يقوم عميل محل الصرافة بتعبئة البيانات الشخصية الخاصة في نموذج فتح عضوية فردية للأفراد أو نموذج فتح عضوية للمنشآت للاستفادة من الخدمات المقدمة من محل الصرافة ويصدر الصراف بطاقة عضوية للعميل تحتوي على رقم خاص به يرتبط في النظام الآلي وتخزن فيه بياناته الشخصية وصورة الهوية والتوقيع على ما يثبت حضور الشخص نفسه وعلى صحة البيانات التي قام بتعبئتها في النموذج، وبيانات المستفيد من التحويل لدى محلات الصرافة المصرح لها من البنك المركزي بممارسة هذا النشاط. ويمكن للعميل تقديم رقم علاقة العضوية عند القيام بأي عملية مالية وتقديم الهوية الأصلية للتأكد من أنه صاحب العلاقة وأن الهوية سارية المفعول.

وتخضع العضوية للإجراءات النظامية من حيث تحديث البيانات وتجميد وحجز ووضع الحدود المالية المسموح بها حسب حالة العملاء ومعدلات دخولهم ونحو ذلك.

يشترط للعضوية استيفاء الشروط الواجبة لمتطلبات التحقق من الهوية ومن المستخدم (المستفيد) الحقيقي لها ومنها ما يأتي:

1. أن يكون عمر المتقدم لطلب العضوية 18 سنة فأكثر.
2. تعبئة كامل البيانات والمعلومات الخاصة بمبدأ اعرف عميلك في نموذج فتح العضوية وتأكيد صحتها بالتوقيع عليها.
3. وضع صورة طبق الأصل من الهوية الوطنية للمواطنين سارية المفعول في ملف العميل وصورة من أصل بطاقة الإقامة للوافدين، وبالنسبية للكيان القانوني (العملاء من ذوي الصفة الاعتبارية) يتطلب حفظ صورة السجل التجاري أو الترخيص بممارسة النشاط وتحديد العنوان والمالك الحقيقي له مع معرفة طبيعة نشاطه.
4. يتحمل محل الصرافة مسئولية مطابقة البيانات والتأكد من صحتها مع أصول المستندات المقدمة من العميل، ووضع الختم والتاريخ على كل مستند وحفظها في النظام الآلي.
5. وجوب وجود مُعرف للمرأة المحجبة (بغطاء الوجه).
6. وجوب وجود مُعرف لفاقد البصر والقاصر.
7. فيما يخص الوافد الذي يحمل تصريح إقامة مؤقتة في جواز السفر فيمكن منحه عضوية بناء على هذا التصريح (لمدة 3 أشهر) تجمد بعد انتهاء المدة حتى إصدار إقامة سارية المفعول.
8. أهمية إتباع التعليمات الخاصة بالأشخاص المحظور التعامل معهم وفقاً لقرارات مجلس الأمن. (ويمكن الحصول على البيانات المحدثة من الموقع الإلكتروني للأمم المتحدة، أو الاشتراك في الأنظمة بالشركات العالمية مثل WORLD CHECK)
9. تحديد عدد المستفيدين من التحويل المالي خارج المملكة، وتحديد المعلومات الكاملة عنهم مثل الاسم ورقم الهوية في حال توفره أو رقم الحساب والعنوان.
10. لا يجوز أن تكون علاقة العضوية مشتركة لأكثر من شخص، كما لا يجوز استخدامها لأغراض لا تتفق مع الغرض الأساسي الذي فتحت من أجله.

يجب على محل الصرافة تحديث بيانات العميل (فيما يخص عضويته) في الحالات الآتية:

1. عند انتهاء فترة الهوية أو السجل التجاري أو حداً أقصى 3 سنوات أيهما سبق.
2. عند الشك في وثائق وبيانات الهوية الشخصية للعميل أو في طبيعة عملياته المالية.
3. عدم تطابق عملياته المالية مع معلوماته المقدمة لمحل الصرافة أو تغير نمط وسلوك العمليات المالية للعميل.
4. عند تغيير أو إضافة مستفيد من التحويل المالي إلى خارج المملكة لدى محلات الصرافة المرخص لها بتقديم هذه الخدمة.

