ز. معالجة البلاغ
1. قنوات التبليغ (وسائل رفع البلاغ)
توفر المؤسسة المالية قنوات تضمن سرية البيانات وفعالة لرفع البلاغات تكون في متناول جميع منسوبي المؤسسة المالية وأصحاب المصلحة.
2. المعالجة الموضوعية للبلاغات
تتعامل المؤسسة المالية مع البلاغات الواردة بموجب تعليمات داخلية تضمن معالجة موضوعية وتصاعدية ورسم خطة إجراءات تصحيحية. وأن يتم تصنيف البلاغ حسب نوع المعالجة لكل بلاغ بما يتناسب مع الهيكل الإداري للمؤسسة المالية.
3. الإشراف والاعتماد
تعد المؤسسة المالية سياسة داخلية للاعتماد والإشراف على آلية معالجة بلاغات المخالفات، وتحدد أصحاب الصلاحية في التعامل معها.
4. نظام آلي لإصدار تقارير الإبلاغ
تضع المؤسسة المالية الضوابط اللازمة لاستعراض ما تتضمنه تقارير الإبلاغ بشكل يضمن فهماً واضحاً. وتعد نظام آلي يمكن من خلاله عرض المعلومات الآتية على الأقل:
1. القناة التي تم استقبال البلاغ من خلالها.
2. إجمالي عدد البلاغات.
3. إجمالي عدد البلاغات حسب تصنيف المواضيع.
4. عدد المعالجة منها وعدد ما هو تحت الإجراء.
5. نوع المعالجة.
وأن يتاح عبر النظام الآلي ما يمكن من خلاله أن يطلب البنك المركزي تقرير لأي مرحلة من مراحل معالجة البلاغ.
5. مراحل معالجة البلاغات
تعد المؤسسة المالية إجراءات عمل لمعالجة البلاغات تصف خطوات كل إجراء بشكل تفصيلي وتتضمن تحديد دقيق للمدخلات والمخرجات والنماذج والنظم الآلية المستخدمة لكل إجراء وأصحاب الصلاحية. وأن تتضمن إجراءات العمل كحد أدنى المراحل الآتية:
1. استقبال البلاغ.
2. تقييم مبدئي.
3. تحديد خطة التحقق.
4. توثيق المسوغات الداعمة لقرار المعالجة.
5. القرار المتخذ للمعالجة.
6. متابعة تنفيذ القرار.
7. حفظ السجلات.