تاريخ الفعالية

1434/04/22هـ

2013/03/04م

الهدف:

تحديد الضوابط والإجراءات الواجب إتباعها عند تداول الوثائق السرية.

التعاريف:

لأغراض هذه الوثيقة يقصد بالألفاظ والعبارات الآتية المعاني المبينة أمام كل منها:

١- الوثائق السرية: الأوعية بجميع أنواعها، التي تحتوي على معلومات أو بيانات سرية، وتنقسم درجات الوثائق السرية إلى الآتي:

أ- وثائق ومحفوظات سرية للغاية: وهي الوثائق والمحفوظات التي تؤدي معرفة بياناتها للغير إلى الإضرار بأمن الدولة.

ب- وثائق ومحفوظات سرية جداً: وهي الوثائق والمحفوظات التي يؤدي إفشاء بياناتها إلى الإضرار بالمصلحة العامة أو الخاصة.

ج- وثائق ومحفوظات سرية: وهي الوثائق والمحفوظات التي تتعلق بمواضيع أو قضايا فردية يترتب على إفشائها أو الاطلاع عليها تأثيرات سلبية على الحياة الاجتماعية لجماعات أو أفراد.

٢- المعلومات السرية: أي بيانات أو معلومات يكون مصدرها الوثائق السرية.

٣- الموظف: كل موظف أو متعاقد مع المؤسسة (دوام كامل أو جزئي) بشكل مباشر أو من خلال متعهد يعمل لصالح المؤسسة.

٤- النظام الآلي: نظام الصادر والوارد الآلي أو نظام ساما نت.

٥- المظروف: وعاء أو حافظة توضع الوثائق فيه من أجل إرساله إلى جهة أخرى داخل المؤسسة أو خارجها.

الضوإبط:

أولاً: التقيد بما ورد في نظام عقوبات نشر الوثائق والمعلومات السرية وإفشائها الصادر بالمرسوم الملكي الكريم رقم (م/35) وتاريخ 1432/05/08هـ.

ثانياً: التقيد بما يأتي:

١- يحظر على أي موظف أو متعاقد حتى بعد انتهاء خدمته نشر وثيقة سرية أو إفشاء معلومات سرية حصل عليها أو عرفها بحكم وظيفته وكان نشرها أو إفشاؤها لا يزالان محظورين.

٢- يحظر إخراج الوثائق السرية من المؤسسة أو تبادلها أو تبادل المعلومات السرية مع الغير بأي وسيلة كانت أو الاحتفاظ بها في غير الأماكن المخصصة لحفظها، أو إخراجها من المؤسسة بقصد العمل عليها أو تركها في سيارة، ويحضر طباعتها أو نسخها أو تصويرها خارج المؤسسة أو إرسالها عبر الأجهزة الآلية غير المشفرة، إلا وفق متطلبات حاجة العمل.

٣- يجب حفظ الوثائق السرية بما لا يمكن غير ذوي الاختصاص من تداولها أو الاطلاع عليها أو تصويرها.

٤- تتداول الوثائق السرية في مظاريف مغلقة ملائمة لتداول الوثائق السرية، لا تستخدم إلا مرة واحدة وتكون مزودة

بالختم أو العلامة الدالة على سرية المحتوى عند فتحة، ويحدد عليها عند استخدامها درجة السرية.

٥- تسلم أو تستلم الوثائق السرية داخل المؤسسة أو خارجها بموجب نموذج تسليم واستلام، ويكتب اسم المستلم والتاريخ

إلى جانب التوقيع عند الاستلام، وتحفظ النماذج لدى الجهة المرسلة.

٦- يجب أن يكون إرسال الوثائق السرية إما من الشخص المرسل نفسه أو من موظفين محددين يعهد اليهم الحفاظ على سرعة وسلامة تسليم المظروف للجهة المستقبلة، ويكون التسليم للشخص المعني شخصياً أو المكلف رسمياً باستلامها.

٧- لا يفتح المظروف السري إلا من الشخص المعني بالوثيقة أو من أحد الأشخاص المكلفين رسمياً بفتح هذه المظاريف.

٨- على الشخص أو الجهة المرسلة متابعة استلام هذه الوثائق، من خلال النظام الآلي أو نموذج التسليم والاستلام او الاتصال شخصياً بالمستلم، ويكون ذلك خلال الفترة المتوقعة لإتمام عملية التسليم والاستلام.

٩- في الحالات التي لا يكون على مظروف الوثائق السرية رقم صادر من الجهة المرسلة، يقيد تاريخ اليوم/ س ر ي (نموذج 330329/ س ر ي) كرقم صادر مؤقت في النظام الآلي، إلى أن يتم فتح المظروف من الشخص المعني، ومن ثم يعدل رقم صادر الجهة ويحدث اسم الموضوع في النظام الآلي من الجهة المستلمة.

١٠- المظاريف التي تفتح من الوارد العام ويتبين أنها تحتوي على وثائق سرية، وكذلك المظاريف التي لم تفتح ولكن أسلوب حفظها غير ملائم لتداول الوثائق السرية، يجري إعادة تظريفها بالمظاريف الخاصة بتداول الوثائق السرية ومن ثم يدون على الظرف بيانات رقم صادر الجهة المرسلة (الرقم المؤقت في حال عدم وجود رقم صادر من الجهة المرسلة)، ومن ثم إتمام إجراءات إرسالها للإدارة المعنية.

١١- على كل إدارة تنظيم التعامل مع الوثائق والمعاملات السرية داخل الإدارة بما يتلاءم مع طبيعة ونوع المعاملات السرية التي ترد لها أو تصدر منها بما يكفل المحافظة عليها من الفقدان أو التلف أو إطلاع غير المعنيين عليها، ومن ذلك الآتي:

أ- تخصيص مكان آمن لا يدخله إلا المعنيين، لحفظ الوثائق السرية الخاصة بالإدارة.

ب- تكليف موظف أو أكثر لهذ العمل إذا لزم الأمر.

ج- توثيق إجراءات وخطوات العمل على المعاملات التي تحتوي على وثائق سرية بالتعاون مع إدارة التطوير، على أن يشمل ذلك آلية استلام وتسجيل المعاملة وآلية معالجتها، انتهاء بالرد على الجهة المعنية.

المسئوليات:

مسئولية العمل على تحديث هذه الوثيقة عند الحاجة من مسئوليات إدارة الشئون الإدارية.

المرفقات :

١- نظام عقوبات نشر الوثائق والمعلومات السرية وإفشائها.

المراجع:

تم إعداد هذه الوثيقة بعد الاطلاع على ما يلي:

١- التعميم رقم 12457/ت ط/75 وتاريخ 1433/03/06هـ.

٢- التعميم رقم 22272/م ب وتاريخ 1425/08/25هـ.

٣- التعميم رقم 8541/م ب وتاريخ 1424/04/18هـ.

٤-التعميم رقم 13211/ن ظ/أد وتاريخ 1417/10/20هـ.

ويعتمد اعتباراً من تاريخ صدور هذه الوثيقة، إلغاء كل ما يتعارض معها من تعليمات سابقة.