1. على محل الصرافة وفي كل الأحوال التي يتعامل بها مع العملاء (طبيعيين / أو اعتباريين) التعرف على العميل من خلال وثائق تحديد الهوية سارية المفعول.
2. يجب مواءمة طبيعة أعمال وأنشطة العملاء مع حجم وغرض ونوعية العمليات المالية المنفذة، بالإضافة إلى أهمية معرفة المستفيد الحقيقي منها واتخاذ الإجراءات اللازمة للتحقق من العميل.
3. لا يسمح لمحلات الصرافة بمعاملة العملاء الاعتباريين (شركات، مؤسسات، منظمات، جمعيات، مكاتب سياحية، فنادق، سفارات إلخ..). على أساس عميل عابر.
4. لايسمح إطلاقاً بالتفاويض أو الوكالات الداخلية الصادرة من الأفراد والمؤسسات والشركات والوكالات المعدة على أوراق شركات الصرافة لتنفيذ العمليات.
5. يسمح التحويل المالي (في محلات الصرافة فئة أ) أو تبديل العملة نيابة عن العملاء الطبيعيين أو العملاء الاعتباريين على علاقة العضوية بالوكالة الخاصة الصادرة من كتابة العدل بشرط أن يكون الوكيل سعودي الجنسية، مع أهمية استيفاء كافة بيانات صاحب علاقة العضوية والوكيل وفق متطلبات مبدأ اعرف عميلك وإجراءات العناية الواجبة وتحديثها عند تحديث علاقة العضوية أو انتهاء تاريخ الوكالة في حال حدد.
6. يراعى فترة صلاحية الإقامة/ التأشيرة / الإقامة المؤقتة حين التعامل مع الوافدين والحجاج والمعتمرين والزوار.
7. استيفاء المعلومات من واقع الوثائق النظامية مثل الهوية الوطنية أو الإقامة أو جواز السفر والحصول على صورة منها والمصادقة على مطابقتها للأصل من العميل والموظف عند إنشاء علاقة العضوية.
8. عدم قبول أي علاقة تعامل بأسماء وهمية أو رقمية أو مجهولة الهوية.
9. ربط رقم العضوية بالاسم ورقم الهوية واعتبارهما مرجعاً آلياً للعمليات المنفذة عند إنشاء العلاقة (إنشاء رقم عضوية خاص بالعميل).
10. تطبيق متطلبات اعرف عميلك وقواعد مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب الصادرة عن البنك المركزي السعودي، وغيرها من الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
11. إنهاء العلاقة مع العميل عندما يتعذر على محل الصرافة التحقق من مصادر العمليات أو الشك في صحة بيانات تعريف العميل أو مدى كفايتها، أو عند استمرار العميل في استخدام عضوية الحوالات في غير الغرض الذي أنشئت من أجله.

إن الغرض من تطبيق مبدأ اعرف عميلك هو تمكين محل الصرافة من تكوين تصور مناسب بأنه يعرف الهوية الحقيقية لكل عميل مع درجة مناسبة من الثقة وأنه يعرف أنواع الأعمال والعمليات التي يحتمل أن يقوم بها العميل مع محل الصرافة، ويجب أن تشمل إجراءات محل الصرافة اتخاذ التدابير التالية من أجل تحقيق ذلك المبدأ:

1. التعرف والتحقق من هويّة جميع العملاء الدائمين والعرضيين بصفة مستمرة.
2. التعرف والتحقق من هوية المستفيدين الحقيقين لكافة العمليات التي يجريها العملاء وبالمستوى الذي يحقق الفهم والمعرفة التامة عنهما.
3. تقييم المخاطر المرتبطة بمختلف أنواع العملاء واتخاذ الإجراءات المناسبة بشأن تعزيز متطلبات التعرف والتحقق من هوية العملاء أو المستفيدين الحقيقين من تعاملاتهم.
4. اتخاذ الإجراءات الكفيلة بتحديث متطلبات التعرف والتحقق من هوية جميع العملاء والمستفيدين الحقيقين بصفة مستمرة.
5. متابعة التغيرات في هوية العملاء والمستفيدين الحقيقين واتخاذ اللازم بشأن تأثيرها على متطلبات الرقابة والإشراف.
6. ينبغي أن تكون سجلات تحديد هوية العملاء والمستفيدين الحقيقين متاحة للمسئول عن الالتزام بمعايير مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب والمسئولين المختصين ذوي الصلة.
7. أن يتم التحقق من هوية العملاء والمستفيدين الحقيقين من مصادر موثوقة ومستقلة.

