الفصل الثاني: ضوابط التواصل مع العملاء وكفلائهم
المادة الرابعة: ضوابط التواصل مع العملاء
يجب على جهات التمويل الالتزام بالأنظمة والتعليمات والمعايير والسلوك المهني عند التواصل مع العميل أو كفيله والتقيّد بالآتي كحد أدنى:
- حماية معلومات العملاء والكفلاء المالية والشخصية والحفاظ على خصوصيتهم، وعدم استخدام تلك المعلومات إلاّ لأغراض مهنية محددة ونظامية وبموافقة العميل.
- عدم إجراء أي اتصال هاتفي مع غير العميل أو كفيله، والتحقق من هوية متلقي الاتصال عند بدء الاتصال الهاتفي.
- تحديد محاولات الاتصال الهاتفي مع العميل أو الكفيل، على ألا تزيد عن عشرة اتصالات هاتفية- كحد أقصى-كل ثلاثين يوماً لكل منتج تمويلي -في حال تعددها-، وتمكين العميل أو كفيله من معاودة الاتصال على الرقم الذي تم الاتصال منه، وأن يتم التواصل خلال أوقات العمل الرسمية.
- توثيق التواصل مع العملاء أو الكفلاء (الوارد أو الصادر)، والاحتفاظ بالسجلات لمدة لا تقل عن عشر سنوات من تاريخ التواصل، كما يجب التوضيح للعميل أو الكفيل عند بداية الاتصال الهاتفي بأنه مسجل.
- تمكين العملاء أو كفلائهم من تقييم رضاهم عند الانتهاء من الاتصال الهاتفي سواء كانت بغرض التحصيل أو لاستقبال الشكاوى، على أن يتم توثيق ذلك آليًا.
- تفعيل قنوات مباشرة للتواصل مع العملاء تمكنهم من الاستفسار أو الاستيضاح فيما يتعلق بالمطالبات القائمة.
- عدم التواصل مع العميل أو كفيله عن طريق استخدام مغلفات مكتوب على ظاهرها كلمات تشير إلى أنها تحتوي على معلومات التحصيل أو ما شابهها.
- عدم زيارة العميل أو كفيله في أي حال من الأحوال سواء في مقر إقامته أو مقر عمله.
- حماية معلومات العملاء والكفلاء المالية والشخصية والحفاظ على خصوصيتهم، وعدم استخدام تلك المعلومات إلاّ لأغراض مهنية محددة ونظامية وبموافقة العميل.