تعتبر التعاملات نشطة (active)‏ إذا لم يمضِ على آخر عملية مالية (سحب أو إيداع – حسب طبيعة العلاقة) نفذها العميل بنفسه أو وكيله المفوض عنه أو ورثته مدة (أربعة وعشرين) شهراً ميلادياً مسجلة أو مراسلة موثوقة وموثقة.

‏تعتبر التعاملات راكدة (Dormant) إذا أكملت مدة (أربعة وعشرين) شهراً ميلادياً بدءاً من تاريخ آخر عملية مالية (سحب أو إيداع – حسب طبيعة العلاقة) نفذها العميل بنفسه أو وكيله المفوض عنه أو ورثته مسجلة أو مراسلة موثوقة وموثقة..

متطلبات معالجة الحسابات الراكدة ‎ (Dormant):

- يخضع تنشيط الحسابات الراكدة للرقابة الثنائية بصلاحية أعلى، على أن يشمل أحدهما مدير الفرع أو مدير عمليات الفرع.

- لا يسمح بقبول أي حركة سحب أو تحويل على الحساب الراكد ‎(Dormant) إلا بحضور العميل (الشخص الطبيعي) شخصياً أو الوكيل الشرعي المنصوص في وكالته على التعامل على الحسابات البنكية للعميل أو وكيل ورثته أو المفوض على الحساب إذا كان حساب منشأة (شخص اعتباري). واستثناءً يسمح بقبول الفاكس أو البريد الإلكتروني الموثقين والمعتمدين في سجلات البنك أو تنفيذ عمليات مالية على الحساب باستخدام إحدى القنوات الإلكترونية مثل الانترنت والهاتف المصرفي لتكون بديلاً عن حضور العميل. وتؤكد في الوقت نفسه علم العميل بحالة الحساب وطبيعة العملية المنفذة.

- يسمح خلال فترة الحسابات الراكدة بقبول الإيداعات بأنواعها والحوالات المحلية والدولية وأرباح الأسهم وغيرها التي تتم من شخص غير صاحب الحساب. ولا يسمح بتغيير حالة الحساب إلى حسابات نشطة بسبب تلك العمليات.

- تُطبق هذه المرحلة على كافة العملاء والتعاملات، بما في ذلك العملاء الذين لديهم حسابات أخرى نشطة. حيث يتطلب من البنك التواصل مع العميل وإبلاغه بالإجراء الذي سوف يتم على حسابه قبل بلوغ حسابه مدة (خمس سنوات) إذا كان له حسابات نشطة أخرى. والطلب منه إجراء عملية من قبله تكفل تحريك الحساب. وإذا لم يتحقق تحريك الحساب خلال المدة المحددة فتطبق عليه متطلبات مرحلة الحسابات غير المطالب بها.

‏تعتبر التعاملات غير مطالب بها (Unclaimed) إذا أكملت مدة (خمس سنوات) ميلادية (ستين شهراً) شاملة مرحلة الحسابات الراكدة من تاريخ آخر عملية مالية (سحب أو إيداع – حسب طبيعة العلاقة) نفذها العميل بنفسه أو وكيله المفوض عنه أو ورثته مسجلة أو مراسلة موثوقة وموثقة. ولم يتمكن البنك من الاستدلال على العميل واستنفد جميع وسائل الاتصال به.

متطلبات معالجة الحسابات غير المطالب بها (Unclaimed):

- على البنك أن يحول الرصيد خلال الشهر اللاحق لمضي مدة الخمس سنوات إلى حساب مجمع (Suspense Account) على مستوى البنك خاص بهذه التعاملات فقط يسمى (الحسابات غير المطالب بها).

- يجب أن تصنف هذه الحسابات في حساب مجمع. يسهل التعامل معها وإدارة كل كيان حسب سياسة وإجراءات التواصل المختلفة وحسب جوانب الرقابة.

- يسمح خلال مدة الحسابات غير المطالب بها قبول الإيداعات والحوالات المحلية والدولية، وأرباح الأسهم، التي تتم من غير صاحب الحساب.

- على البنك حجب توقيع العميل ورصيده من شاشات الفروع نهائياً خلال هذه المرحلة، وحصر الرقابة على هذه الحسابات في الإدارة العامة (المركز الرئيسي).

- في حال مراجعة العميل للبنك لإعادة تنشيط الحساب أو سحب الرصيد، فيخير بين فتح حساب جديد وتحويل الرصيد القائم في سجلات البنك إليه، أو أن يصرف له الرصيد بشيك مصرفي أو حوالة مصرفية بعد التأكد من شخصية العميل أو الوكيل الشرعي له أو وكيل ورثته أو المفوض بإدارة وتشغيل الحساب (حسب الأحوال).

