الإرشادات العامة لعمل اللجان المصرفية
قام البنك المركزي بتحديث الإرشادات العامة لعمل لجان البنوك بهدف تعزيز كفاءة وفعالية جميع اللجان. وقد تم تضمين التحديث التوصيات الرئيسية الواردة في تقرير لجنة رؤساء مجالس إدارة البنوك بتاريخ 11 أبريل 2012م، حول العمل الذي قامت به اللجنة الخاصة للبنوك. كان البنك المركزي قد قام بتوزيع مسودة الإرشادات العامة المعدلة على جميع البنوك في مايو 2014، وتلقى ملاحظات البنوك بشأنها. وقد تم الآن أخذ هذه الملاحظات في الاعتبار عند مراجعة الإرشادات.
يود البنك المركزي من رئيس لجنة المديرين التنفيذيين أن يقوم بتمرير هذه الإرشادات إلى رؤساء اللجان المصرفية كافة لتوزيعها واستخدامها من قبل أعضاء اللجان المختلفة، وضمان تنفيذ هذه الإرشادات بحلول 31 مارس 2015م.
1.الخلفية
في الثمانينات، كانت السوق المصرفية السعودية تواجه تغييرات سريعة وتحديات عديدة تطلبت من البنوك تبادل تجاربها. ولهذا، شجع البنك المركزي البنوك على تأسيس لجان مصرفية لتوفير آلية تسمح بتجمع البنوك ومناقشة القضايا والمخاوف المشتركة. اجتمعت أول لجنة للمديرين العامين في عام 1987 وتبعتها لجان أخرى. في هذه الاجتماعات، كان ممثلو البنوك قادرين على تبادل تجاربهم، وتقديم وجهة نظر بنكهم لحل المشكلات المشتركة، بالإضافة إلى تقديم مدخلات للبنك المركزي لوضع سياسة الإشراف. وبناءً على ذلك، قررت البنوك على مر السنين تأسيس عدد من هذه اللجان. يرأس كل لجنة رئيس، يعاونه بدوره نائب رئيس وسكرتير، وأحيانًا يتم دعمهم بلجان فرعية، وإذا دعت الحاجة، بمستشارين خارجيين.
2. تفويض
يجب أن يستند تفويض اللجنة إلى الأغراض المحددة للجنة. كما ينبغي مراجعة التفويض سنويًا وتحديثه عند الحاجة.
3. الغرض من اللجنة
▪ يجب أن تركز القضايا المناقشة على المجالات ذات الاهتمام المشترك لنمو النظام المصرفي وتعزيز الضوابط والكفاءة والإشراف. ▪ يتوقع من أعضاء اللجنة تحديد القضايا وتحليلها ومناقشتها، وتقديم توصيات تتعلق بوظائفهم المعنية مثل الخزانة، الائتمان، العمليات، الاحتيال، وغيرها. ▪ يجب أن تُجرى المناقشات بطريقة منظمة وهيكلية لضمان عرض جميع وجهات النظر وتحقيق أهداف اللجنة. 4. دور ومسؤولية البنك المركزي (المتفق عليه من قبل البنك المركزي)
▪ يقوم البنك المركزي بتعيين مسؤولين كبار كمراقبين لحضور اجتماعات اللجنة. ▪ يستجيب البنك المركزي للقضايا المثارة والاقتراحات المقدمة من البنوك حسب تقديره خلال فترة زمنية معقولة. وعادةً ما تعكس هذه الاقتراحات موقف جميع أعضاء اللجنة وتحظى بدعم الرئيس التنفيذي للبنك. ▪ يضمن ممثلو البنك المركزي أن تكون البنوك على اطلاع بسياسات البنك المركزي وتوجيهاته ووجهات نظره حول المبادرات المختلفة التي يتم تنفيذها. وحيثما أمكن، يقدم ممثلو البنك المركزي القيود والمخاوف المتعلقة بالبنك المركزي والجهات الحكومية الأخرى. وتهدف جهودهم إلى تمكين اللجان من العمل بطريقة استباقية وفعالة. ▪ ▪ يجب على ممثل البنك المركزي التحضير للاجتماع من خلال جمع المعلومات من جميع الأقسام المعنية في البنك المركزي للرد على طلبات اللجنة، وكذلك مشاركة التعميمات الجديدة ذات الصلة التي أصدرها البنك المركزي مع اللجنة. ▪ يجب أن يكون ممثل البنك المركزي نقطة الاتصال بين البنك المركزي ولجنة البنك. 5. دور ومسؤولية البنك
أ- يجب على كل بنك اختيار وتعيين ممثليه ذوي الخلفية المناسبة المتعلقة بتفويض اللجنة. هؤلاء الأفراد مسؤولون عن ما يلي:
▪ لطرح القضايا والمخاوف المتعلقة ببنوكهم التي تحتاج إلى دعم أو وجهات نظر من بنوك أخرى. ▪ لإحاطة إدارة بنكهم علماً بالمناقشات التي تمت في تلك الاجتماعات بشأن الأمور المدرجة في جدول الأعمال، ونقل أي ردود من إدارتهم إلى اللجنة التي قد تكون ذات أهمية للجنة ككل. ▪ للمشاركة في الأعمال التي تقوم بها فرق العمل واللجان الفرعية. ▪ يجب أن يكون الأعضاء قادرين على الحصول على الموارد اللازمة لدعم الالتزامات المتعلقة بالمشاريع والخطط التي بدأتها اللجان المصرفية. ▪ يجب على كل عضو في اللجنة تقديم تقرير إلى كبار المديرين المعنيين في البنوك حول أعمال لجنته ومشاركته في تلك الأعمال. ب-
عملية واضحة لتعيين بديل لممثل البنك.
