المبدأ (7) مسؤوليات وحدة الالتزام
| الرقم: 42005223 | التاريخ (م): 2020/9/15 | التاريخ (هـ): 1442/1/28 | الحالة: نافذ |
Effective from 2020-09-15 - Sep 14 2020
To view other versions open the versions tab on the right
مساعدة الإدارة العليا في تطبيق الالتزام
| 63- | تقع المسئولية عن الالتزام وإدارة مخاطر عدم الالتزام في البنك على عاتق الإدارة العليا، وتتركز وتقتصر مسئولية وحدة الالتزام على مساعدة الإدارة العليا على إدارة مخاطر عدم الالتزام التي يواجهها البنك والتعامل معها بفاعلية (المشورة والنصح والمراقبة والرصد). بحيث يشرف رئيس الالتزام على تنفيذ مهام وظيفة الالتزام، وتتلخص مسؤولياته في تطبيق برنامج الالتزام المشتمل على الأهداف والمشاريع وغيرها من المهام المعتمدة التي سيتم العمل علها خلال العام اللازمة لفاعلية ودور الالتزام والمنسقة مع استراتيجية المخاطر في البنك، وفي حال تنفيذ بعض مسؤولياته بواسطة موظف في وحدات عمل مختلفة (مسئولي التزام)، يجب في هذه الحالة توضيح توزيع المسئوليات الموكلة بدقة. | |
| 64- | تقع مسئولية معالجة وتصحيح أوجه القصور والمخالفات التي تتوصل إليها وحدة الالتزام على عاتق الإدارة العليا ورؤساء وحدات الأعمال المرصود لديها جوانب القصور والمخالفات. ويقتصر دور وحدة الالتزام على تقديم النصح والمشورة والمتابعة مع رؤساء وحدات الاعمال ورفع تقارير في حال وجود قصور في المعالجة والتصحيح. | |
| إبلاغ الأنظمة والتعليمات ومراقبة الالتزام بتطبيقها | ||
| 65- | يجب اطلاع الإدارة العليا في البنك ووحدات الأعمال المختلفة بالشكل والوقت المناسبين على الأنظمة الصادرة والتعليمات المبلغة عن البنك المركزي وغيرها من الجهات الرسمية الداخلية ذات العلاقة، والجهات الرسمية الخارجية، (كالدول والمنظمات ذات الصلة بالتنظيم المصرفي)، وحفظها ضمن قاعدة البيانات، والمحافظة على توافرها بشكل دائم ومتاح، والتأكد من توافق أدلة السياسات والإجراءات والمنتجات والخدمات المقدمة والنماذج والعقود المستخدمة ونماذج الدعاية والتسويق والإعلان مع الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة. ومما ينبغي تأكيده أهمية فهم التعليمات المبلغة وطلب أي توضيحات أو شرح عند الحاجة من وحدة الالتزام في البنك أو من البنك المركزي (من خلال وحدة الالتزام)، ولن يعفى البنك من العقوبات النظامية ضده عند التطبيق الخاطئ للتعليمات. | |
| 66- | يجب على وحدات الأعمال المختلفة جميعا في البنك استيفاء موافقة وحدة الالتزام على طرح المنتجات والخدمات التي سيقدمها البنك لعملائه، وذلك قبل التقدم لأخذ موافقة البنك المركزي، ويجب أن يكون تقديم طلب موافقة / عدم ممانعة البنك المركزي عليها مقدم للبنك المركزي من رئيس وحدة الالتزام فقط. | |
| 67- | يجب مشاركة وحدة الالتزام في عملية اتخاذ القرار عند إسناد المهام إلى طرف ثالث، وذلك للتأكد من عدم تعارض ذلك مع أي تعليمات صادرة عن البنك المركزي أو جهات أخرى ذات صلاحية. | |
| التنظيم للمسؤوليات | ||
