1- إدارة الالتزام (وظيفة الالتزام)

تقديم معلومات وافية عن إدارة الالتزام (وظيفة الالتزام) في البنك المكلفة بمهام الالتزام وتمتعها بالاستقلال الكامل والفاعلية. ومن أهم المعلومات المطلوبة حدّاً أدنى الآتية:

1-1 قرار البنك إنشاء (وثيقة) إدارة الالتزام بعد صدور دليل الالتزام بالأنظمة من البنك المركزي أو تعديلها بما يتفق مع المتطلبات وتوضيح الجهة التي أصدرته ومرجعيته النظامية في البنك (الرقم والتاريخ).

2-1 الهيكل التنظيمي للبنك موضحاً فيه موقع إدارة الالتزام.

3-1 الهيكل التنظيمي التفصيلي لإدارة الالتزام.

4-1 جدول بأسماء موظفي إدارة الالتزام حسب وحدات العمل والمسؤوليات والمهام التي تقوم بها الوحدات الإدارية والفنية التي تعمل تحت مظلّة الالتزام والصلاحيات المناطة بكل منهم.

5-1 إحصائية عن حالات دوران موظفي إدارة الالتزام، والالتحاق والاستقالات، والنقل، والفصل التي جرت في إدارة (وظائف) الالتزام حسب الآتي:

• الجدول الأول: بيانات عن دوران العمالة من بداية إنشاء الإدارة إلى نهاية سنة 2010م.

• الجدول الثاني: بيانات العام 2010م فقط.

وبالنسبة لفروع بنوك دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية وفروع البنوك الأجنبية في المملكة تكون وظيفة الالتزام حسب ما تضمنه دليل الالتزام بأن تكون وحدة إدارية مستقلة أو وظيفة منفصلة من المختصين في بعض النواحي التشغيلية، مثل حماية البيانات ومكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.

2- لجنة الالتزام

تقديم معلومات وافية عن إنشاء لجنة الالتزام وفاعليتها تعكس دور اللجنة في مساعدة ودعم مجلس الإجارة في تحقيق مسؤولياته، تتضمن المعلومات الآتية حدّاً أدنى:

1-2 رقم قرار تكوين لجنة الالتزام وتاريخه، واسم الجهة التي أصدرت قرار الإنشاء (بعد صدور دليل الالتزام بالأنظمة في ديسمبر 2008م).

2-2 الجهات الممثلة ف عضوية اللجنة، ووظيفة (دور) العضو في اللجنة.

3-2 عدد وتواريخ اجتماعات اللجنة السنوية.

4-2 أبرز ما تضمنته محاور ومحاضر اجتماعات اللجنة.

5-2 علاقة اللجنة مع لجنة المراجعة.

6-2 عرض أبرز المواضيع التي نوقشت في كل اجتماع وإقرارها والأعمال أو القرارات التي صدرت بشأنها، وتأثير نشاط اللجنة على أعمال ونشاط البنك.

7-2 أي تعديلات جرت على تشكيل اللجنة أو نشاطاتها أو على وثيقة الالتزام.

8-2 حصر مخاطر عدم الالتزام التي تغطيها اللجنة.

3- سياسة ودليل وبرنامج الالتزام

عرض عن آلية اعماد سياسة الالتزام، ودليل الالتزام، وبرنامج الالتزام السنوي من مجلس إدارة البنك، أو لجنة المراجعة، أو لجنة الالتزام، أو الإدارة العليا (حسب مستوى الاعتماد لكل متطلب وفق ما ورد في دليل الالتزام) ومنحها الصفة الرسمية والإدارية اللازمة لضمان التطبيق الأمثل، وتفعيل مهام إدارة الالتزام على أكمل صورة، وأن يجري إيضاحها حسب الآتي:

1-3 سياسة الالتزام.

2-3 دليل الالتزام الخاص (اللصيق) بأعمال البنك.

3-3 برنامج الالتزام السنوي.

4-3 بيان إحصائي بجميع المنتجات والخدمات التي جرى مراجعتها وتحديث متطلباتها واعتمادها وتقييم مخاطرها.

5-3 بيان إحصائي بالسياسات والإجراءات التي جرى مراجعتها وتحديثها لضمان التطبيق الأمثل والحد من مخاطر عدم الالتزام.

