ثالثاً: محتوى السياسة
أ. التزامات عامة
يجب على المؤسسات المالية الالتزام بالآتي:
1. إعداد سياسة للإبلاغ عن المخالفات وأن يتم اعتمادها من قبل مجلس إدارة المؤسسة المالية، وإذا لم يكن للمؤسسة المالية مجلس إدارة فيتم اعتمادها من قبل الرئيس التنفيذي أو المدير العام، وأن يتم مراجعتها سنوياً.
2. رفع تقرير دوري إلى مجلس الإدارة ولجنة المراجعة في المؤسسة المالية بالحالات التي تم استقبالها والإجراءات التي تمت حيالها.
3. حث منسوبيها وأصحاب المصلحة على التبليغ عن أي مخالفة داخل المؤسسة المالية أو خارجها في نطاق عملها.
4. توعية وطمأنة منسوبيها وأصحاب المصلحة عن مدى سرية هوية المبلغ والمعلومات المتضمنة في البلاغ لكل مراحل المعالجة التي يمر بها البلاغ.
5. توفير الحماية لمقدمي البلاغات من أي إجراء انتقامي ضده.
6. حث منسوبيها وأصحاب المصلحة بعدم التردد في الإبلاغ عن أي مخالفات بسبب أنهم غير متأكدين من صحة البلاغ وإذا ما كان يمكن إثبات هذا الادعاء أم لا، وأن المتوقع من جميع منسوبي المؤسسة المالية وأصحاب المصلحة الامتناع عن الشائعات والسلوك غير المسؤول والادعاءات الكاذبة، وإذا كان هذا الادعاء بحسن نية ولكن لم يتم تأكيد هذا الادعاء في التحقيق فلن يتم اتخاذ أي إجراء ضد مقدم البلاغ.
7. تزويد منسوبيها وأصحاب المصلحة بالمعلومات عن كافة قنوات الإبلاغ عن المخالفات، وأن يكون الحد الأدنى لوسائل الإبلاغ جميع القنوات الآتية: (هاتف مباشر، موقع إلكتروني، خدمات بريدية، بريد إلكتروني).
8. وضع برامج توعوية لحث منسوبيها وأصحاب المصلحة على الإبلاغ وتوضيح مسؤولياتهم.
ب. وحدة معالجة المخالفات
تؤسس المؤسسة المالية وحدة إدارية مستقلة لاستقبال ومعالجة البلاغات وتتبع تنظيمياً لإدارة الالتزام.
ج. حالات الإبلاغ عن المخالفات
يجب على المؤسسات المالية حث منسوبيها وأصحاب المصلحة بالإبلاغ عما قد يرشدها إلى تصحيح الخطأ أو الإجراء أو الكشف عن المخالفات أو تعزيز القيم، والإبلاغ قد يكون عن الأنشطة الآتية:
1. الفساد المالي والإداري، والمتمثل في أي استغلال غير مشروع للموارد المالية أو التنظيم الإداري في المؤسسة المالية.
2. مخالفة الأنظمة واللوائح والتعليمات والسياسات واجبة الاتباع وفقاً لنطاق عمل المؤسسة المالية.
3. مخالفات تتعلق بالبيئة والصحة والسلامة في النطاق المكاني للعمل، والتي تشمل أي سلوك سلبي من شأنه إلحاق الضرر بالبيئة أو مكان العمل أو تهديد سلامة أي إنسان.
4. التصرفات غير اللائقة المخالفة للنظام العام والآداب الإسلامية والعادات والتقاليد.
5. سوء الاستخدام لممتلكات المؤسسة المالية أو أصولها.
6. إساءة استخدام السلطة أو اتخاذ قرار قد يكون ضد مصلحة المؤسسة المالية من قبل منسوبي المؤسسة المالية.
7. تمرير عمليات غير نظامية لأعمال المؤسسة المالية أو التحايل على الأنظمة أو تستر على أخطاء نظامية.
8. عند وجود تضارب في المصالح في أي من الأعمال أو العقود التي تقوم بها المؤسسة المالية.
9. عند سوء استخدام الصلاحيات الممنوحة من قبل المؤسسة المالية لمنسوبيها كعمليات تبادل الأرقام السرية وغيرها.
10. الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة.
11. الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير نظامية.
12. الإخفاء بسوء النية أو الإهمال المقصود أو إتلاف الوثائق الرسمية أو التستر عن التقارير المالية الاحتيالية.
13. الإهمال الجسيم الذي قد يترتب عليه الإضرار بالمؤسسة المالية.
14. التستر على أي من المخالفات الواردة أعلاه.
د. التزامات المبلغ عن المخالفة
ينبغي على المبلغ عن مخالفة مراعاة الآتي:
1. تحري المصداقية في الإبلاغ وذلك بتجنب الإشاعات والمزاعم غير المستندة على أساس حقيقي، والإبلاغ متى ما توفر لديه معطيات اشتباه حقيقية ومعقولة.
2. تجنب البلاغات الكيدية لغرض تشويه سمعة الآخرين أو الإيقاع بهم أو الانتقام أو زعزعة الثقة في المؤسسة المالية أو منسوبيها أو أصحاب المصلحة.