| 68- | لا تنفذ مسؤوليات الالتزام كافة بواسطة وحدة الالتزام. حيث يمكن القيام ببعض مهام الالتزام عن طريق موظفين في وحدات البنك المختلفة وفروعه الخارجية (مسؤولي الالتزام) ويقوم رئيس الالتزام بالإشراف على عمل هؤلاء الموظفين عن طريق تنظيم يقره المجلس أو لجنة منبثقة عنه ومفوضة منه. | |
| 69- | تتضمن الهياكل التنظيمية للبنوك وحدات رقابية متخصصة تتطلب خبرات وكفاءات متخصصة مثل وحدة مراقبة مخاطر الائتمان ووحدة أمن المعلومات ووحدة المالية، لذا يقع على تلك الوحدات الرقابية المتخصصة مسؤولية تطبيق متطلبات الالتزام ذات العلاقة بأعمالها ومهامها المتخصصة، على سبيل المثال (الضريبة، الزكاة، مخاطر الائتمان، مخاطر السوق، المخاطر التشغيلية، أمن المعلومات، ... وغيرها من الأعمال المتخصصة) ويقتصر دور وحدة الالتزام تجاه أعمال ومهام تلك الوحدات على الحصول على التأكيدات اللازمة والمستندات والوثائق من تلك الوحدات بقيامها بمسئولياتها تجاه الالتزام والدور المطلوب منها الذي يكفل الالتزام مالم يتم تعيين خبرات وكفاءات متخصصة لدى وحدة الالتزام لتطبيق متطلبات الالتزام ذات العلاقة بأعمال ومهام تلك الوحدات، ويجب أن توثق تلك المسؤوليات من خلال سياسة الالتزام بما يكفل منع أي تداخل قد ينشأ بسبب تشابه الأدوار الرقابية فيما بين تلك الوحدات ووحدة الالتزام. | |
| 70- | لكي تكون الآليات كافية لضمان قدرة رئيس وموظفي وحدة الالتزام على القيام بمسؤولياتهم بفعالية، يجب أن يكون لوحدة الالتزام حق الطلب من وحدة الشؤون القانونية في البنك الآتي: | |
| ||
| ||
| ||
| المشورة | ||
| 71- | يجب على وحدة الالتزام تقديم المشورة للإدارة العليا فيما يتعلق بأنظمة وقواعد ومعايير الالتزام، ويشمل ذلك إفادتهم بآخر التطورات محليا ودوليا في هذا المجال. وتتضمن المهمة الاستشارية تعاون منسوبي وحدة الالتزام عن قرب مع وحدات أعمال البنك، وتقديم الدعم لها بالمشورة في عملياتها اليومية. وعلى وحدة الالتزام تقديم المشورة في مجال الالتزام والعمل كحلقة اتصال فيما يتعلق بجميع استفسارات منسوبيه ذات العلاقة بالالتزام. | |
| الإرشاد والتوعية | ||
| 72- | أن تدريب وتثقيف جميع منسوبي البنك على الأنظمة والتعليمات ذات الصلة بمسؤولياتهم الفردية جزءً أساسياً من مسؤولية الإدارة العليا في مساعيها لغرس ثقافة الالتزام وتشجيعهم على إبلاغ وحدة الالتزام عن أي مخالفات للتعليمات، لذا يجب على وحدة الالتزام مساعدة الإدارة العليا بصفة مستمرة وبشكل استباقي في تحقيق الآتي: | |
| ||
| ||
| ||
| تحديد مخاطر عدم الالتزام وقياسها وتقييمها تحديد المخاطر | ||
| 73- | يجب أن تكون وحدة الالتزام سباقة في تحديد وتوثيق وتقييم مخاطر عدم الالتزام ذات الصلة بنشاطات البنك (مخاطر نظامية، أو مخاطر مالية، أو مخاطر سمعة، أو مخاطر استراتيجية)، ويشمل ذلك تطوير المنتجات الجديدة وممارسات العمل والأنواع الجديدة من الأعمال أو علاقات العملاء المزمع إنشاؤها أو التغييرات الجوهرية في طبيعة هذه العلاقات. وإذا كان في البنك لجنة منتجات جديدة، فيجب أن يشارك ممثلين من منسوبي وحدة الالتزام في تلك اللجنة. | |