- على البنك أن يضع السياسات والإجراءات التي تكفل الرقابة المزدوجة على ملفات هذه الحسابات، وبمستوى رقابي أعلى من المستوى المطبق على بقية الملفات، وأن تحفظ بشكل مستقل عن بقية الملفات، كما يتعين أن يتم توفير أدوات السلامة الأمنية اللازمة لحمايتها من مخاطر الحفظ.

- يتم إبقاء أرصدة هذه الحسابات كالتزام في المركز المالي، ويحظر إجراء أي تصرف كان من البنك على رصيد الحسابات أياً كان حد الرصيد الأدنى والمدة اللاحقة ونوع الحساب.

- يتم التحقق من عدم وجود التزامات مدينة لدى البنك على أصحاب الحسابات، وفي هذه الحالة تُخصم الالتزامات القائمة قبل تحويلها إلى الحساب المجمع.

- للبنك أن يقفل حسابات العملاء التي تعادل أرصدتها (١,٠٠٠)‏ ريال وأقل، على أن يشعر العميل قبل شهر من تاريخ قفله، وإشعاره عند الإقفال، وتوثيق الإشعارات وحفظها في ملفه، وعلى البنك أن يحتفظ بجميع بيانات هؤلاء العملاء ومبالغ أرصدتهم في الحساب المجمع: لتسليمها إليهم عند مراجعتهم للبنك.

تعتبر التعاملات متروكة وصاحبها منقطعاً عن البنك إذا أكملت المدد والمراحل الزمنية الموضحة في هذه الفقرة اعتباراً من تاريخ تصنيفها بأنها حسابات غير مطالب بها (Unclaimed)، وتعذر على البنوك بشكل قاطع إمكانية الاستدلال على وجود صاحب الحساب من خلال حركة حساباته أو تعاملاته الأخرى مع البنك، واستنفد وسائل الاتصال به كافة وفق سياسة وإجراءات التواصل المحددة في القواعد، وفيما يلي إيضاح المدد والمراحل الزمنية لهذه الحسابات:

- مدة عشر سنوات ميلادية غير مطالب بها (أي مجموع خمس عشرة سنة ميلادية من تاريخ آخر عملية) وذلك للحساب الجاري الدائن، وحساب التوفير، والودائع الاستثمارية، وأرصدة الأشخاص المتوفين، والمبالغ الدائنة في البطاقات الائتمانية.

- مدة خمس سنوات غير مطالب بها (أي مجموع عشر سنوات ميلادية من تاريخ آخر عملية) في شأن الحوالة المصرفية، وصناديق الأمانات، وأرباح المساهمين المحتفظ بها، والمبالغ والأرباح غير المدفوعة المستحقة للعملاء عن استثماراتهم، والأسهم والسندات وصكوك العقارات المرهونة لصالح البنك لقاء التسهيلات المصرفية التي سددت مديونيات أصحابها ولم يراجعوا البنوك بعد ذلك لاستعادة ملكيتها، والمبالغ المحجوزة مقابل خطابات الضمانات والاعتمادات المستندية من تاريخ انتهاء صلاحيتها، وحساب تسوية الإيجار التمويلي وحساب خدمات الدفع المسبق، والمبالغ الأخرى للعملاء لدى البنك أو المستحقات عليه.

متطلبات معالجة الحسابات المتروكة المنقطع أصحابها عن البنك ‎:(Abandoned)‏

- على البنوك أن تعدل تصنيف الحساب خلال الشهر اللاحق للمدد الموضّحة لهذه الحسابات إلى حساب متروك منقطع صاحبه عن البنك (Abandoned).

‏- تكون هذه الحسابات تحت الإشراف المباشر لأحد المسؤولين المخولين في الإدارة العليا للبنك.

- تعاملات الأشخاص الطبيعيون المقيمون، وتشمل السعوديون ومواطنو دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية المقيمين في المملكة والوافدون المقيمون والمعرفون سياسياً.

- تعاملات الأشخاص الطبيعيون غير المقيمين، وتشمل السعوديين ومواطني دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية غير المقيمين في المملكة والأجانب غير المقيمين في المملكة (ويشمل ذلك من غادر المملكة وترك أرصدة في الحسابات).

- تعاملات الأشخاص الاعتباريين المقيمين.

- تعاملات الأشخاص الاعتباريين غير المقيمين.

- البنوك التجارية، بما في ذلك الحسابات الدولية.

- البنوك المراسلة.

- حسابات الجهات الحكومية.

