‏اللجان الفرعية

1.‏ مناقشة كافة المواضيع والمسائل المرتبطة بها، على أن تقوم بتقديم توصياتها إلى اللجنة التنفيذية للاطلاع واتخاذ التوصيات النهائية.

2. تنفيذ كافة المهام الموكلة إليها من قبل اللجنة التنفيذية، كما يجب عليها رفع كل ما يخص تطورات سير الأعمال بصورة دورية إلى اللجنة التنفيذية.

3. تكون اللجان الفرعية مسئولة عن كل ما ترى اللجنة التنفيذية أنه من مسؤولياتها.

4. إعداد تقرير سنوي شامل مصحوباً بكافة المستندات اللازمة يتم تزويد اللجنة التنفيذية والمؤسسة به، على أن يشمل هذا التقرير بحد أدنى على أهم قرارات اللجنة وأهم الإنجازات والصعوبات والاقتراحات، بالإضافة إلى عدد الاجتماعات المنعقدة خلال الفترة وأسماء الحضور:

رئيس اللجنة

5. فعالية ونجاح اللجنة الفرعية؛ كما أن من مسئولياته متابعة جميع المهام الموكلة للجنة بصورة مستمرة.

6. إدارة الحوارات والمناقشات في الاجتماعات، وتوفير أجواء ملائمة فيها مما يساعد على تبادل الآراء ووجهات النظر بمهنية وكفاءة عالية.

7. التواصل مع اللجنة التنفيذية ومتابعة الأعمال معها، كما يجب عليه تزويدها بكافة التوصيات والتقارير وغيرها.

8. تزويد ممثل المؤسسة بكافة المستندات من خلال محضر استلام عند انقضاء فترة رئاسته، ليقوم ممثل المؤسسة عندها بتسليم المستندات إلى رئيس اللجنة الجديد.

نائب رئيس اللجنة

9. في حال تغيب رئيس اللجنة الفرعية؛ أو مغادرته، أو إعفائه قبل نهاية فترته، فإن نائب رئيس اللجنة يحل محله ويتحمل كافة مسؤولياته.

السكرتير

10.‏ تجهيز كافة ترتيبات الاجتماعات بما في ذلك مقر الاجتماع.

11.‏ إعداد جدول الأعمال، بحيث يشتمل على كافة المواضيع التي سيتم مناقشتها في الاجتماع واعتماده من رئيس اللجنة.

12.‏ إرسال جدول الأعمال مصحوباً بالمستندات المراد مناقشتها في الاجتماع لكافة أعضاء ‏اللجنة ونسخة لممثل المؤسسة قبل الاجتماع بمدة لا تقل عن (10)‏ عشرة أيام عمل ‏عن طريق البريد الالكتروني.

13. إعداد محضر اجتماع لكافة الاجتماعات التي يتم عقدها، على أن يشتمل المحضر ‏بحد أدنى على أسماء الحضور وكافة المواضيع التي تمت مناقشتها والقرارات التي تم ‏التصويت عليها، والاعتراضات وحالات الامتناع عن التصويت مع ذكر الأسباب إن ‏وجدت.

14. إرسال محضر الاجتماع لكافة أعضاء اللجنة وممثل المؤسسة بعد الاجتماع بمدة لا ‏تزيد عن (5) خمسة أيام عمل عن طريق البريد الالكتروني؛ وذلك قبل اعتمادها والتوقيع عليها من قبل رئيس اللجنة والأعضاء، على أن يتم تزويد السكرتير بالملاحظات والمرئيات خلال (5) خمسة أيام عمل من استلام المحضر.

15. حفظ كافة التقارير والمحاضر والمستندات بحيث يسهل الرجوع لها.

نائب السكرتير

16. في حال تغيب سكرتير اللجنة الفرعية؛ أو مغادرته؛ أو إعفائه قبل نهاية فترته، فإن نائب السكرتير يحل محله ويتحمل كافة مسئولياته.