9- سياسات وإجراءات قبول العملاء
تتضمن سياسات وإجراءات قبول العملاء جميع العوامل ذات الصلة بالعميل باعتباره الشخص، الذي يقوم بعملية مالية من خلال مركز تحويل، واتخاذ إجراءات التحقق من الهوية والعنوان والأعمال التي يزاولها ومقدار الدخل ومصادر الأموال وتحديد الغرض من إنشاء العلاقة (عضوية الحوالات) بين مركز التحويل وعملائه وعدم التعامل مع الأسماء المجهولة أو الوهمية، ويراعى بذلك التقيد التام بالأنظمة والتعليمات الصادرة عن البنك المركزي واتباع التعليمات الصادرة في شأن مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب، وكذلك متطلبات مبدأ اعرف عميلك وإجراءات العناية الواجبة بالعميل على مختلف أنواع وفئات العملاء ووضع التصنيفات والشروط اللازمة لإنشاء العلاقة مع العميل.
1-9: فتح العضوية
يقوم عميل مركز التحويل بتعبئة البيانات الشخصية الخاصة في نموذج فتح عضوية فردية للأفراد للاستفادة من الخدمات المقدمة من مركز التحويل ويصدر المركز بطاقة عضوية للعميل تحتوي على رقم خاص به يرتبط في النظام الآلي وتخزن فيه بياناته الشخصية وصورة الهوية والتوقيع على ما يثبت حضور الشخص نفسه وعلى صحة البيانات التي قام بتعبئتها في النموذج، وبيانات المستفيد من التحويل لدى المركز المصرح له من البنك المركزي بممارسة هذا النشاط، ويجب على العميل تقديم رقم العضوية عند القيام بأي عملية مالية وتقديم الهوية الأصلية للتأكد من أنه صاحب العلاقة وأن الهوية سارية المفعول.
وتخضع العضوية للإجراءات النظامية من حيث تحديث البيانات والتجميد، بالإضافة إلى وضع الحدود المالية المسموح بها حسب حالة العملاء ومعدلات دخولهم ونحو ذلك.
2-9: شروط فتح العضوية
يشترط الالتزام بكافة المتطلبات الواردة في قواعد فتح الحسابات البنكية والقواعد العامة لتشغيلها، كما ينبغي أن تستوفي العضوية الشروط الواجبة لمتطلبات التحقق من الهوية ومن المستخدم (المستفيد) الحقيقي لها ومنها ما يأتي:
1- أن يتم فتح العضوية من قبل العميل نفسه، ويتطلب حضوره شخصيا مع الأخذ في الاعتبار الحالات التي يتطلب فيها زيارة العميل لإنشاء العلاقة والواردة في قواعد فتح الحسابات البنكية والقواعد العامة لتشغيلها في البنوك التجارية بالمملكة العربية السعودية.
2- تعبئة كامل البيانات والمعلومات الخاصة بمبدأ اعرف عميلك في نموذج فتح العضوية وتأكيد صحتها بالتوقيع عليها.
3- وضع صورة طبق الأصل من الهوية الوطنية للمواطنين أو هوية مقيم للوافدين سارية المفعول في ملف العميل.
4- يتحمل مركز التحويل مسؤولية مطابقة البيانات والتأكد من صحتها مع أصول المستندات المقدمة من العميل، ووضع الختم والتاريخ على كل مستند وحفظها في النظام الآلي.
5- وجوب وجود معرف للمرأة مغطاة الوجه.
6- لا يفتح للقاصر (ممن هو دون سن 18 سنة هجرية) عضوية إلا بموافقة الولي أو الوصي (لا بمعرّف).
7- لا يسمح بفتح عضوية حوالات للشخصيات الاعتبارية، ويتوجب عليهم فتح حساب مصرفي لدى البنك وأن تكون جميع العمليات المالية من خلاله فقط.
8- يمكن منح الوافد الذي يحمل تصريح إقامة مؤقتة في جواز السفر -الممنوحة له من قبل سفارات المملكة بموجب تأشيرة عمل فقط تمهيداً للحصول على هوية مقيم- عضوية بناءً على هذا التصريح (لمدة 3 أشهر) وتُجمد بعد انتهاء المدة حتى إصدار هوية مقيم سارية المفعول.
9- اتباع التعليمات الخاصة بالأشخاص المحظور التعامل معهم وفقاً لقرارات مجلس الأمن و البنك المركزي.
10- تحديد المعلومات الكاملة عن المستفيدين من التحويل المالي خارج المملكة مثل الاسم ورقم الهوية في حال توفره أو رقم الحساب والعنوان.
