1. ينبغي على الأعضاء إحاطة رئيس اللجنة بالموضوعات التي يرون أنها ستساهم في تحقيق الأهداف المرجوة من الاجتماعات، وعلى رئيس اللجنة أخذ الموضوعات المقترحة بالاعتبار عند اعتماد جدول الأعمال.

2.‏ يجب أن يتم إعداد جدول الأعمال من قبل السكرتير أو نائبه؛ بحيث يشتمل على كافة ‏المواضيع التي سيتم مناقشتها في الاجتماع ومن ثم اعتماده من قبل رئيس اللجنة.

3. يجب أن يقوم السكرتير أو نائبه بإرسال جدول الأعمال مصحوباً بالمستندات المراد ‏مناقشتها في الاجتماع لكافة أعضاء اللجنة ونسخة لممثل البنك المركزي قبل الاجتماع بمدة لا تقل عن (10)‏ عشرة أيام عمل عن طريق البريد الالكتروني.

4.‏ يجب على السكرتير إعداد محضر اجتماع لكافة الاجتماعات التي يتم عقدها، على أن ‏يشتمل المحضر بحد أدنى على أسماء الحضور وكافة المواضيع التي تمت مناقشتها ‎والقرارات التي تم التصويت عليها، والاعتراضات وحالات الامتناع عن التصويت مع ذكر الأسباب إن وجدت.

5.‏ يجب أن يقوم السكرتير أو نائبه بإرسال محضر الاجتماع لكافة أعضاء اللجنة وممثل البنك المركزي بعد الاجتماع بمدة لا تزيد عن (5) خمسة أيام عمل عن طريق البريد الالكتروني، وذلك قبل اعتمادها والتوقيع عليها من قبل رئيس اللجنة والأعضاء، على أن يتم تزويد السكرتير بالملاحظات والمرئيات خلال (5) خمسة أيام عمل من استلام المحضر.

6. يجب أن تقوم اللجنة الفرعية سنوياً بإعداد تقرير شامل مصحوباً بكافة المستندات اللازمة يتم تزويد اللجنة التنفيذية والبنك المركزي به، على أن يشمل هذا التقرير بحد أدنى على أهم قرارات اللجنة وأهم الإنجازات والصعوبات والاقتراحات، بالإضافة إلى عدد الاجتماعات المنعقدة خلال الفترة وأسماء الحضور.

7.‏ يجب على اللجنة مراعاة الوضوح والدقة في المحاضر والتقارير المُعدة من قبلها.

‏8. يجب أن يقوم السكرتير بحفظ كافة التقارير والمحاضر والمستندات بحيث يسهل الرجوع لها، على أن يقوم رئيس اللجنة عند انقضاء فترة رئاسته بتزويد ممثل البنك المركزي بكافة المستندات من خلال محضر استلام؛ ليقوم ممثل البنك المركزي عندها بتسليم المستندات إلى رئيس اللجنة الجديد.

9. ينظم ميثاق إنشاء اللجان أي مستندات أخرى ترى اللجنة ضرورة إضافتها.