القسم الثالث: عقد الوكالة المصرفية
المادة السابعة: المتطلبات الرئيسة
أ- يتعين على البنك بعد الحصول على عدم ممانعة البنك المركزي، إبرام عقد مكتوب ومحدد المدة مع الوكيل لتقديم أيٍّ من الخدمات التي صدرت فيها عدم ممانعة البنك المركزي.
ب- يجب أن يحدد عقد الوكالة المصرفية بوضوح حقوق والتزامات كِلا الطرفين بما لا يتعارض مع هذه القواعد، وأن يوقّع عليه الطرفان المعنيان قبل بدء الوكيل بتقديم خدمات الوكالة المصرفية.
المادة الثامنة: العقد
يجب أن ينص عقد الوكالة المصرفية على ما يلي "كحد أدنى":
1. تعيين طرف آخر وكيلاً للبنك لتقديم خدمات مصرفية واضحة ومحددة النطاق.
2. صفة الطرفين وجنسية كل منهما وأن يكون لهما صلاحية أو تفويض بالتعاقد في هذا العقد.
3. معلومات الوكيل الشخصية ومعلومات عن نشاطه التجاري، بما في ذلك ساعات عمله. وأي معلومات تكون ضرورية.
4. وصف الخدمات التي يقدمها الوكيل بالتفصيل، مع مراعاة ما ورد في المادة (العشرون) من هذه القواعد.
5. مسؤوليات الوكيل مشتملة – كحد أدنى – على ما يلي:
أ- وجوب التعامل بمهنية واحترافية مع العملاء بما في ذلك عدم ممارسة أية أنشطة محظورة بموجب هذه القواعد.
ب- القيام بإجراءات العناية الواجبة تجاه العملاء عند إجراء المعاملات، بما في ذلك:
1. تحديد آلية مصادقة العميل على عمليته المنفذة من خلال الوكيل.
2. وجود جهاز بشاشة ذات حجم مناسب للعميل لمراجعة بيانات العملية والتأكد من صحتها.
ج- اتخاذ إجراءات حماية العملاء من خلال:
1. تقديم ما يثبت إجراء العمليات للعملاء.
2. تيسير عملية نقل شكاوى العملاء إلى البنك المتعاقد معه.
3. الإفصاح عن المعلومات الإلزامية حسبما هو مبين في لوائح البنك المركزي وتعليماته ومبادئه في حماية العملاء.
د- الالتزام بجميع الأنظمة والتعليمات وسياسات البنك الداخلية بما في ذلك مبادئ وقواعد السلوك الأخلاقي والمهني التابعة للبنك.
هـ- بذل العناية الواجبة تجاه النظم التقنية والأجهزة الخاصة بالوكالة المصرفية.
و- الاحتفاظ بالسجلات، والمستندات، والوثائق، والإثباتات الخاصة بالمعاملات لمدة لا تقل عن عشر سنوات، وأن يتم تزويد البنك بتلك السجلات بانتظام وفي فترات زمنية محددة مسبقاً، ليقوم البنك بعدها بضمان حفظ هذه السجلات لتيسير عملية الإشراف والرقابة والتحقق من قبل البنك كما هو محدد في المادة (السابعة والعشرون) من هذه القواعد.
ز- متطلبات رفع التقارير اللازمة ليتمكن البنك من متابعة أداء الوكيل بفاعلية بشكل شهري، والإبلاغ عن الأحداث التي قد تؤثر جوهرياً على كفاءة عملية تقديم الخدمات.
ح- منح البنك المتعاقد حق الوصول حال استلام إشعار لإجراء فحص أو تفتيش ميداني وإجراء التحريات في مقر عمل الوكيل، وإبداء التعاون عند طلب البنك لمعلومات من الوكيل كما هو محدد في المادة (التاسعة والعشرون) من هذه القواعد.
ط- وصف بالأنشطة المحظور على الوكيل مزاولتها بالنيابة عن البنك، كما هو وارد في المادة (العشرون) من هذه القواعد.
ي- المحافظة على سرية معلومات العملاء وعدم إفشاء أي معلومات يحصل عليها أثناء تأدية المهام الموكلة إليه.
ك- عدم الإخلال بالمتطلبات النظامية والرقابية.