| قياس المخاطر | ||
| 74- | يجب أن تقوم وحدة الالتزام بدراسة طرق "لقياس مخاطر عدم الالتزام" كميا ونوعيا (مثل مؤشرات الأداء فيما يتعلق بتطبيق الالتزام) واستخدام هذه المقاييس لدعم تقييم مخاطر عدم الالتزام وتخفيضها والعمل على معالجتها. ويمكن استخدام التقنية كوسيلة لوضع مؤشرات الأداء من خلال تجميع أو تصفية البيانات التي يمكن أن تكون مؤشرا على مخاطر عدم التزام محتملة (على سبيل المثال لا الحصر، تزايد عدد شكاوى العملاء، أو تزايد حالات الاحتيال، أو البلاغات، والعقوبات والجزاءات التي جرى ايقاعها، والمدفوعات وغيرها). | |
| تقييم المخاطر | ||
| 75- | يجب أن تقوم وحدة الالتزام بتقييم ملاءمة سياسة الالتزام وأدلة السياسات والإجراءات في البنك، والمتابعة الفورية لأي أوجه قصور يتم تحديدها، وتضع - عند الضرورة والقدرة الفنية – مقترحات لإجراء التعديل، وحث ومتابعة الإدارات المعنية بإجراء التعديل والتصحيح. | |
| المراقبة والاختبار ورفع التقارير | ||
| 76- | يجب أن تقوم وحدة الالتزام بالمراقبة المستمرة للالتزام واختباره عن طريق إجراء اختبارات كافية ونموذجية له ويجب رفع نتائج اختبارات الالتزام حسب تبعيتها الإدارية وطبقا لإجراءات البنك الداخلية الخاصة بإدارة المخاطر. | |
| 77- | يجب أن يرفع رئيس الالتزام للإدارة العليا تقارير مكتوبة دودية ومنتظمة تتناول مسائل الالتزام، ولا بد أن تشير هذه التقارير إلى تقييم مخاطر عدم الالتزام الذي جرى خلال فترة إعداد التقرير، مع ذكر أي تغييرات طرأت على حجم مخاطر عدم الالتزام بناء على قياسات ذات صلة، مثل: مؤشرات الأداء؛ ويجب أن تتضمن التقارير أيضأ ملخصا لأي مخالفات وأوجه قصور تم تحديدها والإجراءات التصحيحية المقترحة لمعالجتها والتواريخ اللازمة للتصحيح مع توضيح الإجراءات التصحيحية التي تم اتخاذها فعلا. علاوة على ذلك، يجب أن تتناسب صيغة إعداد التقارير مع حجم مخاطر عدم الالتزام لدى البنك وأنشطته. | |
| الحالات عالية المخاطر والمستجدات العاجلة | ||
| 78- | يجب إبلاغ المجلس أو اللجنة التابعة له المفوضة عنه بالإشراف على تطبيق سياسة الالتزام بصورة فورية بأية إخفاقات أو قصور في الالتزام، للحالات التي قد ينجم عنها خطورة على قدر عالي من الأهمية أو إجراءات قضائية أو جزاءات رقابية أو خسارة مالية أو فقد أو إساءة للسمعة. وفي حال تقدير تأثير ما تم التوصل إليه على سمعة القطاع المصرفي يجب أن يبلغ البنك المركزي/الإدارة العامة للرقابة على البنوك فوراً ومباشرة. | |
| التقرير السنوي للالتزام | ||
| 79- | يجب إعداد تقرير سنوي شامل يعرض من الإدارة العليا إلى المجلس يتضمن في حده الأدنى المتطلبات المحددة من وقت لآخر من البنك المركزي. | |
| 80- | يجب تزويد البنك المركزي بالنسخة المعتمدة من المجلس للتقرير السنوي للالتزام في موعد لا يتعدى نهاية شهر أبريل من كل عام يتم إرساله من رئيس مجلس إدارة البنك المحلي ورئيس فرع البنك الأجنبي، باعتباره تقييم ذاتيا سنويا للالتزام في البنك. | |