11- لا يجوز أن تكون العضوية مشتركة لأكثر من شخص.
12- لا يجوز معاملة العضوية كحساب جاري أو استخدامها لأغراض لا تتفق مع الغرض الأساسي الذي فتحت من أجله.
13- يضاف بند في نموذج فتح العضوية يتضمن إقرار من العميل بنه المستفيد الحقيقي من العضوية، وعلى علاقة مباشرة مع المستفيدين من عمليات التحويل.
14- تحديد مبالغ وأعداد الحوالات الشهرية والسنوية المتوقعة الصادرة والواردة ومدى ملاءمتها مع الدخل الشهري للعميل.
3-9 تحديث البيانات
يجب على مركز التحويل تحديث بيانات العميل (فيما يخص عضويته) في الحالات الآتية:
1) عند انتهاء فترة الهوية أو حداً أقصى ٥ سنوات أيهما سبق.
2) عند الشك في وثائق وبيانات الهوية الشخصية للعميل أو في طبيعة عملياته المالية.
3) عدم تطابق عملياته المالية مع معلوماته المقدمة لمركز التحويل أو تغير نمط وسلوك العمليات المالية للعميل.
كما يمكن الاستفادة من خدمة (يقين) كأحد الخيارات الإضافية للتحقق من هوية العملاء الكترونياً وفق تعميم البنك المركزي رقم 371000018071 وتاريخ 1437/2/12هـ.
4-9: تعليمات عامة بشأن العملاء
1- على مركز التحويل وفي كل الأحوال التي يتعامل بها مع العملاء التعرف على العميل من خلال وثائق تحديد الهوية سارية المفعول.
2- يجب مواءمة طبيعة أعمال وأنشطة العملاء مع حجم وغرض ونوعية العمليات المالية المنفذة، بالإضافة إلى أهمية معرفة المستفيد الحقيقي منها واتخاذ الإجراءات اللازمة للتحقق من العميل.
3- يراعى فترة صلاحية هوية مقيم/ التأشيرة / الإقامة المؤقتة حين التعامل مع الوافدين أو الحجاج والمعتمرين والزوّار.
4- استيفاء المعلومات من واقع الوثائق النظامية مثل الهوية الوطنية أو هوية مقيم أو جواز السفر والحصول على صورة منها والمصادقة على مطابقتها للأصل من العميل والموظف عند إنشاء العضوية.
5- عدم قبول أي علاقة تعامل بأسماء وهمية أو رقمية أو مجهولة الهوية.
6- ربط رقم العضوية بالاسم ورقم الهوية واعتبارهما مرجعاً آلياً للعمليات المنفذة عند إنشاء العلاقة (إنشاء رقم عضوية خاص بالعميل).
7- تطبيق متطلبات مبدأ اعرف عميلك وقواعد مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب الصادرة عن البنك المركزي، وغيرها من الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
8- إنهاء العلاقة مع العميل عندما يتعذر على مركز التحويل التحقق من مصادر العمليات أو الشك في صحة بيانات تعريف العميل أو مدى كفايتها، أو عند استمرار العميل في استخدام عضوية الحوالات في غير الغرض الذي أنشئت من أجله.
9- إدخال اسم العميل ورقم الهوية الوطنية/هوية مقيم باللغتين العربية والإنجليزية واعتبارها من الحقول الإلزامية لفتح العضوية.
10- يجب اعتماد فتح العضوية من قبل مدير مركز التحويل وذلك بعد التحقق من كافة بيانات العميل، وتوافقها مع حجم وطبيعة نشاطه وعملياته.
11- استيفاء الموافقات اللازمة عند فتح عضوية حوالات للعملاء عالي المخاطر أو التي يتطلب معها تعزيز العناية الواجبة المشددة بناء على توصيات مجموعة العمل المالي الدولي (FATF) وقواعد مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
5-9: مبدأ اعرف عميلك (KYC)
إن الغرض من تطبيق مبدأ اعرف عميلك هو تمكين مركز التحويل من تكوين تصور مناسب بأن يعرف الهوية الحقيقية لكل عميل مع درجة مناسبة من الثقة وأن يعرف أنواع الأعمال والعمليات التي يحتمل أن يقوم بها العميل مع مركز التحويل، ويجب أن تشمل إجراءات مركز التحويل اتخاذ التدابير التالية من أجل تحقيق ذلك المبدأ:
1- التعرف والتحقق من هوية جميع العملاء الدائمين والعابرين بصفة مستمرة.