6. آليات حل النزاعات والتعويض، بما في ذلك نزاع العملاء مع الوكيل، والنزاع ما بين الوكيل والبنك، ويشمل ذلك إخلال الوكيل الذي يرتب ضرر على البنك، كما تشمل البحث عن طرق أخرى للتعويض، وإجراءات التسوية ومدتها، والتعويضات، والتزامات الأطراف المعنية في حال النزاع.
7. كيفية إنهاء عقد الوكالة أو انقضائها والتي قد تتضمن الإخلال بأحد التزامات العقد أو أحد أحكام هذه القواعد.
8. إجراءات التقليل من المخاطر المرتبطة بخدمات الوكالة المصرفية.
9. الالتزام بمتطلبات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومتطلبات مبدأ "اعرف عميلك"، بما في ذلك تزويد البنك المركزي بجميع الطلبات والتقارير الدورية المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب من البنك.
10. إقرار بملكية البنك لجميع المعلومات أو البيانات التي يحصل عليها الوكيل فيما يخص خدمات الوكالة المصرفية. سواء من العملاء أو من البنك أو من مصادر أخرى، وأنه يتعين الحفاظ على سرية تلك المعلومات وألا تمنح صلاحية الوصول إلى معلومات العملاء لأي طرف آخر غير مصرح له. وأن يسري ذلك أيضاً بعد انتهاء عقد الوكالة المصرفية.
11. تغيير أحكام العقد فيما يتعلق بالتعثر وإنهاء العقد.
12. شرط انتقالي حول حقوق والتزامات الأطراف عند إنهاء عقد الوكالة المصرفية أو إيقاف العمل به.
13. الإشارة إلى أن هذه الخدمات المصرفية خاضعة للمراجعة التنظيمية وأنه يجب منح البنك المركزي الصلاحية الكاملة وفي أي وقت للتفتيش وطلب المعلومات والبيانات والوثائق والوصول إلى الأنظمة الداخلية وتقارير وسجلات الوكيل والبنك والسماح لها بالتحقيق من موظفي الوكلاء.
14. صلاحية البنك المركزي في إلغاء عدم الممانعة أو تعليقها وفق ما يراه على النحو المحدد في هذه القواعد.
15. عدم تولي الوكيل مهام إدارية أو اتخاذ قرارات إداريّة أو التصرف أو الظهور بصفة تماثل صفة أحد أعضاء إدارة البنوك أو موظفيها.
16. أي شروط أو أحكام أخرى يرى البنك أو الوكيل إضافتها دون الإخلال بأحكام الأنظمة واللوائح والقواعد والتعليمات الصادرة عن البنك المركزي.
المادة التاسعة: أهلية الوكلاء
1. يجب أن يكون الوكيل مرخصاً بمزاولة وممارسة نشاطه التجاري وأن يكون ذلك قبل تاريخ تقدم البنك بطلب عدم ممانعة البنك المركزي ليصبح وكيلاً مصرفياً.
2. تعد الكيانات التالية مؤهلة لتعيينها كوكيل بموجب هذه القواعد:
أ- الشركات، باستثناء البنوك التجارية وشركات التمويل وبما لا يتعارض مع نظام الشركات.
ب- المكاتب البريدية.
ج- المنشآت الصغيرة والمتوسطة كسلاسل المحلات التجارية وفروعها.
د- وكلاء مشغلي شبكات الهاتف المحمول.
هـ- الشركات الأجنبية المرخصة المسجلة لدى الهيئة العامة للاستثمار.
و- أي كيانات أخرى قد يحددها البنك المركزي.
3. يجب ألّا يكون قد سبق تصنيف الكيان على أنه مقترض متعثّر من أيّ بنك خلال الاثني عشر (12) شهراً الماضية السابقة لتاريخ توقيع العقد (تُستقى تلك المعلومات من شركة معلومات ائتمانية مرخصة). ويجب على الوكيل الحفاظ على هذه الصفة طيلة مدة الوكالة المصرفية.
4. يجب توفر بنية تحتية مادية مناسبة وموارد بشرية ملائمة لتقديم خدمات الوكالة المصرفية المطلوبة.
المادة العاشرة: تجديد عقد الوكالة المصرفية
يتعيّن على البنوك التي ترغب في استمرار عقد الوكالة المصرفية أن تجدد عقودها المبرمة مع وكلائها، سواءً كانوا حصريين أو غير حصريين، قبل شهر واحد على الأقل من تاريخ انتهاء عقد الوكيل المصرفي وذلك بعد تقييم شامل لمخاطر الإسناد.
