4/2/4. جدول الأعمال ومحضر الاجتماع والتقارير
| الرقم: 381000003528 | التاريخ (م): 2016/10/10 | التاريخ (هـ): 1438/1/9 |
Effective from 2016-10-10 - Oct 09 2016
To view other versions open the versions tab on the right
- ينبغي على الأعضاء إحاطة رئيس اللجنة بالموضوعات التي يرون أنها ستساهم في تحقيق الأهداف المنشودة من الاجتماعات، وعلى رئيس اللجنة أخذ الموضوعات المقترحة بالاعتبار عند اعتماد جدول الأعمال.
- يجب أن يتم إعداد جدول الأعمال من قبل السكرتير أو نائبه، بحيث يشتمل على كافة المواضيع التي سيتم مناقشتها في الاجتماع ومن ثم اعتماده من قبل رئيس اللجنة.
- يجب أن يقوم السكرتير أو نائبه بإرسال جدول الأعمال مصحوباً بالمستندات المراد مناقشتها في الاجتماع لكافة أعضاء اللجنة ونسخة لممثل البنك المركزي قبل الاجتماع بمدة لا تقل عن (10) عشرة أيام عمل عن طريق البريد الالكتروني.
- يجب على السكرتير إعداد محضر اجتماع لكافة الاجتماعات التي يتم عقدها على أن يشتمل المحضر بحد أدنى على أسماء الحضور وكافة المواضيع التي تمت مناقشتها والقرارات التي تم التصويت عليها والاعتراضات وحالات الامتناع عن التصويت مع ذكر الأسباب إن وجدت.
- يجب أن يقوم السكرتير أو نائبه بإرسال محضر الاجتماع لكافة أعضاء اللجنة وممثل البنك المركزي بعد الاجتماع بمدة لا تزيد عن (10) عشرة أيام عمل عن طريق البريد الالكتروني، وذلك قبل اعتمادها والتوقيع عليها من قبل رئيس اللجنة والأعضاء، على أن يتم تزويد السكرتير بالملاحظات والمرئيات خلال (5) خمسة أيام عمل من استلام المحضر.
- يجب أن تقوم اللجنة التنفيذية بإعداد ميثاق عند إنشاء أي لجنة فرعية؛ على أن يشمل الميثاق بحد أدنى على اسم اللجنة، الغرض من إنشائها، أهدافها، دورها ومسؤولياتها وصلاحياتها، تشكيلها، آلية ترشيح وتعيين الأعضاء وإعفائهم، طبيعة اللجنة دائمة أو مؤقتة مع تحديد المدة إن كانت مؤقتة، آلية الاجتماعات، التقارير المطلوبة وآلية رفعها، ويتم اعتماد الميثاق من قبل ريس اللجنة التنفيذية، على أن يتم الحصول على موافقة البنك المركزي على كل ميثاق إنشاء لجنة فرعية.
- يجب عند ترشيح أعضاء اللجان الفرعية مراعاة أن يكون هناك تمثيل منصف لشركات التمويل المرخصة؛ مع الأخذ بالاعتبار ألا يكون هناك أكثر من ممثل للشركة الواحدة في اللجنة نفسها.
- يجب أن تقوم اللجنة التنفيذية سنوياً بإعداد تقرير شامل مصحوباً بكافة المواثيق والمستندات اللازمة وبتم تزويد اللجنة العامة والبنك المركزي به، على أن يشمل هذا التقرير بحد أدنى على أهم قرارات اللجنة وعدد الاجتماعات المنعقدة خلال الفترة وأسماء الحضور، بالإضافة إلى أسماء اللجان الفرعية ووضعها وأهم إنجازاتها خلال السنة.
- يجب على اللجنة مراعاة الوضوح والدقة في التقارير المُعدة من قبلها.
- يجب أن يقوم السكرتير بحفظ كافة التقارير والمحاضر والمستندات بحيث يسهل الرجوع لها، على أن يقوم رئيس اللجنة عند انقضاء فترة رئاسته بتزويد ممثل البنك المركزي بكافة المستندات من خلال محضر استلام؛ ليقوم ممثل البنك المركزي عندها بتسليم المستندات إلى رئيس اللجنة الجديد.