الفصل الثاني: مهام ومسؤوليات المجلس ولجنة المراجعة والإدارة التنفيذية تجاه الالتزام
المبدأ الأول: مهام ومسؤوليات المجلس تجاه الالتزام
1. مع مراعاة مهام ومسؤوليات مجلس الإدارة الواردة في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة والتعليمات الصادرة عن البنك، يقع على عاتق المجلس الآتي:
أ. دعم وتعزيز قيم الأمانة والنزاهة في كافة أرجاء الشركة.
ب. التأكد من وجود وحدة فعالة للالتزام والعمل على تطويرها، والتأكد من استقلالية هذه الوحدة عن الإدارات الأخرى، ومنحها الصلاحيات والموارد المناسبة، وتدريب موظفيها وتنمية قدراتهم و مهاراتهم في هذا المجال.
ج. اعتماد سياسة مكتوبة للالتزام تتضمن صلاحيات وحدة الالتزام والتزاماتها ومسؤولياتها وبرامج الالتزام والإجراءات المتعلقة بها.
د. تعيين مسؤول الالتزام بناءً على توصية لجنة المراجعة وبعد الحصول على خطاب من البنك يتضمن عدم ممانعته على ذلك.
هـ. قبول استقالة مسؤول الالتزام بناءً على موافقة لجنة المراجعة وإشعار البنك بذلك.
و. وضع حدود واضحة للمسؤولية والمساءلة، وإلزام كافة منسوبي الشركة بها، ويجب الفصل التام للمسؤوليات على مستوى الإدارة التنفيذية.
ز. مراجعة التقرير الدوري عن الالتزام والمقدم من قبل مسؤول الالتزام.
المبدأ الثاني: مهام ومسؤوليات لجنة المراجعة تجاه الالتزام
1. مع مراعاة مهام ومسؤوليات لجنة المراجعة الواردة في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة والتعليمات الصادرة عن البنك، يقع على عاتق اللجنة الآتي:
أ. مراجعة ومناقشة التقرير الدوري عن الالتزام والمقدم من قبل مسؤول الالتزام، وتوثيق الإجراءات المتخذة حياله، والقرارات الناتجة عنه، والرفع به إلى المجلس.
ب. التحقق من تطبيق سياسة الالتزام المعتمدة من المجلس، وتقييم مدى فعاليتها، وتحديثها. واقتراح التعديلات اللازمة عليها بشكل سنوي.
ج. اعتماد الخطة المتضمنة النشاطات والعمليات الرئيسة للوحدة وتحديثها سنوياً من مسؤول الالتزام.
د. تقديم التوصيات إلى المجلس لتعيين مسؤول الالتزام مع ذكر الأسباب والمبررات لذلك.
هـ. الموافقة على طلب استقالة مسؤول الالتزام.
و. تقييم مسؤول الالتزام وفقاً للخطة المعتمدة من الشركة.
ز. تقييم فعالية وكفاءة سياسات وإجراءات الالتزام وآلية رفع التقارير ومدى الالتزام بها بشكل سنوي، وتقديم التوصيات للوحدة لتحسينها قبل اعتمادها من المجلس.
ح. مراجعة واعتماد برنامج الالتزام المبني على أساس المخاطر الذي تتبعه الوحدة عند ممارستها لأعمالها.
ط. مراجعة نتائج تقارير البنك، والتحقق من اتخاذ الشركة الإجراءات اللازمة بشأنها.
ي. الرفع إلى المجلس بالمسائل التي ترى ضرورة اتخاذ إجراء بشأنها، وإبداء توصياتها بالإجراءات التي يتعين اتخاذها.
ك. التحقق من التزام الشركة بالأنظمة واللوائح والسياسات والتعليمات ذات الصلة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين مستوى الالتزام النظامي في الشركة.
ل. التحقق من أن عدد موظفي الوحدة كاف بما يتناسب مع حجم أعمال الشركة ونموذج عملها.
المبدأ الثالث: مهام ومسؤوليات الإدارة التنفيذية تجاه الالتزام
1. مع مراعاة مهام ومسؤوليات الإدارة التنفيذية الواردة في الأنظمة واللوائح ذات العلاقة والتعليمات الصادرة عن البنك، يقع على عاتق الإدارة التنفيذية الآتي:
أ. الالتزام بالأنظمة والتعليمات السارية، واتخاذ الإجراءات والضوابط اللازمة للحيلولة دون مخالفة أحكامها.
ب. إنشاء وحدة مستقلة تتولى مهام الالتزام وإيضاح دورها لجميع منسوبي الشركة.
ج. إيجاد مناخ من الثقة والتجانس في العلاقة بين الوحدة والإدارات الأخرى، واتخاذ التدابير اللازمة لذلك.
د. إعداد سياسة مكتوبة للالتزام تعتمد من مجلس الإدارة تتضمن صلاحيات الوحدة والتزاماتها ومسؤولياتها وبرامج الالتزام المتعلقة بها.
هـ. تضمين اللوائح الداخلية في الشركة ضمانات الالتزام بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
و. وضع سياسة تنظيمية مكتوبة تتضمن أدلة العمل وإجراءات سيره، وتحديثها بشكل مستمر بما يتوافق مع المتغيرات، وتبليغها للموظفين المعنيين بالطريقة المناسبة وفي وقت يمكنهم من الالتزام بها، على أن تشمل هذه السياسات القواعد المنظمة للالتزام بالأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
ز. توفير التدريب المناسب لموظفي الشركة على أساس سنوي ومتابعته دورياً بهدف مواكبة التطورات في مجالات عملهم، ولضمان أداء واجباتهم ومسئولياتهم بفعالية بما يسهم في تحقيق الالتزام
ح. دعم الوحدة للقيام بمهامها بما فيها المهام المرتبطة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب وذلك من خلال تأهيل الأشخاص والأنظمة التقنية والمعلومات والميزانية لتنفيذ وإدارة ومراقبة. متطلبات برنامج مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب بشكل فعال في حال كانت وحدة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب تابعة للوحدة.