الفصل الثالث: التنظيم الداخلي
المادة الثالثة عشرة: السياسات والإجرءات الداخلية
على الشركة القيام بالآتي:
- وضع سياسات تنظيمية مناسبة ومكتوبة, تتضمن بحد أدنى أدلة التنظيم الداخلي, والحوكمة، واجراءات قبول واعتماد المتاجر, والموافقة على طلبات الشراء، وإلغاء الشراء، والائتمان، وإدارة المخاطر, والالتزام, وسرية وأمن المعلومات, وحماية بيانات العملاء, وإسناد المهام، والموارد البشرية, ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
- يجب أن تكون التجهيزات التقنية والأمنية والنظم المرتبطة بها كافية للاحتياجات التشغيلية للشركة, وطبيعة نشاطها، وحالة مخاطرها، وفقًا لأفضل الممارسات، وبما يتناسب مع ما يصدر عن البنك المركزي في هذا الشأن.
- تصميم نظم تقنية المعلومات والإجراءات المتعلقة بها على نحو يضمن توافر المعلومات وتكاملها، وسلامتها، وسريتها. وتتولى الشركة تقييم ذلك دوريًا وفقًا للمعايير الفنية المتعارف عليها, كما يجب اختبارها قبل استعمالها لأول مرة، وبعد إجراء أي تغييرات عليها.
- يجب حفظ جميع وثائق العميل وسجلاته وملفاته بطريقة منظمة وواضحة وآمنة، والتحقق من اكتمال الملفات وتحديثها بصفة دورية، وذلك لمدة (10) عشر سنوا ت على الأقل من تاريخ انتهاء العلاقة مع العميل.
- يجب أن تتوافر في الشركة الموارد البشرية الكافية والمؤهلة من ناحية المعرفة والخبرة لتلبية احتياجات التشغيل وحالة المخاطر.
المادة الرابعة عشرة: متطلبات أمن المعلومات ومكافحة الجرائم المالية
- على الشركة الالتزام بالمتطلبات التي يضعها البنك المركزي في شأن أمن المعلومات والأنظمة واللوائح والتعليمات ذات العلاقة.
على الشركة الالتزام بالمتطلبات النظامية الواردة في نظام مكافحة غسل الأموال ونظام مكافحة جرائم الإرهاب وتمويله ولائحتيهما التنفيذيتين والقواعد والأدلة الإرشادية ذات الصلة, وفقًا لما يحدده البنك المركزي, وبما يتلاءم مع طبيعة نشاط الشركة وحجمها ومستوى المخاطر التي قد تتعرض لها، بالإضافة إلى الالتزام بالمتطلبات والتعليمات الصادرة عن البنك المركزي المتعلقة بالجرائم المالية.
المادة الخامسة عشرة: إسناد المهام لمقدمي الخدمات الخارجيين
على الشركة الإلتزام بقواعد إسناد المهام الخاصة شركات التمويل الصادرة عن البنك المركزي.
المادة السادسة عشرة: مراجع الحسابات
- على الشركة تعيين مراجع حسابات خاربي مرخص أو أكثر بعد الحصول على خطاب من البنك المركزي يتضمن عدم ممانعته على ذلك، وللبنك المركزي تعيين مراجع حسابات آخر على نفقة الشركة متى ما استلزم حجم أعمالها وطبيعها ذلك.
- للبنك المركزي تكليف مراجع الحسابات الخارجي بشرح تقريره أو كشف حقائق أخرى يكون قد توصل إليها خلال مراجعة الحسابات تشير إلى مخالفة الأنظمة أو اللوائح أو التعليمات او الأنظمة الداخلية للشركة.
المادة السابعة عشرة: حماية العميل وضمان سرية البيانات
- على الشركة إنشاء وظيفة لمعالجة الشكاوى, ووضع إجراءات واضحة لتلقيها، وتوثيقها ودراستها، والرد عليها خلال المدة التي يحددها البنك المركزي, على أن يتم تقييد الشكاوى في سجلات خاصة بذلك, تشتمل على كافة المعلومات الضرورية المتعلقة بموضوع الشكوى وما يُتخذ بشأنها من إجراءات.
- على الشركة وجميع العاملين فيها المحافظة على سرية بيانات العميل وعملياته, وعدم الإفصاح عنها أو كشفها لأطراف أخرى, أو الإفادة عنها حتى بعد ترك العمل أو إلغاء الترخيص, إلا وفق ما تقضي به الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
المادة الثامنة عشرة: توطين الموارد البشرية
- يجب ألاّ تقل نسبة توطين الموارد البشرية عن ( 50%) عند بدء الشركة نشاطها, وذلك على مستوى الإدارات والمستويات الإدارية.
- يجب زيادة توطين الموارد البشرية سنويًا بنسبة (5%) على الأقل من إجمالي هذه الموارد إلى حين بلوغ نسبة (75%)، وللبنك المركزي وضع حد أدنى للزيادة السنوية في نسبة التوطين اللازمة بعد ذلك.
- يقتصر تعيين غير السعودي في الشركة على الوظائف التي تتطلب خبرات غير متوافرة في سوق العمل السعودي، وفي جميع الأحوال على الشركة الحصول على خطاب من البنك المركزي يتضمن عدم ممانعته قبل تعيين أي موظف غير سعودي في الإدارات الرقابية وذلك بعد تقديم الشركة ما يثبت عدم توافر سعوديين لشغل الوظيفة.