6. هيكل اللجنة، والتكوين، والعضوية
▪ يجب أن تُرأس كل لجنة من قبل رئيس، وفي غيابه، يتولى نائب الرئيس بالنيابة، بالإضافة إلى سكرتير. ▪ يجب أن تستند تركيبة اللجنة إلى مهارات وخبرات أعضائها لتنفيذ تفويضها وأعمالها. تعتبر الكفاءة المهنية والالتزام شرطين أساسيين لعضوية اللجنة. ▪ يجب مناقشة الإجراءات الموثقة الرسمية والموافقة عليها، ويجب الاحتفاظ بمحاضر ترشيح/تعيين رئيس ونائب رئيس كل لجنة. ▪ يجب على البنوك ترشيح ممثليها من بين المديرين الكبار الذين يمتلكون الخبرة والخبرات المناسبة. 1.6 خطوط التقارير
خطوط التقارير هي، على سبيل المثال، كما يلي:
2.6 هيكل الحوكمة
▪ تُنشأ كل لجنة فرعية بواسطة لجنة المديرين العامين بالتشاور مع البنك المركزي. ▪ يجب على رئيس كل لجنة (فرعية) أن يقدم تقريرًا إلى اللجنة العليا. ▪ يجب على رئيس كل لجنة (فرعية) تحديث اللجنة العليا عن أعمالها، بما في ذلك أي قضايا هامة ينبغي طرحها على البنك المركزي.
7. مسؤولو اللجنة
1.7 الرئيس
يحدد رئيس اللجنة مدى فعاليتها ونجاحها، حيث يقوم عادةً بتحديد نبرة الاجتماع وجدوله وأسلوبه. تشمل مسؤولياته، ولكنها لا تقتصر على، ما يلي:
1. التخطيط الشامل للاجتماعات بما في ذلك المواعيد، الأماكن، بنود الجدول، وغيرها. 2. التأكد من مراجعة محاضر الاجتماعات من قبل ممثل البنك المركزي قبل التوزيع. 3. التنسيق مع مسؤولي البنك المركزي للمتابعة بشأن بنود الجدول المعلقة ولتعزيز فعالية اللجنة. 4. الحفاظ على أسلوب وموقف مستقلين ومحترفين وفعالين في المنتدى وبين أعضاء اللجنة. 5. تحديد استراتيجيات وأولويات اللجنة وتنفيذ الاقتراحات الجديدة بين البنوك. 6. طلب وتطوير مبادرات جديدة بهدف تفعيل وتحسين تفويض اللجنة. 7. تطوير وتحسين وثيقة المهام الخاصة باللجنة لجعلها أكثر فعالية وكفاءة واستقلالية في نهاية كل عام. 8. تحديد ما إذا كانت الاستعانة بمستشارين خارجيين ضرورية على مستوى اللجنة لتقديم مدخلات حول اقتراح ما. الموافقة النهائية على مثل هذه التعيينات يجب أن يكون من البنك المركزي. 2.7 نائب الرئيس
سيساعد نائب الرئيس الرئيس بأي طريقة يحتاجها لتأدية دوره ومسؤولياته كما هو موضح أعلاه. وسيكون موجودًا لرئاسة الاجتماع في حال غياب الرئيس أو مغادرته مبكرًا. نائب رئيس اللجنة هو الرئيس للسنة التالية، ما لم يكن لدى البنك المركزي وجهة نظر مختلفة.