6-3 بيان إحصائي بجميع النماذج والعقود التي جرى مراجعتها للتأكد من سلامة العمليات والعلاقات ومدى نظاميتها.

ويُقسم كل متطلب من المتطلبات (3-4 و3-5 و3-6) أعلاه الى ثلاثة أقسام على النحو الآتي:

القسم الأول: إحصائيات لما سبق حصره وتحديثه واعتماده وجرى ذكره في تقرير الالتزام الأول عن العام 2009م.

القسم الثاني: حصر تقديري لما لم يتمكن البنك من حصره في العام 2009م.

القسم الثالث: إحصائيات لما جرى حصره في العام 2010م سواء تلك المتبقية من العام 2009 وما قبله أو التي استجدت في العام 2010م.

وعلى البنك أن يضمّن في التقرير السنوي تقييم مخاطر عدم الالتزام بشأن حصر ومراجعة المنتجات والخدمات، والسياسات والإجراءات والنماذج والعقود، على النحو الوارد حسب الأمثلة الآتية:

مثال 1: - المنتجات والخدمات

حسب المنتج أو الخدمة 

حسب قطوعات البنك

مثال 2: - السياسات والإجراءات

مثال 3: - النماذج والعقود

4- التثقيف والتوعية والدورات التدريبية:

يُقسم الى أربعة أجزاء حسب مقتضى متطلبات دليل الالتزام، الجزء الأول: إحاطة وإعلام مجلس الإدارة بأهم المستجدات على مستوى النظم واللوائح والقواعد والتعليمات. والجزء الثاني: تثقيف الإدارة العليا وبخاصة مدراء الوظائف الرقابية في البنك. وفي الجزء الثالث: تدريب منسوبي البنك كافة لتعزيز معارفهم بجميع الأنظمة والتعليمات والسياسات والإجراءات الخاصة بالالتزام ورف مستوى مهاراتهم وقدراتهم في مجال الالتزام. والجزء الرابع: التدريب والتعليم المستمرين لمسؤول الالتزام والموظفين العاملين معه، وجميع المعاونين (المساعدين) في مجال الالتزام في جميع الأقسام والإدارات الأخرى على التدريب والتعليم المستمرين لدى جهات تدريبية ذات سمعة مهنية جيدة. وينبغي أن تشمل الإحصاءات الآتي:

مثال 1: - البرامج المتعلقة بإحاطة وإعلام مجلس الإدارة بأهم المستجدات النظامية والإشرافية والرقابية

مثال 2: - دورات على مستوى الإدارة العليا

مثال 3: - موظفي البنك عموماً

وهكذا لبقية الأنظمة والقواعد والتعليمات .......إلخ

مثال 4: - الدورات التي حصل عليها مسؤولي وموظفي إدارة الالتزام

تقديم وصف مختصر لإستراتيجية التدريب خلال العام:

5- قاعدة البيانات لإدارة الالتزام

توضح الإجراءات التي اتخذها البنك لإنشاء قاعدة بيانات للأنظمة والتعليمات المبلغة من الجهات الإشرافية ذات العلاقة التي يجري من خلالها مراقبة مخاطر عدم الالتزام ومنها على سبيل المثال:

1- نظام مراقبة البنوك.

2- قواعد فتح الحسابات البنكية في البنوك التجارية والقواعد العالمة لتشغيلها.

3- قواعد مكافحة غسل الموال وتمويل الإرهاب.

4-دليل الالتزام بالأنظمة.

5- ضوابط التمويل الاستهلاكي.

6- ضوابط إصدار وتشغيل بطاقات الائتمان وبطاقات الخصم.

7- تعليمات الإسناد.

8- تعليمات الموائمة والتعيين في الوظائف القيادية.

9- تعاميم البنك المركزي.

10- نظام العمل.

11- لوائح العمل الداخلية للبنك.

12- هيئة السوق المالية.

13- وزارة العمل.

14- وزارة الشؤون البلدية والقروية.

15- ...................

16- ...................

