Skip to main content

4/1/4. جدول الأعمال ومحضر الاجتماع والتقارير

Effective from Jan 31 2025 - Oct 09 2016
To view other versions open the versions tab on the right

  1.  ينبغي على الأعضاء إحاطة رئيس اللجنة بالموضوعات التي يرون أنها ستساهم في تحقيق الأهداف المنشودة من الاجتماعات، وعلى رئيس اللجنة أخذ الموضوعات المقترحة بالاعتبار عند اعتماد جدول الأعمال.
  2.  يجب أن يتم إعداد جدول الأعمال من قبل السكرتير أو نائبه، بحيث يشتمل على كافة ‏المواضيع التي سيتم مناقشتها في الاجتماع ومن ثم اعتماده من قبل رئيس اللجنة.
  3.  يجب أن يقوم السكرتير أو نائبه بإرسال جدول الأعمال مصحوباً بالمستندات المراد ‏مناقشتها في الاجتماع إلى كافة أعضاء اللجنة ونسخة لممثل المؤسسة قبل الاجتماع بمدة لا تقل عن (10)‏ عشرة أيام عمل عن طريق البريد الالكتروني
  4.  يجب على السكرتير إعداد محضر اجتماع بعد كل اجتماع من اجتماعات اللجنة، يدون فيه أسماء الحضور وكافة المواضيع التي تم مناقشتها والقرارات التي تم التصويت عليها، والاعتراضات وحالات الامتناع عن التصويت مع ذكر الأسباب إن وجدت.
  5.  يجب أن يقوم السكرتير أو نائبه بإرسال محضر الاجتماع لكافة أعضاء اللجنة وممثل المؤسسة بعد الاجتماع بمدة لا تزيد عن (10)‏ عشرة أيام عمل عن طريق البريد الالكتروني، وذلك قبل اعتماده والتوقيع عليه من قبل رئيس اللجنة والسكرتير، على أن يتم تزويد السكرتير بالملاحظات والمرئيات خلال (5) خمسة أيام عمل من استلام محضر الاجتماع.
  6.  يجب أن يقوم السكرتير بحفظ كافة التقارير والمحاضر بحيث يسهل الرجوع لهاء على أن يقوم رئيس اللجنة عند انقضاء فترة رئاسته بتزويد ممثل المؤسسة بكافة المستندات من خلال محضر استلام، ليقوم ممثل المؤسسة عندها بتسليم المستندات إلى رئيس اللجنة الجديد.