الفصل الثالث: سمات الوحدة ومهامها ومسؤولياتها
المبدأ الرابع: السمات الرئيسة للوحدة
الاستقلالية 1. ينطوي مفهوم الاستقلالية على العناصر الآتية:
أ. أن يكون للوحدة صفة رسمية في الشركة.
ب. يكون ارتباط الوحدة وظيفياً بلجنة المراجعة، وإدارياً بالإدارة التنفيذية.
ج. يجب أن يتمتع مسؤول الالتزام وموظفي الوحدة بالاستقلال في أداء المهام الموكلة إليهم، ولا يجوز لهم ممارسة أي مهام إدارية أخرى.
د. لمسؤول الالتزام وموظفي الوحدة صلاحية الاطلاع والوصول لكافة المعلومات والمستندات، ومخاطبة منسوبي الشركة بالقدر اللازم لتنفيذ مسؤولياتهم.
هـ. يجب عدم تدخل الإدارات الأخرى بعمل الوحدة، وذلك بما لا يخل بتعاون الوحدة مع الإدارات الأخرى بما يخدم الالتزام.
مسؤول الالتزام 2. يخضع اختيار وترشيح مسؤول الالتزام لمتطلبات التعيين في المناصب القيادية الصادرة عن البنك. وما قد يصدره البنك في هذا الشأن.
3. يجب أن يتحلى مسؤول الالتزام بالمعارف والمهارات اللازمة لتأدية مهام الوحدة والحفاظ على فاعليتها. وفي سبيل تحقيق ذلك يجب توفر الآتي:
أ. الحصول على شهادة الالتزام في قطاع شركات التمويل، ويستثنى من ذلك من يكلف لشغل المنصب.
ب. الخبرة الواسعة في قطاع التمويل وفهم جميع الأنظمة والتعليمات الخاصة بمختلف عمليات التمويل والأنظمة الأخرى ذات العلاقة.
4. يجب أن يقدم مسؤول الالتزام تقريراً دورياً عن الالتزام إلى لجنة المراجعة ويجب أن يتضمن التقرير المخاطر الرئيسة التي تواجه الشركة المتعلقة بعدم الالتزام، وأبرز الملاحظات التي تم التوصل إليها نتيجة مراجعة عمل الإدارات خلال فترة التقرير، وأن يحلل العمليات والإجراءات القائمة المتعلقة بالالتزام ويقيم مدى فعاليتها، واقتراح أي تعديلات أو تغييرات مرتبطة بهذه المهام.
5. لمسؤول الالتزام صلاحية عقد اجتماعات دورية مع الإدارة التنفيذية ومديري الإدارات والوحدات الأخرى وذلك لمناقشة تطبيق الالتزام وفقاً للأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
6. لمسؤول الالتزام الاجتماع مع لجنة المراجعة خلال فترة الرفع بالتقارير الدورية للالتزام؛ لتقييم مدى قدرة وفاعلية إدارة الشركة لمخاطر عدم الالتزام لديها.
7. لمسؤول الالتزام التحقق من أي احتمالات لعدم تطبيق الالتزام، ويمكن طلب الدعم من المختصين داخل الشركة كالمراجع الداخلي)، أو إشراك أحد المختصين الخارجيين للقيام بالمهمة إذا تطلب الأمر ذلك. وله صلاحية الاتصال المباشر بمن يلزم سواء بالمجلس أو الإدارة التنفيذية أو لجنة المراجعة وذلك عند وجود أي ملاحظة أو مخالفة.
موظفو الوحدة 8. يجب أن يكون عدد موظفي الوحدة كافياً ومتناسباً مع نموذج عمل الشركة وحجمها، ولا يرتبط موظفي الوحدة في أدائهم لمهامهم إلا بمسؤول الالتزام.
9. يجب أن يتوفر لدى موظفي الوحدة المؤهلات والخبرات المناسبة للقيام بواجباتهم الوظيفية ومواكبة التطورات في مجال عملهم.
10. يجب أن يتوفر لدى موظفي الوحدة الفهم التام للتعليمات وأثرها على أعمال الشركة.
المبدأ الخامس: مهام ومسؤوليات الوحدة
1. يقع على عاتق الوحدة على سبيل المثال لا الحصر المهام والمسؤوليات الآتية:
أ. التعاون والتواصل الفعال مع الجهات الرقابية والإشرافية، ومراعاة ملاحظاتها المبلغة لتحديد جوانب القصور بشكل دوري والتنسيق مع الإدارات الأخرى لمعالجتها وتصحيحها.
ب. حصر وإيصال وشرح الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة إلى الإدارات والوحدات الأخرى فور استلامها من الجهات الرقابية، والتأكيد على تضمينها في سياسات وإجراءات عمل كل إدارة ووحدة بحسب اختصاصها وتطبيقها وفقاً للمدة المحددة.
ج. التعاون مع منسوبي الشركة وتقديم الدعم والمشورة لهم في أعمالهم اليومية ذات العلاقة بالالتزام.
د. التعرف على جميع مخاطر عدم الالتزام، وطرق تجنبها، وتقديم المشورة بشأنها، والتعامل معها ومراقبة تطوراتها .
هـ. تحليل ما يستجد من سياسات وإجراءات وعمليات وتقديم التوصيات اللازمة للتعامل مع مخاطر عدم الالتزام بها.
