتين في مجالات معينة، إلا أن كل وحدة مستقلة عن الأخرى ولا يؤثر أي تداخل على عمل أي من الوحدتين.
مراجعة أنشطة وحدة الالتزام
89- لتقييم مدى كفاءة وفاعلية وحدة الالتزام يجب إدراج مخاطر عدم الالتزام في منهجية تقييم المخاطر التي تعتمدها وحدة المراجعة الداخلية، ويجب أن تضع برنامج مراجعة دوري لأنشطة وأعمال وحدة الالتزام واختبار الضوابط التي تتناسب مع مستوى المخاطر المحتملة، وفقاً لمتطلبات هذه المبادئ.
التكامل في تقييم المخاطر
90- من المهم أن يكون هناك فهمٌ واضحٌ داخل البنك حول كيفية تقسيم أنشطة تقييم واختبار المخاطر بين الوحدتين، وأن يتم توثيق ذلك في سياسة الالتزام الخاصة بالبنك. ويجب أن تخطر وحدة المراجعة الداخلية رئيس الالتزام بنتائج المراجعة ذات الصلة بالالتزام في البنك.
متابعة التزام وحدة المراجعة الداخلية
91- تقوم وحدة الالتزام بدوراً هاماً ورئيسا في متابعة عملية الالتزام في البنك ويشمل ذلك الواجب عليها بمتابعة قيام وحدة المراجعة الداخلية بتنفيذ المهام والمسؤوليات والأعمال التي يطلبها البنك المركزي منها بالشكل والوقت المحددين.
الرقابة من منظور خاص
92- لمزيد من الإيضاح حول دور كل من وحدة الالتزام ووحدة المراجعة الداخلية كجهتين مستقلتين، فإن كلا الوحدتين تختصان بالرقابة على أنشطة البنك إلا أن لكل منهما منظوره الخاص في عملية الرقابة، فوحدة الالتزام تعنى بحصر وتوضيح الأنظمة والتعليمات والسياسات والإجراءات المطلوب تطبيقها في البنك، ومن ثم التأكد من وضعها في سياسات وإجراءات وبرامج العمل المعتمدة، وكذلك التأكد الدائم والمستمر أن هذه السياسات والإجراءات يتم العمل بموجبها فعلاً وأنها فاعلة في تخفيف مخاطر عدم الالتزام، ويتم تحديثها بشكل مستمر. أما دور وحدة المراجعة الداخلية فيقوم على إجراء المراجعة الميدانية والمستندية على جميع وحدات العمل في البنك بموجب عينات أو تغطية شاملة، والمتابعة المستمرة لنظم الرقابة الداخلية في البنك، ومدى الالتزام بالسياسات والإجراءات التي سبق لوحدة الالتزام العمل على تفعيلها والمساعدة في إعدادها ضمن السياسات والإجراءات استناداً للأنظمة والتعليمات واللوائح. مسائل أُخرى
المبدأ (9) مسائل متعلقة بالعمليات الخارجية
الالتزام بالأنظمة والتعليمات في بلد النشاط الخارجي
93- على البنوك التي تختار مزاولة بعض الأنشطة المصرفية في دول معينة أن تلتزم بالأنظمة والتعليمات واللوائح السارية في تلك الدول، ويجب أن تكون الفروع أو المكاتب وهيكل وظيفة الالتزام ومسؤولياتها متوافقة مع المتطلبات النظامية والتعليمات المحلية في تلك البلدان.
المعايير العليا كأساس عند اختلاف المتطلبات النظامية
94- عند القيام بأعمال مصرفية في دول معينة سواء فروع أو شركات تابعة، يجب العلم أنه قد تختلف المتطلبات النظامية والتعليمات من بلد إلى آخر، وقد تختلف اعتماداً على نوع العمل الذي يقوم به البنك أو على شكل تواجده في تلك البلدان. لذا ينبغي التأكيد بوجه خاص على ما تضمنته الفقرة رقم (6/2) من القسم ثانياً في دليل مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب من متطلبات.
مسؤولي الالتزام في البلدان المستضيفة
95- يجب على البنوك التي تختار تنفيذ أعمالها في بلدان معينة الالتزام بجميع الأنظمة والتعليمات المحلية المطبقة في تلك البلدان. فمثلا البنوك التي تعمل في شكل شركة تابعة عليها أن تلبي متطلبات الأنظمة والتعليمات الخاصة بالشركات في البلدان التي تستضيفها. والبنوك التي تزاول نشاط في شكل فرع أجنبي عليها الوفاء بالمتطلبات المحددة في حالة فروع البنوك الأجنبية. وعلى البنك التأكد من أن مسئوليات الالتزام المطبقة في البلدان المستضيفة يقوم بها موظفين لديهم معرفة وخبرات محلية في تلك البلدان، إلى جانب الإشراف من رئيس الالتزام بالتعاون مع وحدات المخاطر والرقابة الأخرى في البنك في المملكة.
تقييم المخاطر للنشاط في الخارج
96- يجب أن يكون لدى كل بنك إجراءات مطبقة ومحدثة لتحديد وتقييم المخاطر المحتملة أو المتزايدة على سمعته بشأن المنتجات والنشاطات التي يقدمها في البلدان المستضيفة من قبل الشركات أو الفروع التابعة ولا يسمح بتقديمها أو ممارستها في المملكة. المبدأ (10) إسناد مهام وحدة الالتزام
اتفاقية الإسناد المحدود والمسئولية
97- يعتبر نشاط وحدة الالتزام نشاطاً رئيساً لإدارة مخاطر عدم الالتزام في البنك، وهناك نشاطات محدودة من نشاطاتها يمكن إسنادها لجهات متخصصة، ولكن يجب أن تظل تحت إشراف ومسئولية رئيس الالتزام في البنك، حيث يظل المسئول عن التأكد من تطبيق الالتزام، ويجب أيضا عدم إسناد مسئولية رئيس وحدة الالتزام للغير لكونها لا تسند للآخرين.
ملاءمة الاتفاقيات مع المهام
98- يجب على البنك أن يضمن أن أي اتفاقيات وترتيبات إسناد بعض مهام الالتزام للغير لا تعيق فاعلية رقابة البنك المركزي وغيرها من الجهات الرقابية والإشرافية الأخرى، وبغض النظر عن إسناد مهام معينة من مهام وحدة الالتزام التي قد يرى البنك ضرورة إسنادها، فإن مسئولية متابعة الالتزام بجميع الأنظمة والتعليمات تبقى في المقام الأول على عاتق المجلس والإدارة العليا.
موافقة البنك المركزي
99- يخضع إسناد أي نشاط من أنشطة الالتزام لمقتضى تعليمات الإسناد الصادرة عن البنك المركزي، بما في ذلك الحصول على عدم ممانعته قبل إجراء عملية التعاقد على الإسناد.