3.7 السكرتير
تتمثل المسؤولية الرئيسية للسكرتير في تدوين الملاحظات والحفاظ على محاضر الاجتماعات. يجب عادةً إعداد المحاضر في فترة زمنية معقولة وتقديمها لممثلي البنك المركزي الرئيسيين للحصول على موافقتهم. يقوم ممثل البنك المركزي بالموافقة على المحاضر في الظروف العادية خلال أسبوع واحد بعد استلامها ويصرح بتوزيعها النهائي. 4.7 عضوية اللجنة
سيكون حجم اللجنة مقيدًا بحد أقصى عضوين (على أن يكون واحد على الأقل دائمًا) من كل بنك. يجب أن يتم تحديد هؤلاء الأعضاء ومعرفتهم من قبل الأعضاء الآخرين. ومع ذلك، في لجان الرؤساء ولجان المديرين العامين، سيتم تمثيل كل بنك بعضو واحد فقط. 5.7 اختيار وإنهاء عمل مسؤولي اللجنة
يتم اختيار مسؤولي اللجنة في الاجتماع الأخير من السنة الميلادية. يمكن أن تقرر كل لجنة ذلك، وقد يتم بناءً على التناوب السنوي أو من خلال تصويت. في حالة التصويت، يجب تطبيق القواعد التالية:
▪ يملك كل بنك صوتًا واحدًا. ▪ لا تُقبل أصوات الوكالة. ▪ لا يمكن لأي فرد أن يتولى نفس المنصب لأكثر من 3 سنوات. هناك بعض الاستثناءات لهذه القاعدة. ▪ جميع التعيينات تُوافق عليها لجنة المديرين العامين. في حال حدوث مغادرة غير متوقعة لأي من مسؤولي اللجنة قبل انتهاء فترة ولايتهم العادية التي تبلغ سنة واحدة، يمكن للبنك المعني ترشيح بديل.
يمكن إنهاء خدمة أي مسؤول في الظروف التالية:
▪ قرار بالإجماع من أعضاء اللجنة وموافقة البنك المركزي. ▪ تقدير البنك المركزي وحده.
8. دور لجنة المديرين العامين
▪ في بداية كل فترة، يجب على لجنة المديرين العامين مراجعة جميع وثائق المهام المقدمة للجان الفرعية قبل تقديمها إلى البنك المركزي. يجب أن توضح هذه الوثائق أهدافها وتفويضاتها وأولوياتها للسنة المقبلة. ▪ يجب على لجنة المديرين العامين مراقبة وتقييم فعالية وأداء اللجان الفرعية بشكل مستمر. ▪ يجب تقديم تقييم ذاتي لأداء اللجنة والإجراءات الموصى بها إلى البنك المركزي من قبل رئيس اللجنة في نهاية كل عام. إن التقييم السنوي للأداء العام للجنة مفيد في تحديد فعالية أنشطتها.
9. الاجتماعات، النصاب القانوني، جدول الأعمال، والحضور
▪ ستعقد اجتماعات اللجنة على الأقل مرة واحدة كل ربع سنة، بحد أدنى أربعة اجتماعات في السنة، أو بشكل أكثر تكرارًا إذا لزم الأمر، ووفقًا لما يقرره أعضاء اللجنة. ▪ سيكون الرئيس والسكرتير مسؤولين عن إعداد جدول أعمال الاجتماع. ▪ السكرتير الخاص باللجنة مسؤول عن توزيع جداول الأعمال ومواعيد الاجتماعات. ▪ في غياب الرئيس، سيتولى نائب الرئيس رئاسة الاجتماع نيابة عنه. ▪ يجب تسجيل أسماء أعضاء اللجنة الحاضرين في محاضر الاجتماع. ▪ في حالة استبدال ممثل البنك، يجب على البنك إبلاغ الرئيس أو سكرتير اللجنة بالتغيير في وقت مناسب قبل الاجتماع. ▪ إذا كان الرئيس يعتقد أن بنكًا ما ليس ممثلًا بشكل كافٍ، يمكنه طلب مساعدة البنك المركزي لتصحيح الوضع بعد تقديم الأسباب لوجهة نظره. ▪ يجب على الأعضاء الالتزام بحضور الاجتماعات وضمان المشاركة الفعالة فيها. ▪ يجب على سكرتير لجنة المديرين العامين تقديم جدول سنوي مجمع للبنك المركزي يتضمن مواعيد الاجتماعات المخططة لجميع اللجان الفرعية لضمان الانضباط في تكرار جميع الاجتماعات.
l0. الاقتراحات واتخاذ القرارات من قبل اللجان
من المتوقع أن يكون هناك توافق حول الاقتراحات المقدمة وأن تكون قد تم إجراء أبحاث وتحليلات كافية من قبل أعضاء اللجنة.