أن يشتمل التقرير السنوي للالتزام على جداول تحصر مخالفات عدم الالتزام بالأنظمة المالية، والإدارية، وإجراءات الرقابة والإشراف، وإرشادات الرقابة الداخلية المبلغة للبنك من البنك المركزي أو من الجهات ذات العلاقة الأخرى مثل هيئة السوق المالية ووزارة العمل، ووزارة الشؤون البلدية والقروية... ونحوها. وخطط العمل لتصحيح وتحديد طبيعة المخالفات وقيمتها المالية التي تكبدّها البنك خلال العام، بحيث تتضح من خلال جدول تفصيلي وفق المثال رقم (1) وجدول آخر إجمالي حسب درجة المخاطر وفق المثال رقم (2) وجدول إجمالي حسب الشهور وفق المثال (3) ووصف مختصر للمخالفة بين الجهة المسؤولة عنها ومبلغ المخالفة والقصور في إجراءات الرقابة الداخلية وفق المثال (4).

مثال (1): - مخالفات عدم الالتزام

مثال (2) – *درجة المخاطر حسب المعايير (ومنها على سبيل المثال فقط تكرار المخالفات، والخسائر المحتملة، والحسابات التي قد تتأثر، عدد العملاء، ...الخ حسب تصنيف البنك)

*يضع البنك بنود الجدول حسب قطاعاته.

مثال (3): - درجة المخاطر حسب الأشهر

مثال (4): - حسب نوع المخلفة والجهة والإجراء

1. مبلغ المخالفة: ................ ريال سعودي

تاريخ الخالفة: .../.../2010م.

الجهة المسؤولة عن المخالفة: أفراد/ الشركات

نوع المخالفة: التأخر في الرد على مؤسسة النقد

الإجراءات التصحيحية: جرى إصدار .............. وتعديل............

2. قصور إجراءات الرقابة الداخلية بشأن حسابات بعثات الحج أو الحسابات المراسلة أو ...الخ.

الإجراء المخالف: ضعف ...........

تاريخ الخالفة: .../.../...

الجهة المخالفة: .............

الإجراءات التصحيحية: جرى التعديل، أو ........، أو .........

3. ...........................

4. الى أن ينتهي حصر كافة المخالفات.

وصف مختصر لوضع مكافحة غسل الموال وتمويل الإرهاب في البنك على أن تشتمل على هيكلة وحدة أو إدارة مكافحة غسل الموال وتمويل الإرهاب في البنك واستراتيجياتها خلال العام، والإجراءات الداخلية والأنظمة التقنية المساعدة لتطبيق برنامج الالتزام بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب بحيث يشمل الآتي:

1- وصف للنظام الآبي للكشف عن العمليات المالية المشبوهة.

2- برامج متابعة الحسابات عالية المخاطر وإحصائية فقط بعدد تلك الحسابات وعدد الموافقات التي صدرت من الإدارة العليا بفتحها أو استمرار التعامل معها.

3- عرض خطط وبرامج التدريب والتوعية المستمرة المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.

4- وصف مختصر للإجراءات الاحترازية المعتمدة من إدارة البنك بشأن التعامل مع الدول عالية المخاطر وغير المتعاونة.

الإحصائيات:

مثال: إحصائيات بلاغات إدارة/ وحدة مكافحة غسل الأموال.

يعطى وصف مختصر للبنود الآتية:

1. تحديد الجهة (الإدارة) التي ترتبط بها وحدة الإشراف الذاتي في البنك، بما في ذلك هيكلها التنظيمي.

2. عرض مختصر عن تمثيل البنك في لجنة الإشراف الذاتي وفاعلية المشاركة في اجتماعات اللجنة.

3. عرض مختصر عن الصلاحيات والإمكانيات البشرية والتقنية الممنوحة لوحدة الإشراف الذاتي، بما في ذلك الوصول الى المعلومات المطلوبة بشكل مباشر دون معوقات.

4. الالتزام بالتعليمات والإجراءات الواردة في تعاميم البنك المركزي ومحاضر اجتماعات لجنة الإشراف الذاتي الشهرية.

5. الالتزام بالمدد الزمنية المحددة لتنفيذ المهام الواردة من وحدة المتابعة في البنك المركزي.