| المسؤوليات النظامية والتواصل | ||
| 81- | كأساس نظامي ورئيس يجب أن تضطلع وحدة الالتزام بمسؤوليات ومهام وحدات العمل الأساسية المرتبطة بشكل مباشر وغير مباشر بمخاطر عدم الالتزام وهي: (1) المسئولية عن رقابة الالتزام (الرقابة، العلاقة مع البنك المركزي، الاستشارات(، (2) المسؤولية عن الالتزام بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومنع انتشار التسلح، (3) المسؤولية عن مكافحة الاحتيال المالي، (4) المسئولية عن مكافحة الفساد، (٥) المسؤولية عن وحدة الإشراف الذاتي، (6) المسؤولية عن معالجة البلاغات عن المخالفات. وأن تضطلع بإيجاد الآليات والتنسيق المناسبين لكيفية تحقيق متطلبات معالجة الإجراءات الأمنية المبلغة من التنفيذ في المؤسسة بفاعلية. | |
| 82- | المسئولية على وحدة الالتزام في متابعة ما يصدر من الهيئات الخارجية التنظيمية والجهات المعنية بوضع المعايير والمبادئ والخبراء الخارجيين فيما يتعلق بعملها في بعض المسئوليات التنظيمية المحددة عموماً ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومنع انتشار التسلح خصوصاً. | |
| برنامج الالتزام | ||
| 83- | يجب أن تُنفّذ وحدة الالتزام مسؤولياتها بموجب برنامج التزام يوضح أنشطتها المقررة، مثل: تطبيق سياسات وإجراءات معينة ومراجعتها، وتقييم مخاطر عدم الالتزام، وإجراء اختبارات الالتزام، وتوعية الموظفين بشأن مسائل الالتزام. ويجب أن يكون برنامج الالتزام معدًّا على أساس المنهج القائم على المخاطر وخاضعًا لإشراف رئيس الالتزام بهدف ضمان تغطيته الملائمة لجميع الأعمال، وضمان التنسيق بين وحدات العمل في وحدة الالتزام (مراقبة الالتزام بالأنظمة. والالتزام بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومنع انتشار التسلح، ومكافحة الاحتيال المالي، ومكافحة الفساد، ومعالجة البلاغات عن المخالفات). | |
| قاعدة بيانات وحدة الالتزام | ||
| 84- | يجب على وحدة الالتزام إنشاء قاعدة للبيانات لجميع أنظمة وقواعد ومعايير الالتزام، وتحديثها بصفة مستمرة وتمكين جميع موظفي البنك من الاطلاع عليها والاستفادة منها بشكل دائم. | |
| التوثيق | ||
| 85- | يجب على وحدة الالتزام العمل على توثيق السياسات والإجراءات والخطط والأحداث وأوراق العمل للإيفاء بمهامها ومسئولياتها. | |
| العلامات التحذيرية (صفارة الإنذار) | ||
| 86- | يجب على وحدة الالتزام أن تضمن في برنامج الالتزام مبدأ العلامات التحذيرية للتنبيه على انتهاك الأنظمة والتعليمات الداخلية والخارجية، والحالات التي تعرض البنك لمخاطر عدم الالتزام في مواقف معينة، ومنها النمو السريع للبنك وافتتاح فروع جديدة وارتفاع معدل دوران الموظفين وتغير برامج وإدخال أنظمة آلية في دورة العمل، وأن يتضمن هذا المبدأ الحماية للمبلغين عن الانتهاكات والانحرافات والحوافز المقابلة وفقاً لسياسة الإبلاغ عن المخالفات الصادرة عن البنك المركزي. | |