تكون قرارات واقتراحات اللجنة عادةً بالتوافق. ومع ذلك، في حالة وجود خلاف، يتم تطبيق التصويت بالأغلبية. لا يُسمح بالتصويت بالوكالة. في حالة تعادل الأصوات، يحق للجنة طلب التوجيه من اللجنة العليا.
تتم دراسة مقترحات البنوك بشكل إضافي من قبل البنك المركزي داخليًا، أو قد يطلب البنك المركزي، حسب تقديره، الحصول على مشورة ومساعدة خارجية إذا لزم الأمر. وبعد الدراسة، يمكن للبنك المركزي رفض أي اقتراح.
11. السرية
جميع المداولات وبنود الجدول والقرارات والإشعارات، وما إلى ذلك، تظل في سرية تمامًا ما لم يُقرر خلاف ذلك. من المتوقع أن تلتزم جميع البنوك بهذا الشرط بشكل صارم. بينما يمكن لكل بنك ممارسة حكمه المهني الخاص عند تحديد طبيعة وامتداد السرية، يجب مناقشة بنود الجدول فقط على مستوى اللجنة واللجان الفرعية أو ضمن نطاق المسؤولين المختارين والمسؤولين في بنوكهم.
12. تقييم ذاتي للجنة
يجب على اللجنة كل عام إجراء تقييم ذاتي لأدائها، بالإضافة إلى ملاحظة المساهمات الهامة للأعضاء.
يجب أن تكون هناك قوالب موحدة ومعايير قياسية، وأشكال، ومؤشرات أداء رئيسية، وإجراءات لعملية التقييم الذاتي لجميع اللجان. يجب أن ترتبط مؤشرات الأداء الرئيسية بأهداف كل لجنة.
يجب على كل لجنة أن تقدم تقريرًا إلى لجنة المديرين العامين حول تقييم أدائها.
13. اللجان الفرعية
لضمان مناقشة القضايا والاقتراحات بشكل شامل، يمكن للرئيس، بعد التشاور مع أعضاء اللجنة، أن يعين وفقًا لتقديره لجنة فرعية. ستُرأس هذه اللجان الفرعية من قبل رئيس يكون مسؤولاً أمام رئيس اللجنة الرئيسية عن وثائق المهام، والتقارير، وجداول الأعمال، والمواعيد الزمنية.
14. دور الأمين العام للجنة الرئيس
يمكن للأمين العام للجنة الرئيس أن يعمل أيضًا كمراقب في لجان مصرفية أخرى. وتهدف مهمته إلى تحسين فعالية جميع اللجان المصرفية من خلال ما يلي:
▪ إلغاء أي تكرار في الجهود، أي يجب أن تكون بنود جدول الأعمال لكل لجنة مصرفية تكاملية. ▪ لإيصال القضايا الرئيسية إلى انتباه لجنة الرؤساء.
ملخص "إرشادات اللجان المصرفية" مرفق للسهولة في الرجوع إليه.