المادة الحادية عشر: إنهاء عقد الوكالة المصرفية
1. يجوز للبنك المركزي سحب الترخيص الممنوح للبنك لمزاولة نشاط الوكالة المصرفية أو تعليقه في أي من الحالات الآتية:
أ- إخلاله بأي من أحكام هذه القواعد مما قد يستدعي فسخ عقد الوكالة المصرفية وفق تقدير البنك المركزي أو البنك المتعاقد.
ب- عند تزويد البنك المتعاقد معه بمعلومات غير صحيحة أو غير دقيقة بموجب هذه القواعد.
2. مع مراعاة أحكام إنهاء عقد الوكالة التي ينص عليه العقد، يجب على البنك إنهاء عقد الوكالة في الحالات الآتية:
أ- إدانة الوكيل بجريمة جنائية تتضمن الاحتيال أو الغش أو أي أشكال أخرى من التجاوزات المالية.
ب- حلّ الوكيل أو تصفيته، في حال كان شخصية اعتبارية، بموجب أمر قضائي وخلافه.
ج- وفاة الوكيل أو إصابته بإعاقة ذهنية، في حال كان الكيان مؤسسة فردية.
د- نقل ملكية الوكيل المصرفي أو تغيّر مقره أو إغلاقه دون الحصول على إذن كتابي مسبق من البنك المتعاقد.
هـ- مواصلة الوكيل نشاطه في الوكالة المصرفية بعد توقف نشاطه التجاري الأساسي.
و- تكبد الوكيل خسارةً أو أضراراً مالية إلى الحدّ الذي يرى فيه البنك المتعاقد استحالة استعادة الوكيل لسلامته المالية خلال ثلاثة أشهر من تاريخ حصول الخسارة أو الضرر.
ز- إخفاق الوكيل في الحفاظ على ترخيصه النظامي بممارسة العمل التجاري أو في تجديده.
3. عند حدوث نزاع بين البنك ووكيله؛ يتعين على الطرفين بذل كافة الجهود لتسوية النزاع خلال عشرة (10) أيام عمل من حدوث ذلك النزاع. وفي حال عدم حل النزاع خلال هذه المدة، والرغبة في اللجوء إلى القضاء، فيجب على البنك البدء بالتحضير لإلغاء الوكالة ضمن الأطر الزمنية المذكورة في هذه القواعد قبل مرحلة التقاضي.
4. عند إنهاء عقد الوكالة المصرفية، يجب أن ينشر البنك إشعاراً بالإنهاء في المنطقة التي كان الوكيل يزاول أعماله فيها أو اعتماد أي طريقة أخرى، مثل الرسائل النصية القصيرة، وذلك لضمان إعلام سكان المنطقة بتوقف العمل بعقد الوكالة المصرفية.
5. في حال إنهاء عقد الوكالة المصرفية، لا يحق للبنك التعاقد مع الوكيل المصرفي الملغى عقده عند تغيير اسمه التجاري.
المادة الثانية عشر: حفظ السجلات
يحتفظ الوكلاء بجميع السجلات والمستندات الخاصة بعملاء البنوك الموكلة لمدة لا تقل عن عشر سنوات، ويحدد البنك آلية حفظها ونقلها إلى حوزته.
المادة الثالثة عشر: تقييم الملاءمة
1. يجب على البنوك قبل البدء بترتيبات التعاقد مع طرف آخر لغرض الوكالة إجراء تقييم "الملاءمة" للتأكد من أن الوكيل ومالكيه وأفراده المعنيين بإدارة أعمال الوكالة المصرفية على قدر كاف من الكفاءة، وأنهم أفراد ملائمون ومؤهلون وأن الهياكل الإدارية ومصادر التمويل مناسبة ويتعين أن تضمن المتطلبات الرئيسة في تقييم الملاءمة كحد أدنى الآتي:
أ- مدى ملاءمة الجانب الأخلاقي والتجاري والمهني في الكيانات المقترح تعيينها بصفة وكيل.
ب- المعلومات السلبية المأخوذة من شركات المعلومات الائتمانية أو المصادر الموثوقة الأخرى.
ج- السجل الجنائي وخصوصاً فيما يتعلق بمسائل تمويل الإرهاب أو غسل أموال أو الاحتيال أو النزاهة.
د- الخبرة التجارية أو العملية.