3. بذل العناية اللازمة بتحري الدقة في الإبلاغ وإيضاح كافة التفاصيل ذات العلاقة بالبلاغ التي من شأنها الإرشاد إلى حالة المخالفة وإرفاق كل ما من شأنه إعطاء تفاصيل وأدلة عن المخالفة وبما يتفق مع طبيعة المخالفة.
4. سرعة الإبلاغ عن المخالفة في أقرب فرصة ممكنة.
5. السرية التامة للبلاغ لتحقيق الصالح العام للمؤسسة المالية.
6. تحمل مسؤولية الادعاءات الكيدية التي تؤدي إلى تشويه سمعة أو إلحاق الضرر بالمؤسسة المالية أو أحد منسوبيها أو أصحاب المصلحة.
هـ. التزامات المؤسسة المالية عند تلقي البلاغ
تلتزم المؤسسة المالية في حال تلقيها بلاغ مخالفة بالآتي:
1. التعامل مع أي بلاغ بالجدية اللازمة مهما كانت طبيعة البلاغ أو لغته أو كفاية معلوماته أو حجم تأثيره وأهميته.
2. اتخاذ كافة الاجراءات التي من شأنها حماية المبلغ وعدم الإضرار به.
3. إفادة المبلغ عن استلام بلاغه، وما تم التوصل إليه من قرار إن أمكن ذلك.
4. اتخاذ الإجراءات التصحيحية للمخالفة في حال ثبوتها.
5. مراعاة مصلحة منسوبيها وأصحاب المصلحة.
6. إحالة البلاغات إلى الجهة المختصة في أعمال الضبط والتحقيق سواء داخل المؤسسة المالية أو خارجها.
7. تراعي المؤسسة المالية مدة حفظ البلاغات والوثائق ذات العلاقة بها من تسجيلات وفقاً للأنظمة والتعليمات.
8. إعداد تقارير خاصة بالبلاغات وطرق معالجتها.
و. التزامات عامة لحماية الشخص المبلغ عن المخالفة.
1. تلتزم المؤسسة المالية بحماية مقدمي البلاغات غير الكيدية من أي إجراء انتقامي قد يصدر من منسوبي المؤسسة المالية ضد المبلغ.
2. لا يحق للمبلغ الذي لم يذكر اسمه وهويته ولم تكن المؤسسة المالية قادرة على تحديدها، المطالبة بالحماية التي تغطيها هذه السياسة والمذكورة في "ثالثاً" الفقرة "د" الرقم "2".
3. تلتزم المؤسسة المالية بعدم الإفصاح عن أية معلومات بشأن الشخص المبلغ عن المخالفة، ويستثنى من ذلك الجهات المختصة، كجهات التحقيق والجهات القضائية.
ز. معالجة البلاغ
1. قنوات التبليغ (وسائل رفع البلاغ)
توفر المؤسسة المالية قنوات تضمن سرية البيانات وفعالة لرفع البلاغات تكون في متناول جميع منسوبي المؤسسة المالية وأصحاب المصلحة.
2. المعالجة الموضوعية للبلاغات
تتعامل المؤسسة المالية مع البلاغات الواردة بموجب تعليمات داخلية تضمن معالجة موضوعية وتصاعدية ورسم خطة إجراءات تصحيحية. وأن يتم تصنيف البلاغ حسب نوع المعالجة لكل بلاغ بما يتناسب مع الهيكل الإداري للمؤسسة المالية.
3. الإشراف والاعتماد
تعد المؤسسة المالية سياسة داخلية للاعتماد والإشراف على آلية معالجة بلاغات المخالفات، وتحدد أصحاب الصلاحية في التعامل معها.
4. نظام آلي لإصدار تقارير الإبلاغ
تضع المؤسسة المالية الضوابط اللازمة لاستعراض ما تتضمنه تقارير الإبلاغ بشكل يضمن فهماً واضحاً. وتعد نظام آلي يمكن من خلاله عرض المعلومات الآتية على الأقل:
1. القناة التي تم استقبال البلاغ من خلالها.
2. إجمالي عدد البلاغات.
3. إجمالي عدد البلاغات حسب تصنيف المواضيع.
4. عدد المعالجة منها وعدد ما هو تحت الإجراء.
5. نوع المعالجة.
وأن يتاح عبر النظام الآلي ما يمكن من خلاله أن يطلب البنك المركزي تقرير لأي مرحلة من مراحل معالجة البلاغ.
5. مراحل معالجة البلاغات
تعد المؤسسة المالية إجراءات عمل لمعالجة البلاغات تصف خطوات كل إجراء بشكل تفصيلي وتتضمن تحديد دقيق للمدخلات والمخرجات والنماذج والنظم الآلية المستخدمة لكل إجراء وأصحاب الصلاحية. وأن تتضمن إجراءات العمل كحد أدنى المراحل الآتية:
1. استقبال البلاغ.
2. تقييم مبدئي.
3. تحديد خطة التحقق.
4. توثيق المسوغات الداعمة لقرار المعالجة.
5. القرار المتخذ للمعالجة.
6. متابعة تنفيذ القرار.
7. حفظ السجلات.
ح. مؤشرات قياس الأداء
أن يكون هناك مؤشر لكل مرحلة من مراحل إجراءات العمل لمعالجة بلاغات المخالفات يحدد فيه مستوى الأداء من خلال قياس مدى استيفاء كافة متطلبات كل إجراء المحددة ضمن إجراءات العمل المعدة من المؤسسة المالية.