2- التعرف على هوية المستفيدين الحقيقين لكافة العمليات التي يجريها العملاء وبالمستوى الذي يحقق الفهم والمعرفة التامة عنهما.
3- يجب تطبيق الأسلوب المرتكز على المخاطر (Risk Based Approach) لتقييم المخاطر المرتبطة بمختلف أنواع العملاء واتخاذ الإجراءات المناسبة بشأن تعزيز متطلبات التعرف والتحقق من هوية العملاء أو المستفيدين الحقيقيين من تعاملاتهم.
4- اتخاذ الإجراءات الكفيلة بتحديث متطلبات التعرف والتحقق من هوية جميع العملاء بصفة مستمرة.
5- متابعة التغيرات في هوية العملاء واتخاذ اللازم بشأن تأثيرها على متطلبات الرقابة والإشراف.
6- ينبغي أن تكون سجلات تحديد هوية العملاء والمستفيدين الحقيقيين متاحة للمسؤول عن الالتزام بمعايير مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب والمسؤولين المختصين ذوي الصلة.
7- أن يتم التحقق من هوية العملاء والمستفيدين الحقيقيين من مصادر موثوقة ومستقلة.
6-9: إجراءات العناية الواجبة (CDD)
يقصد بتطبيق إجراءات العناية الواجبة قيام مراكز التحويل بمراقبة التعاملات المالية للعملاء والمستفيدين الحقيقين لهم والتأكد من فهمها والتحقق من جميع الأعمال التي يزاولونها وكذلك من بيانات إنشاء العضوية والاطمئنان بأنها موثوقة وواضحة. وتقتضي التعليمات أن تقوم مراكز التحويل بتطبيق إجراءات العناية الواجبة الأساسية على جميع العملاء الدائمين والعابرين وبما يشمل المستفيدين الحقيقين وأن تكون تلك الإجراءات مستمرة ومتوائمة مع درجة المخاطر المرتبطة بالأعمال والعمليات التي يجريها العملاء وذلك على النحو التالي:
1- متابعة نشاط التعاملات المالية وتوائمها مع ما تم تقديمه من معلومات من العملاء.
2- يتطلب تنفيذ إجراءات العناية الواجبة حين إنشاء العلاقة وتعزيزها عند إجراء عمليات عارضة تفوق الحدود التي تم الافصاح عنها للمرة الواحدة أو مجمعة مع بعضها، وكذلك حينما تكون هنالك حالة اشتباه بارتباطها في حدوث عملية غسل أموال أو تمويل إرهاب بغض النظر عن الإعفاءات أو الحدود المعينة لمبالغ العمليات، أو في حال وجود شكوك بشان دقة أو كفاية البيانات التي تم الحصول عليها مسبقاً حين تحديد هوية العملاء.
3- التحقق مما إذا كان أي شخص يتصرف نيابة عن العميل والتأكد من قانونية ذلك.
4- تحديد الأشخاص الذين لهم ملكية أو سيطرة على العميل.
5- ينبغي تعزيز إجراء العناية الواجبة للعملاء ذوي المخاطر المرتفعة والتي قد تكون نتيجة حجم أو أنواع العمليات المتوقعة أو الفعلية بما في ذلك تلك العمليات التي تشمل دولاً مصنفة بأنها ذات مخاطر عالية، أو التي تم ذكرها في موقع مجموعة العمل المالي (FATF) على أنها لا تطبق التوصيات الخاصة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب بشكلٍ كافٍ، أو العمليات التي يتم تحديدها بموجب النظام، أو التعليمات المطبقة على أنها تشكل مصدر خطر عالٍ كعلاقات البنوك المراسلة والأشخاص المعروفين سياسياً.
6- لا تقبل إجراءات وتدابير العناية الواجبة البسيطة في حال الشك في وقوع عمليات غسل أموال أو تمويل إرهاب.
7- إمكانية تخفيف متطلبات العناية الواجبة على العلاقات التي تم تصنيفها ضمن الفئات ذات المخاطر المنخفضة حسب تقييم المخاطر الذي تم من قبل مركز التحويل.
8- عدم السماح بإنهاء أو تقييد العلاقات بشكل مطلق مع فئات كاملة من العملاء لتجنب إدارة المخاطر أو لمحدودية العوائد المالية (الأرياح) ودون الأخذ بعين الاعتبار اتخاذ تدابير أخرى لتخفيف المخاطر للعملاء الأفراد داخل قطاع معين وأخذ مخاطر كل حالة على حدة.