هـ- مصادر التمويل اللازمة لتمويل تأسيس عمل مزاولة نشاط الوكالة المصرفية.
و- أي معلومات أخرى قد تؤثر سلباً أو إيجاباً على الوكيل المحتمل تعيينه.
2. أي وكيل قد خضع أو مالكيه أو شركائه أو مسؤوليه، أو أي فرد آخر، لتدقيق البنك المركزي وموافقته خلال الاثني عشر (12) شهراً الماضية يمكن إعفاؤه من التدقيق المُجرى بموجب هذه القواعد.
المادة الرابعة عشر: العناية الواجبة تجاه الوكلاء
1. يجب على البنك أن يضع سياسات واضحة بشأن العناية الواجبة تجاه الوكلاء، على أن تحتوي بحد أدنى على طرق تحديد الوكلاء، والعناية الواجبة المبدئية، وعمليات التحقق المنتظمة للعناية الواجبة ليتم تنفيذها في فترات محددة، ووضع قائمة تدقيق لإشارات الإنذار المبكرة والإجراءات التصحيحية لضمان إدارة شؤون الوكلاء على نحو استباقي.
2. يجب على البنك أن يحدد أدوار ومسؤوليات الوحدات الإدارية/الإدارات المتعلقة بإدارة الوكلاء داخل البنك بوضوح ضمن إجراءات العناية الواجبة تجاه الوكلاء.
3. يجب على البنك ضمان وجود إجراءات رقابة ملائمة لمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومكافحة الاحتيال والاختلاس المالي فيما يتعلق بالوكالة المصرفية. ويتعين إبلاغ الوكلاء بالإجراءات اللازمة المقرر عليهم اتخاذها في هذا الخصوص ومتابعة مدى التزامهم بشكل دوري.
4. يجب أن يتضمن إطار العناية الواجبة كحد أدنى ما يلي:
أ- التحقق من الوضع القانوني للوكيل.
ب- التحقق من عنوان ومواقع جميع الوكلاء المحتمل تعيينهم.
ج- إثبات عدم وجود تعارض في المصالح بين البنك والوكيل.
د- التحقق من مدى ملاءة موارد الوكلاء المحتملين الخاصة بأعمال مزاولة نشاط الوكالة المصرفية بما في ذلك الشؤون المالية والبنية التحتية (وتحديداً ما يشمل أمن المعلومات وتقنياتها وموظفيها).
هـ- جدارة الوكيل بالثقة واحتمالية أن يغلب عليه السلوك الحسن.
و- سلامة السجل الائتماني للوكيل لدى إحدى شركات المعلومات الائتمانية المرخصة.
ز- موافقة البنك على إجراءات الوكيل لضمان الالتزام بالإجراءات المتعلقة بالمخاطر الأمنية.
ح- أي أطر أخرى يراها البنك ضرورية لتحقيق ذلك.
المادة الخامسة عشر: العناية الواجبة تجاه العملاء
1. يتعين على كل بنك يقدم خدمات عبر الوكلاء المصرفيين إعداد برنامج للعناية الواجبة تجاه العملاء يكون مصمماً بما يتناسب مع ظروفه الخاصة ونوع الوكلاء ودرجة المخاطر، ويجب أن يتضمن برنامج العناية الواجبة تجاه العملاء كحد أدنى سياسات وإجراءات تتعلق بما يلي.
أ- مبدأ اعرف عميلك.
ب- أمن المعلومات.
ج- خصوصية وسرية البيانات.
2. يتعين على البنك ضمان التزام وكلائه ببرنامج العناية الواجبة تجاه العملاء ومتطلباتها الواردة في هذه القواعد.
3. يتعين على الوكلاء التحقق من هوية عملائهم وفق ما يحدده البنك والتي منها (عن طريق الهوية أو البصمة وغير ذلك) وغرض وطبيعة أنشطتهم المصرفية أو أي علاقة مصرفية يقيمونها من خلال الوكلاء.
4. يتعين على الوكيل في حال وجود أسباب تدعو للشك في مصداقية معلومات قدمها العميل استخدام كل الوسائل الموثوقة الممكنة للتحقق من مدى صحة هذه المعلومات. وفي مثل هذه الحالات، يجب على الوكيل التوقف عن التعامل مع العميل ورفع تقرير بالنتائج إلى مسؤول التقارير لدى البنك المكلف برفع تقارير الاشتباه بحالات غسل الأموال إلى الجهات المختصة.