و. اتباع برنامج التزام مبني على أساس المخاطر وتضمين النتائج التي يتوصل إليها في التقرير الدوري للالتزام.
ز. جمع الشكاوى المتعلقة بالالتزام، وإعداد إرشادات مكتوبة للموظفين كلما اقتضت الحاجة.
ح. إعداد سياسات وإجراءات داخلية لمكافحة الجرائم المالية مثل جرائم غسل الأموال وتمويل الإرهاب ومكافحة الاحتيال، واختبار فعاليتها بما يواكب التطورات والمستجدات.
ط. مراقبة الالتزام بأنظمة ولوائح وقواعد مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
ي. تنمية الوعي بقضايا الالتزام، وتدريب الموظفين في شأن موضوعاته من خلال برامج دورية، وتوضيح مخاطر عدم الالتزام بالأنظمة والتعليمات.
ك. إبلاغ البنك ولجنة المراجعة بشكل فوري في حال اكتشاف أي تجاوزات أو مخالفات ناتجة عن عدم الالتزام.
ل. مراجعة عمل إدارة العناية بالعميل بشكل نصف سنوي كحد أدنى للتأكد من سلامة سير أعمال الإدارة، ويستثنى من ذلك شركات إعادة التمويل العقاري
م. مراجعة عمل الإدارة المعنية بإجراءات التحصيل و/أو الطرف الثالث المسند إليه مهمة التحصيل بشكل سنوي -على الأقل- للتأكد من سلامة الإجراءات وتوافقها مع ضوابط وإجراءات التحصيل للعملاء الأفراد والتعليمات ذات العلاقة مع مراعاة أن مراجعة الإدارة المعنية بإجراءات التحصيل لا تسري على شركات إعادة التمويل العقاري.
ن. وضع طرق لقياس مخاطر عدم الالتزام كمياً ونوعياً، واستخدام هذه المقاييس لدعم تقييم مخاطر عدم الالتزام وإدارتها والعمل على معالجتها، ويمكن استخدام التقنية كوسيلة لوضع مؤشرات المخاطر من خلال تجميع أو تصفية البيانات التي يمكن أن تكون مؤشراً على مخاطر عدم التزام محتملة - على سبيل المثال لا الحصر - تزايد عدد شكاوى العملاء، تزايد حالات الاحتيال، البلاغات، العقوبات والجزاءات التي جرى إيقاعها، وتحديد مدى الحاجة إلى إجراءات إضافية للتعامل معها.
س. إنشاء قاعدة بيانات لجميع التعليمات، وتصنيفها بحسب عمل كل إدارة أو وحدة، وتحديثها بصفة مستمرة، وتمكين جميع موظفي الشركة من الاطلاع عليها والاستفادة منها بشكل دائم.
ع. التوصية بالموافقة على التعاقد مع مقدمي الخدمات الخارجيين والتحقق من التزامهم بالتعليمات ذات العلاقة.
المبدأ السادس: مسؤوليات موظفي الشركة تجاه الالتزام
1. على موظفي الشركة مسؤولية الالتزام باتباع وتنفيذ السياسات والإجراءات والضوابط الصادرة عن الجهات الرقابية والاشرافية ذات العلاقة.
2. على موظفي الشركة إحالة الاستفسارات التنظيمية والإشرافية الواردة من الجهات المختصة إلى الوحدة، ولا يحق لأي موظف الرد على أي استفسار تنظيمي أو إشرافي أو تزويد هذه الجهات بأي معلومات مطلوبة إلا من خلال الوحدة، إلا إذا كان مصرحاً له بذلك، وعلى موظفي الشركة التعاون في تقديم المستندات التي تدعم الوحدة في الإجابة على الاستفسارات.
3. يجب الحصول على موافقة الوحدة بالإضافة إلى الإدارات الأخرى ذات العلاقة على طرح المنتجات والخدمات التي ستقدمها الشركة لعملائها الأفراد أو المستفيدين من التمويل متناهي الصغر, وذلك قبل التقدم للحصول على عدم ممانعة البنك مع توثيق قيام الوحدة بالتحقق من عدم مخالفة المنتج أو الخدمة للأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
المبدأ السابع: مسؤوليات إدارة المراجعة الداخلية تجاه الالتزام
1. مع مراعاة مهام ومسؤوليات إدارة المراجعة الداخلية الواردة في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة والتعليمات الصادرة عن البنك، يقع على عاتق إدارة المراجعة الداخلية الآتي:
أ. تقييم نظام الرقابة الداخلية، والتحقق من مدى التزام الشركة وموظفيها بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة، وسياسات الشركة وإجراءاتها سواء كانت العمليات تدار من الشركة أو من مقدم خدمات خارجي.
ب. مراجعة النشاطات والعمليات الرئيسة للوحدة بشكل سنوي على الأقل وفقاً للخطة المعتمدة من لجنة المراجعة، وتحديث هذه الخطة سنوياً.
ج. إجراء عملية تقييم منتظمة للتحقق من مدى فعالية السياسات والإجراءات في الشركة، على أن يتم توثيق الإجراءات التي اتخذت بطريقة مناسبة، وإدراج هذه المعلومات ضمن تقرير إدارة المراجعة المنصوص عليها في اللائحة التنفيذية لنظام مراقبة شركات التمويل.