مثال: إحصائيات الوحدة

مراجعة ملفات عملاء البنك كافة وتحديثها والتأكد من توافق مستنداتها مع متطلبات التحديث الثالث لقواعد فتح وتشغيل الحسابات، ونظامية تشغيل هذه الحسابات واستيفائها للموافقات اللازمة لتشغيلها، بما يحقق تفعيل مبدأ اعرف عميلك على جميع عملاء البنك وحماية البنك ضد مخاطر عدم الالتزام، وبما يتفق مع قاعدة تحديث بيانات العملاء رقم (4) من القواعد الإشرافية الرقابية من قواعد فتح الحسابات البنكية – التحديث الثالث والتعاميم اللاحقة (تعديل أو إضافة ...الخ).

مثال: إحصائيات الحسابات التي جرى مراجعتها:

أن يشتمل التقرير السنوي للالتزام على إحصائية للحسابات والعلاقات في البنك وحسابات المراسلين وإجراءاتها مقسمة كالآتي:

1- نشطة.

2- غير نشطة.

3- راكدة.

4- مجمدة بسبب عدم تحديث البيانات حسب متطلبات قاعدة تحديث الحسابات.

5- حسابات المراسلين لدى البنك (فوسترو).

• بالريال السعودي.

• بالعملات الأجنبية.

6- حسابات البنك لدى المراسلين (نوسترو).

مثال (1): - الحسابات الجارية

مثال (2): - الحسابات المراسلة

إضافة الى ما تضمنته الفقرتين (7-7-3 و7-7-4) من المبدأ السابع يتطلب أن يشتمل التقرير السنوي على قائمة تحصر القواعد والتعليمات والتنظيمات التي استقبلها البنك خلال العام، والإجراءات المتخذة بشأنها.

مثال:

تقديم عرض للأنظمة التقنية التي أنشأها البنك لضمان التطبيق الأمثل للتعليمات المبلغة من الجهات الإشرافية والرقابية للحد من مخاطر عدم الالتزام للتوافق مع التعليمات والتعاميم الصادرة، ولتحظى بالمرونة اللازمة لإضافة الضوابط والمتطلبات التي قد ترد لاحقاً.

الإحصائيات:

مثال 1: - الأنظمة الآلية

مثال 2: - إحصائية الحسابات التي جرى الكشف عن معلوماتها والحجز على أرصدتها خلال العام

تحديد وتوثيق وتقييم مخاطر عدم الالتزام ذات الصلة بنشاطات البنك (مخاطر نظامية، أو مخاطر سمعة، أو مخاطر مالية، أو مخاطر استراتيجية، أو غيرها) والتركيز على حالة مخاطر السمعة في البنك خصوصاً شكاوى العملاء، والمنتجات الجديدة وتسويقها، والعلاقة مع العملاء أفراد وشركات وإدارة المخاطر.

على سبيل المثال فقط:

• مخاطر السمعة

1. ازدياد شكاوى العملاء

2. ارتفاع تكلفة الشكاوى

3. عدم الحصول على تصريح نقل جهاز صراف آلي.

4. سحب منتج بعد طرحه للعملاء بسبب عدم الموافقة المسبقة أو إلغاء الخدمة.

5. ...........

• مخاطر نظامية

1. عدم الحصول على موافقة البنك المركزي على فتح حساب أو طرح منتج أو...الخ.

2. ..........

• مخاطر مالية

1. تكلفة الشكاوى

2. ازدياد عدد المخالفات المالية وتكلفتها.

3. .............

• مخاطر استراتيجية

1. عدم اكتمال خطط التوسع الجغرافي للبنك حسب المخطط له.

2. عدم فتح فروع جديدة حسب المخطط له.

3. الفروع الخارجية.

4. .................

أن يحتوي التقرير السنوي للالتزام على ملخص عن تقرير المراجعة الداخلية عن إدارة (وظيفة) الالتزام في البنك بما في ذلك نقاط الضعف والإجراءات التصحيحية المتخذة لتلافيها في المستقبل.

أ- ملخص عن أهم الملاحظات في آخر فحص شامل جرى تنفيذه من البنك المركزي وموقف الإجراء التصحيحي (موجز فقط).

تاريخ الفحص الشامل: / / /

ب- ملخص عمليات الفحص الخاصة التي أجرتها الجهات الإشرافية والجهات ذات العلاقة الأخرى (إن وُجدت) خلال العام

• أي زيارات إشرافية من جهات خلاف البنك المركزي يتطلب توضيح تنسيق البنك مع البنك المركزي بشأنها.

مبادرات إدارة الالتزام خلال العام 2010م