على البنوك التواصل مع العملاء ومحاولة الاستدلال عليهم (دون الافصاح عن البيانات المالية) في جميع المدد الزمنية المذكورة بجميع الوسائل النظامية الممكنة ومنها على سبيل المثال لا الحصر الآتي:

- رسائل الجوال ‎(SMS).

- رسائل البريد الإلكتروني.

- الاتصال الهاتفي بأرقام التواصل المتاحة.

- كتاب رسمي من البنك بالبريد للعملاء داخل وخارج المملكة.

- زيارات ميدانية للعملاء من مسؤولي العلاقة في البنوك.

- رسائل في كشوف الحسابات البنكية توضح حالة الحساب والمطلوب من العميل.

- أدوات البحث العامة ومراكز المعلومات الرسمية المتوافرة التي تمكن من الوصول إلى العميل للتأكد من أرقام التواصل الجديدة غير المتوافرة لدى البنوك أو الدالة على وجود العملاء على قيد الحياة أو مغادرتهم إلى الخارج أو انتهاء النشاط التجاري والمالي.

- نشر إعلانات توعوية في وسائل الإعلام توضح التنظيمات ذات العلاقة والمطلوب من العملاء أصحاب الحسابات غير المتحركة وتوضح إجراءات البحث عن الأرصدة.

- الكتابة الى الجهات الرسمية المختصة للاستفسار.

- يكون تواصل البنك مع العملاء واستخدامه للوسائل المذكورة أعلاه خلال المراحل المختلفة للتعاملات المصرفية غير المتحركة على فترات زمنية متقطعة، بحيث يتم التواصل مرتين كحد أدنى في كل مرحلة، وللبنك في حال عدم الاستجابة من العملاء أو عدم الاستدلال عليهم أو تعذر التواصل معهم، إيقاف التواصل مع العملاء بعد سنة من كل مرحلة، على أن توثق وسائل التواصل مع العملاء.

على البنك توفير وحدة عمل (تنشأ أو تحدد رسمياً) تتولى تنفيذ سياسة التواصل على النحو الذي يحقق أقصى سبل الفاعلية، على أن تتضمن أعمالها إجراءات التواصل والمسؤوليات والتوثيق والتقارير الدورية للتواصل ونتائج الجهود المبذولة.

على البنوك الالتزام بالآتي عند التواصل مع العملاء بحسب كل مرحلة:

أ. الحسابات الراكدة:

- يتم التواصل مع العملاء حسب وسائل التواصل المناسبة لإبلاغهم بحالة الحسابات والمطلوب منهم القيام به، والإجراء الذي سوف يتخذه البنك في حال عدم قيام العملاء بالمطلوب منهم، بما في ذلك من تحويل الحساب إلى غير مطالب به.

- الكتابة رسمياً إلى الجهات الحكومية والجمعيات الأهلية قبل سنة من تحويل تصنيف الحساب من راكد إلى غير مطالب به (دون إخلال بما ورد في الفقرة (٤-٢)‏ لإبلاغ الجهة بما سوف يترتب في حال عدم إجراء عمليات على الحساب.

- الكتابة رسمياً إلى السفارات والقنصليات والمؤسسات التعليمية التابعة لها والدبلوماسيون المقيمين قبل سنة من تحويل تصنيف الحساب من راكد إلى غير مطالب به لإبلاغ الجهة بما سوف يترتب في حال عدم إجراء عمليات على الحساب.

ب. الحسابات غير المطالب بها:

- يتم إصدار شيك مصرفي برصيد حساب الجهات الحكومية غير المطالب بها لأمر حساب وزارة المالية لدى البنك المركزي، على أن يتم إرسال الشيك إلى البنك المركزي بموجب كتاب رسمي، ونسخة منه إلى الجهة الحكومية، ونسخة ثانية إلى وكالة وزارة المالية للشؤون المالية والحسابات.

- يستمر التواصل مع العملاء حسب وسائل التواصل المناسبة وفق نتائج التواصل في المرحلة السابقة لإبلاغهم بحالة الحسابات غير المطالب بها، والتوضيح للعملاء أن المطلوب منهم التواصل مع البنك لاستلام المبالغ وفتح حسابات جديدة بديلة.

- إصدار شيك مصرفي برصيد حساب السفارات والقنصليات والمؤسسات التعليمية التابعة لها وتسليمه لها مع توثيق ذلك.

ج. الحسابات المتروكة المنقطع أصحابها عن البنك:

- استمرار التواصل مع العملاء حسب وسائل التواصل المناسبة وفق نتائج التواصل في المراحل السابقة لإبلاغهم بحالة الحسابات المتروكة والمنقطع أصحابها.