5/1. دور المؤسسة

1.‏ تقوم المؤسسة بدورها الإشرافي والرقابي في اجتماعات اللجان؛ والذي من خلاله تقوم بترشيح واحد أو أكثر من المناصب المؤهلة لحضور جميع اجتماعات اللجان ك "مراقب".

2. تنعقد اجتماعات اللجان بمعرفة وموافقة المؤسسة إذ يجب تزويد ممثل المؤسسة بمواعيد ومحاضر الاجتماعات، ويحق للمؤسسة اقتراح تعديلات أو إضافات على المحاضر.

3. تقوم المؤسسة بدراسة المقترحات المقدمة من قبل اللجنة التنفيذية في المسائل الإشرافية والرقابية وغيرها من المواضيع.

5/2‏ دور ممثل/ي المؤسسة

1.‏ يقوم ممثل المؤسسة بحضور اجتماعات اللجان ك "مراقب" ويقتصر دوره على الإشراف والرقابة، ولا يحق له التصويت على أي من القرارات أو المقترحات.

2. يقوم ممثل المؤسسة بالتحقق من كون شركات التمويل على علم بكافة تعليمات المؤسسة وتوجيهاتها، وذلك ليتم عمل اللجنة بكفاءة وفعالية.

3. يقوم ممثل المؤسسة في الاجتماعات المنعقدة بتزويد أعضاء اللجان بالمستندات ذات العلاقة بأعمال اللجان.

4. يعتبر ممثل المؤسسة حلقة الوصل بين المؤسسة واللجان.

5/3. المقترحات المقدمة من قبل اللجان

1.‏ يجب أن ترفع كافة المقترحات الصادرة من مختلف اللجان الفرعية للجنة التنفيذية، لتقوم اللجنة التنفيذية بدورها بدراسة المقترحات.

2. يجب أن تكون الآراء والمقترحات المقدمة للمؤسسة قد تمت مناقشتها بشكل وافي من قبل اللجنة التنفيذية.

3. يجب على اللجنة التنفيذية القيام بالبحث والتحليل والاطلاع على أفضل الممارسات والمعايير المحلية والدولية للتأكد من فعالية المقترح قبل تقديمه للمؤسسة.

4. ينبغي أن يوضح المقترح المقدم للمؤسسة طبيعة القضايا المطروحة؛ والممارسة القائمة على الصعيدين المحلي والدولي في مواجهة مثل هذه القضايا وتحليل مزايا وعيوب الوضع القائم، والتغيرات المقترحة.

5. يجب أن يحتوي المقترح المقدم للمؤسسة على المعلومات التالية كحد أدنى:

* الموضوع الرئيسي بصورة محددة وواضحة.

* المشاكل الرئيسية والمخاطر الحالية والمحتملة.

* البدائل المتاحة.

* ممارسات القطاع فيما يخص الموضوع المقترح؛ مع الإشارة إلى أفضل الممارسات في هذا الشأن.

* التوصيات.

* تحديد الموارد اللازمة وطرق توفيرها.