الملحق 1: ملخص الإرشادات الخاصة باللجان المصرفية
1. يُطلب من كل بنك ترشيح ممثلين في كل من اللجان. يجب أن يكون هؤلاء الممثلون بمستوى إداري مناسب داخل البنك، وأن يمتلكوا المعرفة والمهارات اللازمة للمساهمة في أعمال اللجنة. يجب أن يكون أيضًا في موقف يمكنه من تقديم الالتزامات نيابة عن البنك والمساهمة في أعمال اللجنة وقراراتها وفقًا لخطوط التقرير في البنك. 2. يجب أن يكون لكل بنك تمثيل في اجتماعات اللجنة. يكون الممثلون مسؤولين عن نقل مجريات الاجتماعات إلى المعنيين داخل البنك، بما في ذلك المدير العام أو الرئيس التنفيذي أو المدير. 3. يجب على كل لجنة انتخاب رئيس ونائب رئيس وسكرتير (مسؤولي اللجنة). ستكون مدة رئاسة الرئيس ونائب الرئيس والسكرتير عادةً لمدة سنة واحدة، ولكن يمكن تمديدها بقرار بالإجماع من اللجنة. 4. يجب على كل بنك الالتزام بالتساوي للعمل كمسؤول في اللجنة. يجب على رئيس كل لجنة الحفاظ على سجل للأفراد والبنوك المعينة كمسؤولين في اللجنة، والتأكد من أن جميع البنوك تشارك بشكل كامل وتفي بمسؤوليتها كمسؤولين في اللجنة. 5. يجب أن تكون جميع البنوك ممثلة في جميع الاجتماعات. يجب الحفاظ على سجلات الحضور. 6. سيقوم البنك المركزي بترشيح موظفين لحضور الاجتماعات كمراقبين فقط. 7. في الحالات التي لا يستطيع فيها الرئيس حضور الاجتماع، سيتولى نائب الرئيس رئاسة الاجتماع. 8. في الحالات التي يستقيل فيها أي عضو من اللجنة خلال فترة ولايته، يجب على البنك اختيار بديل ليخدم حتى نهاية الفترة. 9. يجب تسجيل المحاضر في كل اجتماع للجنة. يجب تقديم محاضر كل اجتماع إلى ممثل البنك المركزي بصيغة مسودة للمراجعة قبل توزيعها على جميع أعضاء اللجنة. 10. يجب أن تعقد اجتماعات اللجنة عادةً في معهد البنوك أو في المقر الرئيسي للبنك المركزي. يمكن عقد اجتماعات اللجان الفرعية في مواقع أخرى أو في البنوك بعد الحصول على موافقة البنك المركزي. 11. قد يتم تشكيل لجان فرعية من وقت لآخر. يمكن لرئيس اللجنة الرئيسية، بعد التشاور مع الأعضاء، أن يفوض وفقًا لتقديره رئاسة اللجنة الفرعية إلى عضو آخر من اللجنة. تكون اللجنة الفرعية مسؤولة بالكامل أمام اللجنة الرئيسية. يجب التصويت على الاقتراحات المقدمة إلى البنك المركزي من خلال اللجنة الرئيسية. 12. ستكون قرارات واقتراحات اللجنة عادةً خاضعة للتوافق. في حالة وجود خلاف، سيتم تطبيق التصويت بالأغلبية. لا يُسمح للبنوك بالتصويت بالوكالة. في حالة تعادل الأصوات، يحق للجنة طلب التوجيه من اللجنة العليا. 13. يجب على كل لجنة إعداد وثائق المهام الخاصة بها. يجب أن تتضمن وثائق المهام تفاصيل نطاق وأهداف اللجنة وتحديد أنواع القضايا التي تنوي اللجنة النظر فيها. في بداية كل فترة، يجب على لجنة المديرين العامين مراجعة جميع وثائق المهام المقدمة للجنة الفرعية قبل تقديمها إلى البنك المركزي مع توضيح أهدافها ومهامها وأولوياتها للعام المقبل. 14. يمكن أن تنشأ القضايا التي ستناقش في اجتماع اللجنة من البنوك، والبنك المركزي، وأصحاب المصلحة الآخرين. قد يتفق ممثلو البنوك بالإجماع على طرح القضايا كاقتراحات إلى البنك المركزي. 15. يجب أن تكون الاقتراحات المقدمة من اللجان إلى البنك المركزي موثقة بشكل كامل، وأن تتضمن تفاصيل القضايا، وتحليلًا شاملًا للمزايا والعيوب، بالإضافة إلى الوثائق الداعمة مثل الممارسات الدولية الأفضل، والتوصيات المقدمة من اللجنة. يجب توجيه الاقتراحات التي تتطلب تغييرات كبيرة في السياسات أو الالتزام بموارد كبيرة من خلال لجنة المديرين العامين لضمان حصولها على الموافقة.
الملحق 2: معلومات أساسية عن اللجنة المصرفية
اسم اللجنة رقم.
البنود الوصف 1 المهام
2 الهدف
3 مؤشرات الأداء الرئيسية للسنة
4 ممثل البنك المركزي (الاسم والقسم فقط)
5 ممثلو البنك (الاسم، الوظيفة، والبنك)
6 الرئيس (الاسم + البنك)
7 نائب الرئيس (الاسم + البنك)
8 سكرتير اللجنة (الاسم + البنك)
9 تكرار الاجتماعات
10 مكان الاجتماع
11 التقرير إلى
12 اللجنة الفرعية، إن وجدت.
[يجب تحديثها كل عام بواسطة رئيس اللجنة.]