يقصد بتطبيق إجراءات العناية الواجبة هنا قيام محلات الصرافة بمراقبة التعاملات المالية للعملاء والمستفيدين الحقيقين لهم والتأكد من فهمها والتحقق من جميع الأعمال التي يزاولونها وكذلك من بيانات إنشاء علاقة العضوية والاطمئنان بأنها موثوقة وواضحة. وتقتضي التعليمات أن تقوم محلات الصرافة العاملة في المملكة بتطبيق إجراءات العناية الواجبة الأساسية على جميع العملاء الدائمين والعرضيين وبما يشمل المستفيدين الحقيقين وأن تكون تلك الإجراءات مستمرة ومتوائمة مع درجة المخاطر المرتبطة بالأعمال والعمليات التي يجريها العملاء وذلك على النحو التالي:

1. متابعة نشاط التعاملات المالية وتوائمها مع ما تم تقديمه من معلومات من العملاء.
2. يتطلب تنفيذ إجراءات العناية الواجبة حين إنشاء علاقة العمل وتعزيزها عند إجراء عمليات عارضة تفوق الحدود التي تم الافصاح عنها للمرة الواحدة أو مجمعة مع بعضها وكذلك حينما تكون هنالك حالة اشتباه بارتباطها في حدوث عملية غسل أموال أو تمويل إرهاب بغض النظر عن الإعفاءات أو الحدود المعينة لمبالغ العمليات، أو في حال وجود شكوك بشأن دقة أو كفاية البيانات التي تم الحصول عليها مسبقاً حين تحديد هوية العملاء.
3. التحقق من ما إذا كان أي شخص (طبيعي أو اعتباري) يتصرف نيابة عن العميل والتأكد من قانونية ذلك.
4. تحديد الأشخاص (الطبيعيين والاعتباريين) الذي لهم ملكية أو سيطرة على العميل.
5. ينبغي تعزيز إجراء العناية الواجبة في حال العملاء وعلاقات العمل مرتفعة المخاطر، وقد يكون ذلك نتيجة نشاط العميل التجاري، أو هيكل الملكية، أو حجم أو أنواع العمليات المتوقعة أو الفعلية بما في ذلك تلك العمليات التي تشمل دولاً مصنفة بأنها ذات مخاطر عالية أو العمليات التي يتم تحديدها بموجب النظام أو التعليمات المطبقة على أنها تشكل مصدر خطر عالٍ كعلاقات البنوك المراسلة والأشخاص المعرفين سياسياً.
6. لا تقبل إجراءات وتدابير العناية الواجبة البسيطة في حال الشك في وقوع عمليات غسل أموال أو تمويل إرهاب.

7. إمكانية تخفيف متطلبات العناية الواجبة على العلاقات التي يتم تصنيفها ضمن الفئات ذات المخاطر المنخفضة، ومنها على سبيل المثال:

   		أ.	الأفراد الذين يمثل مصدر دخلهم الرئيسيّ الراتب، أو رواتب التقاعد أو الإعانات الاجتماعية من مصادر معروفة ومناسبة وحيث يتناسب مستوى العمليات مع مصدر الأموال.
   		ب.	العمليات ذات المبالغ الصغيرة أو أنواع محددة من العمليات.

8. عدم السماح بإنهاء أو تقييد علاقات العمل بشكل مطلق مع فئات كاملة من العملاء لتجنب إدارة المخاطر أو لمحدودية العوائد المالية (الأرباح) ودون الأخذ بعين الاعتبار اتخاذ تدابير أخرى لتخفيف المخاطر للعملاء الأفراد داخل قطاع معين وأخذ مخاطر كل حالة على حدة.